企業文檔一體化管理，有什么好的思路？
2022/9/30 0:00:00 來源：行業動態 作者：小博 瀏覽量： 698
近些年，我們一直在談論文檔一體化管理。究竟什么是文檔一體化？如何做好文檔一體化？會博通從總結了我們過往三十多年項目實戰經驗，跟大家分享與探討企業檔案管理的一些思路與方法。
01我們談論文檔一體化管理，究竟在談什么？
文檔一體化是從文書和檔案工作全局出發，實現從文件生成制發到歸檔管理的全過程控制。包括：文檔實體生成一體化，文檔管理一體化，文檔信息利用一體化，文檔規范一體化。
文檔一體化管理對于文件、檔案的規范性、高效化、科學化管理，具有非常重要的推動價值。具體在于，文檔一體化可以使檔案收集完整、系統、便捷、準確、安全；文檔一體化可以使文檔得到超前控制；文檔一體化，可以提高信息檢索效率；文檔一體化，有助于科學決策；文檔一體化，可以提高行政效率；文檔一體化，可以推動人、財、物的合理利用。
簡單來說，文檔一體化，就是把文件的形成、運轉、處理、管理與檔案的收集、整理、鑒定、保管利用等環節有機地聯系在一起。在換句話來說，文檔一體化管理，實質上就是對文檔運動全過程的全面控制。
02企業文檔一體化管理，檔案存在哪些問題？
1）文檔和檔案工作相互分離導致管理流程實行分塊制度，割裂了文件運動的聯系性和連續性，違背了文件生命周期等基本規律；
2）計算機軟硬件技術生命周期問題及電子文檔存儲時間問題，為了保證數據的完整性，每隔一段時間還需要對存儲數據重新進行備份；
3）文檔流轉過程復雜，涉及人員眾多，文檔安全問題，仍然還需要重視；
4）文檔管理干部的素質有待提高。
03做好文檔一體化管理，可以從哪些方面著手？
1）文檔實體生成一體化
對文檔從生成、流轉、歸檔形成檔案，直至被銷毀或者永久保存為止的整個生命周期進行全面管理。會博通文檔一體化管理系統全面貫通檔案從收集、掃描，到整理、歸檔入庫，再到利用、統計、編研、鑒定的全過程，可以有效確保文件、檔案在任何環節都能完整記錄、有效流通。
比如，在企業日常經營活動中經常接觸到的合同擬寫、審核、流轉等都可以直接在會博通文檔一體化當中完成并歸檔。
2）文檔管理機制一體化
文檔管理體制一體化，要求企業從管理體制、組織領導、干部配備等方面，進行一體化的管理。會博通文檔一體化管理系統，用組織虛擬化技術，將企業在現實工作中的組織關系一一映射到線上系統中，同時匹配全面的權限管理體系，實現了文檔管理機制的一體化。
在實際應用中，用戶通過會博通系統，可隨時打開在線溝通窗口與企業中的任何人員進行交流協作。通過細粒化的權限管理體系，可以很好地將檔案管理的責任和權限分配給系統用戶。
3）文檔信息利用服務一體化
文檔信息服務利用一體化，給我們呈現的是一種便捷、高效的文檔管理需求。在文檔信息利用服務上，會博通為用戶朋友們提供了高效搜索+快捷分享的解決方案。
高效搜索，通過定制化搜索平臺實現，用戶只需要在搜索平臺上輸入與所需內容相關的關鍵詞，快速進行檔案檢索，也可以通過各種條件組合精準定位目標文件或檔案。搜索完成后，在有權限的前提下，搜索者可無插件查看檔案、文件，同時也可通過直接生成鏈接、二維碼、條形碼等形式分享給其它用戶，或企業外部聯系人。
4）文檔規范管理一體化
文檔規范管理一體化，要求文檔管理人員要關注和解決好在一體化系統中形成、流轉、歸檔、利用的電子文件在長久保存過程中的安全問題。會博通文檔一體化管理系統在規范性上嚴格遵循國家檔案法、檔案工作條例、檔案管理辦法、檔案規范性制度等各種法律法規，并將這些規定嵌入到各種應用場景中，讓非專業的檔案管理人員，也能夠科學管理檔案。
比如會博通系統當中我們為用戶朋友們內置了完全符合檔案規定的標準屬性，用戶在實際的使用場景中，可以方便地一鍵套用。
做好文檔一體化管理工作，不僅要掌握扎實的檔案管理知識，還要將檔案管理與信息融合、人工智能、數據挖掘、神經網絡等前沿科技緊密結合。會博通文檔一體化管理系統，以數字化技術，為您提供貫穿文件、檔案全生命周期的高效協同管理服務。
01我們談論文檔一體化管理，究竟在談什么？
文檔一體化是從文書和檔案工作全局出發，實現從文件生成制發到歸檔管理的全過程控制。包括：文檔實體生成一體化，文檔管理一體化，文檔信息利用一體化，文檔規范一體化。
文檔一體化管理對于文件、檔案的規范性、高效化、科學化管理，具有非常重要的推動價值。具體在于，文檔一體化可以使檔案收集完整、系統、便捷、準確、安全；文檔一體化可以使文檔得到超前控制；文檔一體化，可以提高信息檢索效率；文檔一體化，有助于科學決策；文檔一體化，可以提高行政效率；文檔一體化，可以推動人、財、物的合理利用。
簡單來說，文檔一體化，就是把文件的形成、運轉、處理、管理與檔案的收集、整理、鑒定、保管利用等環節有機地聯系在一起。在換句話來說，文檔一體化管理，實質上就是對文檔運動全過程的全面控制。
02企業文檔一體化管理，檔案存在哪些問題？
1）文檔和檔案工作相互分離導致管理流程實行分塊制度，割裂了文件運動的聯系性和連續性，違背了文件生命周期等基本規律；
2）計算機軟硬件技術生命周期問題及電子文檔存儲時間問題，為了保證數據的完整性，每隔一段時間還需要對存儲數據重新進行備份；
3）文檔流轉過程復雜，涉及人員眾多，文檔安全問題，仍然還需要重視；
4）文檔管理干部的素質有待提高。
03做好文檔一體化管理，可以從哪些方面著手？
1）文檔實體生成一體化
對文檔從生成、流轉、歸檔形成檔案，直至被銷毀或者永久保存為止的整個生命周期進行全面管理。會博通文檔一體化管理系統全面貫通檔案從收集、掃描，到整理、歸檔入庫，再到利用、統計、編研、鑒定的全過程，可以有效確保文件、檔案在任何環節都能完整記錄、有效流通。
比如，在企業日常經營活動中經常接觸到的合同擬寫、審核、流轉等都可以直接在會博通文檔一體化當中完成并歸檔。
2）文檔管理機制一體化
文檔管理體制一體化，要求企業從管理體制、組織領導、干部配備等方面，進行一體化的管理。會博通文檔一體化管理系統，用組織虛擬化技術，將企業在現實工作中的組織關系一一映射到線上系統中，同時匹配全面的權限管理體系，實現了文檔管理機制的一體化。
在實際應用中，用戶通過會博通系統，可隨時打開在線溝通窗口與企業中的任何人員進行交流協作。通過細粒化的權限管理體系，可以很好地將檔案管理的責任和權限分配給系統用戶。
3）文檔信息利用服務一體化
文檔信息服務利用一體化，給我們呈現的是一種便捷、高效的文檔管理需求。在文檔信息利用服務上，會博通為用戶朋友們提供了高效搜索+快捷分享的解決方案。
高效搜索，通過定制化搜索平臺實現，用戶只需要在搜索平臺上輸入與所需內容相關的關鍵詞，快速進行檔案檢索，也可以通過各種條件組合精準定位目標文件或檔案。搜索完成后，在有權限的前提下，搜索者可無插件查看檔案、文件，同時也可通過直接生成鏈接、二維碼、條形碼等形式分享給其它用戶，或企業外部聯系人。
4）文檔規范管理一體化
文檔規范管理一體化，要求文檔管理人員要關注和解決好在一體化系統中形成、流轉、歸檔、利用的電子文件在長久保存過程中的安全問題。會博通文檔一體化管理系統在規范性上嚴格遵循國家檔案法、檔案工作條例、檔案管理辦法、檔案規范性制度等各種法律法規，并將這些規定嵌入到各種應用場景中，讓非專業的檔案管理人員，也能夠科學管理檔案。
比如會博通系統當中我們為用戶朋友們內置了完全符合檔案規定的標準屬性，用戶在實際的使用場景中，可以方便地一鍵套用。
做好文檔一體化管理工作，不僅要掌握扎實的檔案管理知識，還要將檔案管理與信息融合、人工智能、數據挖掘、神經網絡等前沿科技緊密結合。會博通文檔一體化管理系統，以數字化技術，為您提供貫穿文件、檔案全生命周期的高效協同管理服務。
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