標準是對重復性事物和概念所做的統一規定，它以科學技術和實踐經驗的結合成果為基礎，經有關方面協商一致，由主管機構批準，以特定形式發布作為共同遵守的準則和依據。即，為了在一定范圍內獲得最佳秩序和效益,在充分協商的基礎上,對具有多樣性、相關性特征的重復性事物和概念,由一定的權威機關以特定程序和特定形式頒發的統一規定。例如,同一種產品成批大量生產,某一種概念、方法、符號被人反復應用等。只有對具有重復特征的事物制訂標準,才能總結以往的經驗,選擇最佳方案,作為今后實踐的依據,減少不必要的重復勞動。

標準化是指在經濟、技術、科學和管理等社會實踐中，對重復性的事物和概念，通過制訂、發布和實施標準達到統一，以獲得最佳秩序和社會效益。公司標準化是以獲得公司的最佳生產經營秩序和經濟效益為目標，對公司生產經營活動范圍內的重復性事物和概念，以制定和實施公司標準，以及貫徹實施相關的國家、行業、地方標準等為主要內容的過程。

為在一定的范圍內獲得最佳秩序，對實際的或潛在的問題制定共同的和重復使用的規則的活動，稱為標準化。它包括制定、發布及實施標準的過程 。標準化的重要意義是改進產品、過程和服務的適用性，防止貿易壁壘，促進技術合作。

標準化活動主要內容是制訂、發布和實施標準,并對標準定期進行修訂。其中,制訂和修訂標準是標準化工作的基本任務,而標準的貫徹和實施是標準化活動的重要環節。標準化活動不是一次性就完結的,而是一個不斷循環、螺旋式上升的運動過程,每完成一個循環,標準化的水平就提高一步。標準化的意義在于,促進科技進步,保證產品、工程和服務的質量,提高企業管理水平,加強國際技術交流和貿易發展,保障身體健康和生命安全。

檔案工作標準化是以檔案工作領域中的重復性的事物和概念為對象而制訂或修訂的各種標準的總稱，它是檔案工作中有關單位和個人應當遵守的共同準則和依據。按照標準的性質可分為管理標準和技術標準，按照標準的實際法定效力可分為強制性標準和推薦性標準，按照標準的相關程度可分為正式標準和參照標準，按照標準的適用范圍可分為國際標準、區域性標準、國家標準、專業或行業標準、企業標準等。工作程序有專門規定、有固定的代號、在一定條件下具有法律效力、時效性較強、內容相對專一性、具有較強的可操作性、多數屬于推薦性標準。起到協調、簡化、統一與優選作用。

A簡化、B統一化（一定范圍的統一、一定程度的統一、一定級別的統一、一定水平的統一、一定時間內的統一、一定合理多數的統一）、C系列化、D通用化、E典型化、F格式化。