會博通綜合文檔管理軟件研發專家指出,無論是房地產開發企業、房地產中介服務企業或是物業管理企業,均會產生大量建設工程類檔案與經營管理類文檔、檔案,它們普遍以文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質軟盤等各種載體內容的文件材料存在。
房地產檔案是確認產權的重要依據,是城市建設和管理的基礎,同時也是豐富的檔案信息源。房地產行業的檔案管理是一項信息量大、變動關系復雜、事務性很強的工作。傳統檔案管理方式,已遠遠不能適應當前的新形勢。如何做好房地產行業文檔管理現代化工作,實現檔案信息收集、整理、查詢與利用,并使之工作規范,提高檔案管理水平和利用效率,具有十分重要的意義。
1、缺乏有效的管理體制:
產籍資料的不完備,將會給城市化建設的合理規劃帶來一定難度,改建、規劃發生重復現象,造成人力、物力的嚴重浪費。信息技術時代的到來,房產部門普及了計算機應用,但更多的是打印資料、統計數據,實際并未進行房產檔案的真正管理,管理技術有待提高。
2、管理效率低下,抗風險能力弱
由于管理手段落后、產籍資料不完備以及法制制度不完善等因素,不能及時發現并處理問題,造成了房產檔案管理的工作效率低下。紙質房產檔案易遇到不可抗力因素,其抵御風險的能力較低。
3、房產檔案管理不規范
因房產檔案管理人員專業能力等原因,時常發現不了檔案存在的問題,對于不符合要求的資料直接混入檔案中,為后期查看資料帶來困難。
4、檔案收集不齊全
檔案管理部門較重視權屬登記檔案,易忽略房產交易及拆遷等類型的資料。檔案的存在形式比較單一,缺乏圖片、照片等資料,除了紙質資料外,像錄音、錄像等資料欠缺,載體不豐富,導致產權內容不夠完整。
5、房產檔案管理權責不明
房產行業規模的擴大,導致房產檔案管理的工作量與日俱增,但是房產管理部門對于職能的劃分不清晰,權責不明,管理部門缺乏一定的獨立性。就目前而言,房產檔案管理部門是登記部門的附屬,在設備、管理等方面,無法滿足正規檔案室的條件。