會博通：為什么要實施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

標(biāo)準(zhǔn)是對重復(fù)性事物和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定，它以科學(xué)技術(shù)和實踐經(jīng)驗的結(jié)合成果為基礎(chǔ)，經(jīng)有關(guān)方面協(xié)商一致，由主管機構(gòu)批準(zhǔn)，以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)。即，為了在一定范圍內(nèi)獲得最佳秩序和效益,在充分協(xié)商的基礎(chǔ)上,對具有多樣性、相關(guān)性特征的重復(fù)性事物和概念,由一定的權(quán)威機關(guān)以特定程序和特定形式頒發(fā)的統(tǒng)一規(guī)定。例如,同一種產(chǎn)品成批大量生產(chǎn),某一種概念、方法、符號被人反復(fù)應(yīng)用等。只有對具有重復(fù)特征的事物制訂標(biāo)準(zhǔn),才能總結(jié)以往的經(jīng)驗,選擇最佳方案,作為今后實踐的依據(jù),減少不必要的重復(fù)勞動。

標(biāo)準(zhǔn)化是指在經(jīng)濟、技術(shù)、科學(xué)和管理等社會實踐中，對重復(fù)性的事物和概念，通過制訂、發(fā)布和實施標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到統(tǒng)一，以獲得最佳秩序和社會效益。公司標(biāo)準(zhǔn)化是以獲得公司的最佳生產(chǎn)經(jīng)營秩序和經(jīng)濟效益為目標(biāo)，對公司生產(chǎn)經(jīng)營活動范圍內(nèi)的重復(fù)性事物和概念，以制定和實施公司標(biāo)準(zhǔn)，以及貫徹實施相關(guān)的國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)等為主要內(nèi)容的過程。

為在一定的范圍內(nèi)獲得最佳秩序，對實際的或潛在的問題制定共同的和重復(fù)使用的規(guī)則的活動，稱為標(biāo)準(zhǔn)化。它包括制定、發(fā)布及實施標(biāo)準(zhǔn)的過程 。標(biāo)準(zhǔn)化的重要意義是改進產(chǎn)品、過程和服務(wù)的適用性，防止貿(mào)易壁壘，促進技術(shù)合作。

標(biāo)準(zhǔn)化活動主要內(nèi)容是制訂、發(fā)布和實施標(biāo)準(zhǔn),并對標(biāo)準(zhǔn)定期進行修訂。其中,制訂和修訂標(biāo)準(zhǔn)是標(biāo)準(zhǔn)化工作的基本任務(wù),而標(biāo)準(zhǔn)的貫徹和實施是標(biāo)準(zhǔn)化活動的重要環(huán)節(jié)。標(biāo)準(zhǔn)化活動不是一次性就完結(jié)的,而是一個不斷循環(huán)、螺旋式上升的運動過程,每完成一個循環(huán),標(biāo)準(zhǔn)化的水平就提高一步。標(biāo)準(zhǔn)化的意義在于,促進科技進步,保證產(chǎn)品、工程和服務(wù)的質(zhì)量,提高企業(yè)管理水平,加強國際技術(shù)交流和貿(mào)易發(fā)展,保障身體健康和生命安全。

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是以檔案工作領(lǐng)域中的重復(fù)性的事物和概念為對象而制訂或修訂的各種標(biāo)準(zhǔn)的總稱，它是檔案工作中有關(guān)單位和個人應(yīng)當(dāng)遵守的共同準(zhǔn)則和依據(jù)。按照標(biāo)準(zhǔn)的性質(zhì)可分為管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，按照標(biāo)準(zhǔn)的實際法定效力可分為強制性標(biāo)準(zhǔn)和推薦性標(biāo)準(zhǔn)，按照標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)程度可分為正式標(biāo)準(zhǔn)和參照標(biāo)準(zhǔn)，按照標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍可分為國際標(biāo)準(zhǔn)、區(qū)域性標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。工作程序有專門規(guī)定、有固定的代號、在一定條件下具有法律效力、時效性較強、內(nèi)容相對專一性、具有較強的可操作性、多數(shù)屬于推薦性標(biāo)準(zhǔn)。起到協(xié)調(diào)、簡化、統(tǒng)一與優(yōu)選作用。

A簡化、B統(tǒng)一化（一定范圍的統(tǒng)一、一定程度的統(tǒng)一、一定級別的統(tǒng)一、一定水平的統(tǒng)一、一定時間內(nèi)的統(tǒng)一、一定合理多數(shù)的統(tǒng)一）、C系列化、D通用化、E典型化、F格式化。