中國檔案報10月8日消息,近日,北京市昌平區檔案館針對農村宅基地摸底調查工作形成的檔案,開展業務指導。檔案館業務骨干對檔案內容、整理的方式方法及注意事項做了詳細介紹,提高了檔案管理的規范性。涉及內容包括宅基地分布圖、所有權人信息表、農戶信息表及宅基地情況和使用權人信息表等全區宅基地7.1萬余宗檔案,得到妥善保存。
農村宅基地檔案管理,在近年來是大家都非常關注的問題。農村宅基地檔案究竟應該如何管理?筆者跟大伙一起探討探討。
01農村宅基地檔案應當依法集中統一管理
農村宅基地檔案主要產生于鄉(鎮)國土所,村建辦。由于國土部門已實行垂直管理,縣(市)檔案局應充分發揮行政管理職能,依法加強農村宅基地檔案的集中統一管理,消除多頭管理局面。具體來說,平時產生的宅基地材料應由專人保管,并在規定時間范圍內移交(鎮)綜合檔案室集中進行統一整理和保管,保管期滿后移交縣(市)國家綜合檔案館。
現如今,應用信息化檔案管理軟件就能夠實現檔案的高效移交。以會博通檔案管理軟件為例,只需要登錄系統賬號,上傳檔案,選中檔案,便可以直接通過線上或線上加線下的方式移交檔案。會博通為用戶提供自下而上的檔案報送機制,每一個單位都是一套獨立系統,不同組織系統可以通過交換中心報送檔案。
02農村宅基地檔案應當收集完整
農村宅基地檔案主要由三部分組成,分別是申請材料(農民建房使用宅基地申請表、建房報告等申請材料);審批材料(用地許可證存根、房屋建造許可證存根等批復材料);農房建設跟蹤監督驗收資料和集體土地使用權、房屋所有權證件存根等材料。這些材料構成了農村宅基地檔案的有機整體。
在會博通檔案管理系統中,用戶可將完整的宅基地檔案進行組卷處理,也可使用關聯文檔功能,將相互申請材料、審批材料以及相關材料關聯起來,使它們成為一個有機整體。
03農村宅基地檔案應以“戶”為單位
我國宅基地實行“一戶一宅”制度,所以在宅基地檔案整理的過程中,應要“戶”為單位進行整理。每一戶所產生的檔案應視為一個文件,所有材料按宅基地和建房審批程序進行排列。一個村一年中所形成的宅基地檔案應放在一起,組成一卷或若干卷,已形成文件整理規則的,放在一盒或若干盒內,以便于清點和調閱。
會博通檔案管理系統為用戶提供了靈活的檔案分類架構,用戶可以根據實際情況,在檔案規則范圍內,靈活調整檔案排列順序與劃分規則,既確保了合規,又可保證管理和利用的便捷性。
04要確保農村宅基地查詢準確、高效
在進行農村宅基地檔案著錄的過程中,應以“一戶一條”為原則,按照“簡潔、明確、合理、專指性強”的要求,將戶主姓名、宅基地面積、房屋座落等反映農村宅基地檔案的重要信息著錄進去,建立專門的數據庫,以達到查詢準確、快捷之要求。
著錄項,在會博通中成為屬性。會博通檔案管理系統,按照《檔案著錄規則》要求下,為用戶提供了全面、豐富的著錄字段。使檔案管理更規范、更標準、更靈活。同時,會博通提供檔案搜索引擎,檔案管理者只需要輸入關鍵詞,便可快速檢索出所需檔案。
農村宅基地檔案作為記載農民新建、改建、擴建抓在的原始記錄,是農民維護。切身利益的重要憑證和依據。只有依法依規將宅基地檔案管理收集好、保管好、利用好,才能減少或者說消除因宅基地而引發的各類矛盾。
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