對于企業而言，文檔是企業發展過程中必不可少的重要知識載體。文檔的種類眾多，包含會議文檔、策劃文檔、設計文檔、數據文檔等等。文檔眾多、類型各異，散落存儲在員工各個電腦上，企業要管理大量的文檔需要便捷有效的管理工具。

網盤與文檔管理軟件是當下重要的兩種文檔知識管理工具。兩種管理工具都有不同的應用群體，其優劣勢也各不相同。那么，兩者有什么區別，作為企業管理工具，哪一種更適合企業發展呢？下面，我們從兩種文檔管理工具的各項功能進行剖析。

1.網盤與文檔管理軟件的發展歷史與功能

網盤是近年比較熱門的知識載體，是一種基于網絡的在線存儲服務。網盤向用戶提供文檔的存儲、共享、訪問、備份等文檔管理功能。用戶可以通過因特網管理、編輯網盤里的文檔。

文檔管理軟件在我國應用有一定的歷史基礎。在20世紀80年代開始，許多廠商開始開發的文檔管理軟件，以管理紙質文檔為主要功能。這些系統管理記錄紙張文檔，其中包括印刷、出版的文檔、照片和版畫等。

后來開發商研發第二類文檔管理軟件，即電子文檔管理，例如老牌文檔管理軟件紹林科技（現在的會博通品牌）在1988年研發了我國較早的文檔一體化軟件。最早的電子文檔管理軟件的管理，由于技術限制，對文檔類型和文檔數量都做了限制。主要功能集中捕獲、存儲、索引和檢索的文檔格式。

發展到2013年，基于B/S架構的文檔管理軟件出現，通過上傳到服務器中進行集中存儲，管理起來更加方便，查找更快，而且只要有互聯網的地方，就可以通過瀏覽器直接訪問系統。也增加了更多功能，包括文檔的權限管理、全文搜索、存儲加密、審批流程、文檔審計、版本管理、規則應用、在線編輯和統計報表等。

2.網盤與文檔管理軟件在功能上的差異

1）從文檔的采集與錄入方式分析

網盤與文檔管理軟件均支持多種文檔類型上傳，支持WEB客戶端、電腦客戶端、手機客戶端操作多平臺數據同步。

但文檔管理軟件在文檔采集上更精細化一些。例如上文提到的會博通文檔管理軟件，支持掃描新建、批量上傳、對應條目批量上傳等多種文檔采集方式。支持專業的OCR全文識別，集成OCR引擎，實現對非文本型文檔的識別。采集文檔后，用戶可自定義文檔類型、文檔屬性，為后續文檔精細化管理提供基礎。

2）從文檔的應用層面分析

企業如何選擇適合自己的文檔管理工具？文檔采集錄入后，文檔的應用功能是重要的參考方向。如果您的企業更偏向于文檔的協同，網盤在靈活性上更占優勢一些。部分網盤功能可以實現多人協同編輯文檔，而且協同編輯后更新的速度會比較快。如果您更重視文檔的協同編輯效率與存儲空間，而且對后續的文檔的精細化管理要求不高，可選擇網盤作為文檔管理工具。如果您更傾向對文檔存儲及后續搜索與權限管理等功能，可以選擇一款專業的文檔管理軟件。

接下來分析一下文檔管理軟件。

文檔管理軟件在同樣能實現文檔協同管理功能。例如會博通文檔管理軟件，通過流程郵局等模塊，可根據需求發起文檔修改流程，對應的文檔管理人員則在流程中自由批注、添加意見，確認終稿文檔，還可以一體化歸檔，對文檔管理有層級化、流程化、文檔與檔案一體化管理需求的企業可以選擇文檔管理軟件作為管理工具。

同時，在文檔的存儲、搜索、借還等功能上，文檔管理軟件管理更為細粒化。

會博通支持歷史版本管理，避免歷史文檔丟失。系統中任何一條有內容的文檔，都可根據系統參數設置版本的記錄功能，系統會在更新正文時自動保存先前的歷史版本。

利用物聯網化的管理，系統的每一條信息，都可實現快速查找、發起借用等操作。

會博通檢索功能，支持關鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式，并且搜索結果是根據工作職能與授權決定的。

3）從文檔的權限與安全分析

網盤在權限與安全管理上對比起專業的文檔管理軟件較薄弱一些。付費型的網盤相對好一些，有一定的權限與安全保障，但免費的網盤權限與安全管理措施比較單一，一般是在訪問權限及文檔安全上作簡單設置，而想要更多的安全及存儲量是要付費升級。而付費型的網盤比免費的網盤在權限與系統安全功能上會有所升級，但是要做到更細粒化的文檔權限與安全管理，建議選用專業的文檔管理軟件，尤其是涉密類文檔，合同文檔，工程文檔，科技文檔，會議文檔等專業文檔。

會博通的權限管理體系是針對管理分類授予的，每一個分類都可以單獨設置權限，定義的授權對象可訪問的文檔密級，也可區分閱讀條目和閱讀內容的權限，也可區分自己創建和他人創建的權限。

在文檔安全管理上，會博通支持錯密鎖定，機器指紋登錄、SSL網絡加密技術，支持病毒掃描與加密存儲、防SQL注入，可自定義設置文檔水印，應用操作行為可監控及監控信息統計與分析等。

總體而言，網盤與文檔管理軟件軟件各有千秋，企業需根據自身需求選擇。如果您需要專業的文檔管理軟件，可百度搜索”會博通“，或者搜索“huibotong.cn”了解更多。