會博通綜合文檔管理軟件研發專家指出，無論是房地產開發企業、房地產中介服務企業或是物業管理企業，均會產生大量建設工程類檔案與經營管理類文檔、檔案，它們普遍以文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質軟盤等各種載體內容的文件材料存在。

房地產檔案是確認產權的重要依據，是城市建設和管理的基礎，同時也是豐富的檔案信息源。房地產行業的檔案管理是一項信息量大、變動關系復雜、事務性很強的工作。傳統檔案管理方式，已遠遠不能適應當前的新形勢。如何做好房地產行業文檔管理現代化工作，實現檔案信息收集、整理、查詢與利用，并使之工作規范，提高檔案管理水平和利用效率，具有十分重要的意義。

1、缺乏有效的管理體制：

產籍資料的不完備，將會給城市化建設的合理規劃帶來一定難度，改建、規劃發生重復現象，造成人力、物力的嚴重浪費。信息技術時代的到來，房產部門普及了計算機應用，但更多的是打印資料、統計數據，實際并未進行房產檔案的真正管理，管理技術有待提高。

2、管理效率低下，抗風險能力弱

由于管理手段落后、產籍資料不完備以及法制制度不完善等因素，不能及時發現并處理問題，造成了房產檔案管理的工作效率低下。紙質房產檔案易遇到不可抗力因素，其抵御風險的能力較低。

3、房產檔案管理不規范

因房產檔案管理人員專業能力等原因，時常發現不了檔案存在的問題，對于不符合要求的資料直接混入檔案中，為后期查看資料帶來困難。

4、檔案收集不齊全

檔案管理部門較重視權屬登記檔案，易忽略房產交易及拆遷等類型的資料。檔案的存在形式比較單一，缺乏圖片、照片等資料，除了紙質資料外，像錄音、錄像等資料欠缺，載體不豐富，導致產權內容不夠完整。

5、房產檔案管理權責不明

房產行業規模的擴大，導致房產檔案管理的工作量與日俱增，但是房產管理部門對于職能的劃分不清晰，權責不明，管理部門缺乏一定的獨立性。就目前而言，房產檔案管理部門是登記部門的附屬，在設備、管理等方面，無法滿足正規檔案室的條件。