電子文件是電子政務(wù)活動的主要工具和真實(shí)記錄,電子文件管理的疏漏或不當(dāng),可能造成政府機(jī)構(gòu)和社會記憶的某些空白,使機(jī)構(gòu)和國家為此遭受政治、經(jīng)濟(jì)和文化等方面的重大損失。因此,政府電子文件管理是電子政務(wù)建設(shè)的題中應(yīng)有之義。而政府文件管理軟件是實(shí)現(xiàn)政府文件管理的重要載體，那么，如何做好政府文件管理軟件選型呢？我們從以下四大要素進(jìn)行分析，為大家提供參考。

第一：政府文件的全生命周期管理

通過文檔全生命周期管理，組織可以將不同來源、不同性質(zhì)、不同用途的文檔資源整合起來，進(jìn)行統(tǒng)一化、規(guī)范化管理。在此基礎(chǔ)上，文檔所承載的知識內(nèi)容，通過分享、整合、存儲、更新等知識生命周期的過程，可以更好地發(fā)揮其效用價值。

知識管理專家會博通專注文檔一體化管理軟件，軟件涵蓋文檔全生命周期管理的專業(yè)功能，包括文檔采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期的管理功能。

第二：政府文件管理的全面標(biāo)準(zhǔn)化、流程化

文檔、知識內(nèi)容等資源，不僅能隨流程發(fā)起而產(chǎn)生，比如在業(yè)務(wù)流程中，應(yīng)用系統(tǒng)模板快速創(chuàng)建報價單等；也可以通過流程進(jìn)行協(xié)作、共享，比如通過借用流程查閱文檔，或?qū)I(yè)務(wù)所需文檔通過流程發(fā)起流轉(zhuǎn)等；還能通過流程沉淀企業(yè)知識資產(chǎn)，比如通過歸檔流程，將審批痕跡與成果文件一并歸檔等。

這樣一來，組織內(nèi)部的知識資源真正實(shí)現(xiàn)了“從業(yè)務(wù)中來，應(yīng)用會博通文檔一體化管理軟件不但可實(shí)現(xiàn)各類文件的流轉(zhuǎn)，如檔案移交、歸檔、借還等，而且所有工作流的設(shè)計與運(yùn)作工具，如采購、請假、指派任務(wù)等。業(yè)務(wù)中去”，從而更好地發(fā)揮其知識效用。

第三：政府文件管理紙質(zhì)+電子文件同步管理

不同類型、不同性質(zhì)的文件檔案，無論是紙質(zhì)文件還是電子文件，都需要實(shí)現(xiàn)有序、同步管理。

通過會博通系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔及電子文檔從采集、整理、錄入、歸檔入庫、借還、編研到注銷等全生命周期管理。不同類型、性質(zhì)的文檔都能按照企業(yè)需求有序歸檔，清晰分類，文檔管理的效率大幅提升。會博通還提供了紙質(zhì)存放位置地圖的功能，在系統(tǒng)中一查即可了解其存儲位置。

第四：政府文件管理需注重權(quán)限及安全管理

權(quán)限管理是否足夠細(xì)化、是否具備足夠的彈性，不僅關(guān)乎政組織的信息安全，更與組織的精細(xì)化程度、管理效率密切相關(guān)。

會博通文檔一體化管理軟件能夠?yàn)槲臋n提供細(xì)粒化、多維度的權(quán)限及安全管理體系：

（1）嚴(yán)密權(quán)限控制：文檔的編輯、搜索、查閱、借還等操作，均需依據(jù)權(quán)限進(jìn)行，權(quán)限是針對對象、行為、信息等不同的層面進(jìn)行設(shè)置。

（2）防擴(kuò)散水印：查閱、打印檔案時均會自動帶上水印，擴(kuò)散可追溯且操作全程在線留痕，避免組織重要信息外泄。

（3）多重安全機(jī)制：提供包括SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書、電子印章、USBKey加密鎖、強(qiáng)密碼登錄控制等安全策略。多重控險關(guān)卡，為文檔信息安全保駕護(hù)航。