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企業(yè)人事檔案如何管理?三個(gè)“妙招”供參考

2021/2/20 16:52:07       來源:        作者:小博       瀏覽量:  1

企業(yè)人事檔案管理如何高質(zhì)高效?搭建企業(yè)專屬的人事電子檔案管理系統(tǒng)是幫助企業(yè)解決紙質(zhì)人事檔案管理問題有效和快捷的方法。企業(yè)如何建立人事檔案管理系統(tǒng),會(huì)博通產(chǎn)人事檔案管理系統(tǒng)有三個(gè)妙招供參考:

 

一、 人事檔案資料收集要健全

 

人事檔案管理系統(tǒng),對(duì)人事資料的收集和整理要健全,基礎(chǔ)資料收集是很基礎(chǔ)但又不能輕視的工作,它是員工在企業(yè)中能否獲得發(fā)展的重要依據(jù)。能否做好員工檔案的管理,也是檢驗(yàn)一名HR的基本功是否扎實(shí)的重要指標(biāo)。一般情況下,這些資料應(yīng)該包括:

 

基本個(gè)人信息:姓名、學(xué)歷、專業(yè)、年齡、籍貫、過往工作經(jīng)歷等信息;

入職后工號(hào)、稱職、入職日期、勞動(dòng)合同、五險(xiǎn)一金及薪酬?duì)顩r等信息;

入職后的培訓(xùn)資料、培訓(xùn)合同等信息;

工作中的獎(jiǎng)懲記錄、晉升、調(diào)職、績效考核情況等信息。

 

要確保可以掌握員工從進(jìn)入公司到現(xiàn)在的整個(gè)發(fā)展過程,如有沒有晉升、獎(jiǎng)罰、績效考核的業(yè)績、受過什么培訓(xùn)等。

 

二、 簡(jiǎn)單易操作的人事檔案管理系統(tǒng)

 

想要將紙質(zhì)資料完全轉(zhuǎn)化為電子資料,僅靠手工錄入的方式,不光工作量極大,效率低且容易出錯(cuò)。此時(shí),挑選一款靠譜好用的檔案系統(tǒng),才是企業(yè)邁進(jìn)數(shù)字化創(chuàng)新的正確方式。

 

首先,安全性是第一要點(diǎn)。人事檔案既是員工個(gè)人的私密信息,同時(shí)也是企業(yè)的機(jī)密資源,一旦泄露會(huì)使員工個(gè)人和企業(yè)的利益受到侵害。

 

其次,為了減輕工作量,電子檔案的建立要更加高效快捷。所以,檔案系統(tǒng)的功能是否足夠強(qiáng)大,能否幫助我們快速建立電子檔案,也將成為我們關(guān)注的要點(diǎn),這就是“好用”的重要性。

 

一款好用的電子檔案系統(tǒng),應(yīng)該具備智能化和延展性兩個(gè)特點(diǎn)。智能化是為了解決我們低效的手工錄用,能夠通過掃描和解析功能,高效地將大量的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案。再者,也能夠通過檢索功能,快速和精準(zhǔn)地查找、調(diào)用員工檔案。而延展性指的是,系統(tǒng)的功能具備延展性,不僅是當(dāng)下能夠滿足紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)的需求,往后也能夠建立在線填寫資料的表單,為企業(yè)全面推行數(shù)字化提供足夠的技術(shù)支持。

 

三、紙質(zhì)、電子檔案集中統(tǒng)一管理

 

一般而言,當(dāng)原始的紙質(zhì)檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)移到電子檔案庫進(jìn)行儲(chǔ)存,那么這些紙質(zhì)檔案在往后的任何時(shí)間進(jìn)行處理都可以,但正如前面討論到的安全性問題,如果這些紙質(zhì)資料需要丟棄,那就要進(jìn)行妥善的銷毀和粉碎,確保信息不會(huì)對(duì)外泄露。當(dāng)然,如果這些原始的紙質(zhì)檔案,與企業(yè)現(xiàn)有的電子檔案不構(gòu)成重復(fù)或者替代的記錄,那我們?nèi)孕枰咨频貎?chǔ)存好這些紙質(zhì)資料。

 

以上就是搭建人事檔案系統(tǒng)的一些建議。數(shù)字化儲(chǔ)存企業(yè)的檔案資料,可以真正有效地簡(jiǎn)化人事管理的工作,極大地提高工作效率,為企業(yè)及員工帶來價(jià)值,讓企業(yè)人事檔案管理實(shí)現(xiàn)智慧化。

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