在組織內(nèi)部普遍會出現(xiàn)以下現(xiàn)象：

檔案管理混亂，找個資料比較不好找，電子目錄也不完整，紙質(zhì)的目錄易丟失，再者是由一個對檔案管理不熟悉的人管理。大部分企業(yè)都認為檔案管理很簡單，結(jié)果各部門資料分散管理，導致檔案居然無從找起；資質(zhì)到使用的時候才發(fā)現(xiàn)早已過期；借出的資料在誰的手上？是否到期歸還了？到期是否已歸還？什么時候借出的？完全搞不清楚。

檔案是每個企業(yè)都需要把控的重要核心內(nèi)容，因為檔案資料承載的是企業(yè)的發(fā)展記憶、經(jīng)驗以及成果，很多時候，管理只是停留在個人或部門層面，這些重要的檔案會因為員工的離職而丟失，因為時間推移而失去記憶，也會因為使用不規(guī)范而出現(xiàn)遺失、損壞，更有被惡意擴散導致形成損失的可能。

其實非常多的企業(yè)都意識到了這一點，希望找出一個檔案管理的解決方案，但是，又會苦于不懂專業(yè)或者沒有工具支撐，導致始終得不到科學化的管理。

有些企業(yè)經(jīng)常在猶豫，是應該請一個專業(yè)的檔案人員，還是采用一套專業(yè)的檔案系統(tǒng)呢？

其實問題的根本是：如何管理好檔案的問題，是希望有一個解決方案：

1、 找一個專業(yè)檔案員或參加檔案管理培訓其實就是學習提出解決方案的能力；

2、 采購檔案管理軟件其實就是采購一個現(xiàn)成的解決方案。

從管理結(jié)果與效率而言，采購軟件肯定會更快，因為只需要把您的要求提出來，軟件就能配合，并起到您所希望的管理目的。

那么，值得注意的是，采用檔案管理系統(tǒng)主要能為您實現(xiàn)以下兩個重要目的：

檔案的有序化管理：

利用系統(tǒng)按照實際情況，對檔案的分類進行重新的梳理，按照會博通提供的，符合國家標準的檔案管理方法錄入對應的檔案，并根據(jù)要求實現(xiàn)數(shù)字化管理，錄入完成后，對應的檔案表格（包括封面、目錄、備考表、背脊等）均可套打，完成檔案的采集、立卷、整理的有序化管理。

檔案的規(guī)范化應用：

會博通提供細粒化的權(quán)限管理體系，用戶可在系統(tǒng)中查閱檔案資料，并提供純線上、純線下以及線上線下結(jié)合的借還管理體系，全面記錄檔案的應用情況，從而不再出現(xiàn)檔案資料管理不規(guī)范，紙質(zhì)檔案難尋找、易丟失等尷尬問題。

您可以參考會博通綜合知識管理系統(tǒng)的解決方案：

會博通綜合知識管理系統(tǒng)，可將檔案上升到知識管理范疇，照顧到檔案從采集、整理、錄入、歸檔入庫、借還、編研、注銷等全生命周期的管理，并實現(xiàn)實體與數(shù)字化檔案的統(tǒng)一管理。完成了檔案的有序化管理后，會博通也提供了如借還申請、借還登記、提醒事項等功能，讓檔案可以充分發(fā)揮它歷史借鑒以及促進改善的重要功能。