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“數字檔案·數智向新”直播回放 | 檔案檢索，怎么才能更高效？

2023/5/19 0:00:00 來源：公司資訊作者：小博瀏覽量： 658

檔案管理管起來目的就是用！如何更便捷、更快速地使用檔案，首先大家需要突破的難點就是檔案檢索。在過去，我們用人工的方式，根據檔案名稱或編號在檔案庫里查找對應的卷宗或文件夾，費時費力。在進行數字檔案改革之后，檔案檢索的便捷程度得到了直線提升！如何踏入檔案便捷檢索“快車道”？會博通專業檔案技術員白繼成白工，在“數字檔案·數智向新”直播分享中，跟大家展開細聊。

數字檔案、檔案檢索、檔案管理

白工在講解中，給我們做了一個很形象的比喻：“當我們的檔案積累的比較多了之后，檔案資料的查找確實比較難哈，就好比現在我們桌面上擺放了一大摞的資料，我們想要從里面找到我們想要的那一張表格一樣，一份文件一份文件查找，還是比較費勁兒的！”

如何提高檔案檢索的效率？白工給大家總結了5個實用方法。

第1個方法是是關鍵詞搜索，使用檔案管理軟件的搜索功能，根據檔案的關鍵詞進行搜索，可以快速定位到需要的檔案；第2個方法是，進行屬性的篩選，根據檔案的屬性進行篩選，可以縮小搜索范圍，快速找到所需的檔案。屬性篩選通常可以根據檔案類型、檔案編號、檔案狀態、所屬部門等進行篩選；第3個方法是根據目錄的導航功能進行查找：利用檔案管理軟件的目錄導航功能，可以快速定位到所需的檔案。目錄導航通常可以根據檔案所屬部門、檔案類型、檔案編號等進行導航。

第4個方法是，對檔案進行標簽管理，使用檔案管理軟件的標簽管理功能，可以對檔案進行標記，便于快速查找和管理。可以根據不同的標簽對檔案進行分類，例如按照年份、部門、項目等分類。第5個是文本內容搜索：如果你需要搜索的是檔案資料中的文本內容，可以使用檔案管理軟件的全文搜索功能，根據關鍵詞搜索檔案中的文本內容，可以快速定位到所需的檔案。

掌握以上方法，大家在需要使用檔案的時候，只需要通過檔案管理系統，在權限的范圍內查找檔案，就能快速定位篩選所需內容。使用檔案也同樣的便利，找到檔案之后，只需要在申請流程當中，直接提交申請，就能快速借閱檔案，在保密的情況下進行隨時隨地的使用了。

數字檔案是對應數字經濟時代而發展起來的一種知識管理的模式。多年來，會博通也是在不斷豐富數字檔案的應用場景，提高檔案管理的效率，推動企業降本增效和長遠發展。