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企業(yè)檔案居然這么重要,后悔沒有早知道!

2019/3/10 0:00:00       來源:        作者:譚卓之       瀏覽量:  1

“檔案工作是一項非常重要的工作,經(jīng)驗得以總結(jié)、規(guī)律得以認識、歷史得以延續(xù),各項事業(yè)得以發(fā)展,都離不開檔案。”——中國共產(chǎn)黨中央委員會總書記,中共中央軍事委員會主席,中華人民共和國主席,中華人民共和國中央軍事委員會主席,習近平曾有言論。

從習總書記的言論中即可得知,檔案不僅僅是領導決策的依據(jù),工作考察的憑證,科學研究和基礎設施、設備建設等方面的可靠自理,還是具有重復利用、歷史借鑒以及促進創(chuàng)新的重要材料!同時,如今被很多組織所遺忘的,檔案還具備重要的證據(jù)性與情報性價值,它可以作為:

1. 維護組織、個人權利的法律書證;

2. 組織各方面經(jīng)營管理活動的依據(jù);

3. 組織連續(xù)工作必須考查的憑據(jù);

4. 生產(chǎn)活動的情況、成果、經(jīng)驗和教訓;

5. 競爭、科研情報與成果的依據(jù)與參考材料!


當我們懂得檔案是什么的時候,卻沒有意識到檔案管理其實是一門專業(yè),很多組織認為,檔案其實就是把關鍵文件存儲起來,但是,很多時候,管理只是停留在個人或部門層面,這些重要的檔案會因為員工的離職而丟失,因為時間推移而失去記憶,也會因為使用不規(guī)范而出現(xiàn)遺失、損壞,更有被惡意擴散導致形成損失的可能。那么,檔案應該如何管理呢?

實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、有序化、全面化、高效化、知識化與安全化。

會博通®認為,做好檔案管理應該按照以下幾個點:

1. 管理制度——建立健全的檔案管理制度是做好檔案管理工作的前提

2. 管理工具——采用先進的管理工具是提高檔案管理效率的保障

3. 領導號召——應該充分發(fā)揮領導的號召力,提高部門人員檔案管理的意思,調(diào)動部門積極性

4. 員工出力——應該充分發(fā)揮檔案管理員的主觀能動性,共同協(xié)作完成檔案管理工作

5. 部門協(xié)同——部門之間形成有效的檔案管理流程,將檔案管理流程化,規(guī)范化


首先,檔案的有序化管理是基礎

會博通®認為,檔案管理應該在符合國家標準的前提下,制定檔案管理制度與相關的流程規(guī)范,并采取信息化手段實現(xiàn)從檔案采集形成、存儲積累到再利用的全生命周期管理,實現(xiàn)實體檔案和數(shù)字化檔案一體化管理。


然后,利用管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的全生命周期管理


接著,應該形成檔案查閱權限體系以及借還管理體系,全面把控檔案利用規(guī)范

會博通®認為,檔案有序化管理只是第一步,更關鍵在于檔案再利用。檔案資料利用貫穿于檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和檔案的整個生命周期,是檢驗檔案管理工作質(zhì)量的根本標準。

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中會產(chǎn)生包括產(chǎn)品手冊、專業(yè)資料、證照、銷售方案、營銷方案、客戶資料、工作流程、業(yè)務流程、行政流程等資料,這些都是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中的成果文件,需要建立一套完善的管理制度,采用科學的管理手段和工具,讓檔案資料真正我所用,為企業(yè)和個人創(chuàng)造價值


從而,建成企業(yè)內(nèi)部數(shù)字化檔案知識云,集中實體與數(shù)字化檔案統(tǒng)一管理

線上線下結(jié)合的綜合檔案管理,在系統(tǒng)中可按照配置好的權限體系,按權限查看電子檔案,如需查看實體或電子檔案,可在系統(tǒng)中,根據(jù)借還管理體系,申請借閱或查看存放地點示意圖,借出時,可根據(jù)流程或登記辦理借出登記手續(xù)。



再此之上,配置檔案管理安全體系


最后,全面實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標準化管理

1. 檔案全面數(shù)字化管理,快速查閱、借還、存取

2. 重要資料不再分散管理,企業(yè)層面管控文檔資料。

3. 資質(zhì)、證照等期限管理不再復雜,及時提醒

4. 各類型檔案有序化管理,實現(xiàn)檔案的綜合利用。

5. 檔案存取有記錄利用情況易統(tǒng)計,全面把控檔案進出。

6. 配置系統(tǒng)應用安全策略,保障企業(yè)檔案安全

7. ……