人事檔案管理工作如何做？從概念到方法論的全面解析
2022/9/26 0:00:00 來源：行業動態 作者：小博 瀏覽量： 658
人事檔案管理工作如何做？這個問題我們問過不少從事檔案管理的朋友，大家也許知道，但很少有人能比較全面的描述出來，所以本期內容，筆者跟大家一起探尋人事檔案的有趣知識世界。
01什么是人事檔案
對于人事檔案是什么這個問題，筆者翻到由劉祎編撰的《檔案管理》中這樣描述：人事檔案是在組織人事管理活動中形成的，經組織審查或認可的，記錄、反映個人經歷以及德勤績廉的、以個人為單位立卷歸檔保存的文字、音像等形成的檔案。
簡單來說，人事檔案就是記錄和反映個人德、能、勤、績、廉等綜合情況的，經組織認可歸檔保存的檔案。
02人事檔案有什么用
人事檔案具備兩個檔案最基本的特征：原始記錄性、社會服務性，因此有著其它文化形式不可替代的作用。從內容承載上講，人事檔案忠實記錄了員工個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、廉政勤政等內容，對于全面考察和正確選拔使用人才，有重要的作用。
03人事檔案管理的基本原則
1）按照干部人事管理范圍、集中管理、分級負責管理干部檔案。
2）維護人事檔案的完整與安全。在完整上，要求對所管干部員工做好日常檔案材料的收集與補充工作，不斷充實檔案內容；在安全上，要求做好檔案“八防”工作，建立保密制度。
3）積極為人事工作服務。人事檔案管理工作的內容，貫穿管理工作的全過程，能否為人事工作提供有效服務，是檢驗人事檔案管理工作好壞的主要標準。
4）要建立健全查閱制度，按照干部管理權限，明確可以查閱檔案的單位、人員范圍，規定可以查閱檔案的事由，對查檔人員身份、級別等做出相應的限制。
5）規范程序。要對查檔需求進行審查，確保符合規定、手續完備、并按照程序報領導審批后提供相應的查借閱服務。
6）方便利用，正確把握干部人事檔案保密與開放之間的關系，區別不同情況，滿足利用需求。
7）檔案轉出要把握信息準確，材料齊全、手續萬別、整理規范的要求，對需轉出的檔案嚴格審核，不符合要求的檔案認真進行整改。
8）歸檔材料必須是屬于統一立卷對象，必須是《收集歸檔規定》范圍內的材料；必須是辦理完畢的正式材料；歸檔材料手續要完備；干部人事檔案的載體和記錄材料符合檔案保護要求。
04人事檔案內容有哪些
《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發[2009]12號）為我們指出，人事檔案主要由十大類材料構成，內容及分類如下：
1）履歷材料。
2）自傳材料，報告個人有關事項的材料。
3）考察、考核、鑒定材料，審計材料。
4）學歷學位材料，職業（任職）資格和評（聘）專業技術職務（職稱）材料，反映科研學術水平的材料，培訓材料。
5）政審材料，更改或認定姓名、民族、籍貫、國際、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。
6）黨、團組織建設工作中形成的材料。
7）表彰獎勵材料。
8）涉法違紀材料。
9）工資、待遇材料，出國（境）材料，黨代會、人代會、政協會議，人民團體和群眾團體代表會議，民族黨派代表會議形成的材料。
10）健康檢查和處理工商事故材料，治喪材料，干部人事檔案報送、審核工作材料，其他材料。
會博通人事檔案管理系統，為企事業單位提供涵蓋人事檔案全生命周期管理的解決方案，全方位提升人事檔案管理的辦公效率，降低經營成本。
在會博通過往案例中，一位工作8年，管理15萬份人事檔案的HR，通過會博通合作，推進公司建設了綜合人事檔案管理平臺，每一個員工在入職的時候，系統便會自動建立起該員工的動態人事檔案，標準化需要錄入的信息和需要上傳的文件等。
通過紙質資料和數字人事檔案一體化管理，對人事檔案分類，信息，檔案借閱實施標準化管理，員工信息的錄入、篩選和更新快速、準確，每一次查閱都有據可循，有效防止人事信息泄露，檔案缺漏項還能智能提醒，極大提高了工作能效。各項流程的審批節點清晰并且能夠通過多種形式對審批人進行待辦事項提醒，防止工作上的遺漏。
如何做好人事檔案管理，希望這篇干貨文章能夠幫到你，也希望會博通人事檔案管理系統，能幫助您將嚴謹、繁重的檔案工作，轉變為一場輕松、愉悅的工作體驗。
01什么是人事檔案
對于人事檔案是什么這個問題，筆者翻到由劉祎編撰的《檔案管理》中這樣描述：人事檔案是在組織人事管理活動中形成的，經組織審查或認可的，記錄、反映個人經歷以及德勤績廉的、以個人為單位立卷歸檔保存的文字、音像等形成的檔案。
簡單來說，人事檔案就是記錄和反映個人德、能、勤、績、廉等綜合情況的，經組織認可歸檔保存的檔案。
02人事檔案有什么用
人事檔案具備兩個檔案最基本的特征：原始記錄性、社會服務性，因此有著其它文化形式不可替代的作用。從內容承載上講，人事檔案忠實記錄了員工個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、廉政勤政等內容，對于全面考察和正確選拔使用人才，有重要的作用。
03人事檔案管理的基本原則
1）按照干部人事管理范圍、集中管理、分級負責管理干部檔案。
2）維護人事檔案的完整與安全。在完整上，要求對所管干部員工做好日常檔案材料的收集與補充工作，不斷充實檔案內容；在安全上，要求做好檔案“八防”工作，建立保密制度。
3）積極為人事工作服務。人事檔案管理工作的內容，貫穿管理工作的全過程，能否為人事工作提供有效服務，是檢驗人事檔案管理工作好壞的主要標準。
4）要建立健全查閱制度，按照干部管理權限，明確可以查閱檔案的單位、人員范圍，規定可以查閱檔案的事由，對查檔人員身份、級別等做出相應的限制。
5）規范程序。要對查檔需求進行審查，確保符合規定、手續完備、并按照程序報領導審批后提供相應的查借閱服務。
6）方便利用，正確把握干部人事檔案保密與開放之間的關系，區別不同情況，滿足利用需求。
7）檔案轉出要把握信息準確，材料齊全、手續萬別、整理規范的要求，對需轉出的檔案嚴格審核，不符合要求的檔案認真進行整改。
8）歸檔材料必須是屬于統一立卷對象，必須是《收集歸檔規定》范圍內的材料；必須是辦理完畢的正式材料；歸檔材料手續要完備；干部人事檔案的載體和記錄材料符合檔案保護要求。
04人事檔案內容有哪些
《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發[2009]12號）為我們指出，人事檔案主要由十大類材料構成，內容及分類如下：
1）履歷材料。
2）自傳材料，報告個人有關事項的材料。
3）考察、考核、鑒定材料，審計材料。
4）學歷學位材料，職業（任職）資格和評（聘）專業技術職務（職稱）材料，反映科研學術水平的材料，培訓材料。
5）政審材料，更改或認定姓名、民族、籍貫、國際、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。
6）黨、團組織建設工作中形成的材料。
7）表彰獎勵材料。
8）涉法違紀材料。
9）工資、待遇材料，出國（境）材料，黨代會、人代會、政協會議，人民團體和群眾團體代表會議，民族黨派代表會議形成的材料。
10）健康檢查和處理工商事故材料，治喪材料，干部人事檔案報送、審核工作材料，其他材料。
了解了這么多的人事檔案管理干貨知識，筆者詳細大家對于如何做好人事檔案管理又多了一些心得和新知。作為一個負責任的筆者，除了干貨之外，還為大家帶來了會博通檔案人事檔案管理應用場景而開發的人事檔案管理系統。
會博通人事檔案管理系統，為企事業單位提供涵蓋人事檔案全生命周期管理的解決方案，全方位提升人事檔案管理的辦公效率，降低經營成本。
在會博通過往案例中，一位工作8年，管理15萬份人事檔案的HR，通過會博通合作，推進公司建設了綜合人事檔案管理平臺，每一個員工在入職的時候，系統便會自動建立起該員工的動態人事檔案，標準化需要錄入的信息和需要上傳的文件等。
通過紙質資料和數字人事檔案一體化管理，對人事檔案分類，信息，檔案借閱實施標準化管理，員工信息的錄入、篩選和更新快速、準確，每一次查閱都有據可循，有效防止人事信息泄露，檔案缺漏項還能智能提醒，極大提高了工作能效。各項流程的審批節點清晰并且能夠通過多種形式對審批人進行待辦事項提醒，防止工作上的遺漏。
如何做好人事檔案管理，希望這篇干貨文章能夠幫到你，也希望會博通人事檔案管理系統，能幫助您將嚴謹、繁重的檔案工作，轉變為一場輕松、愉悅的工作體驗。
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