文檔的使用類型和方式有很多，可能是公司正式發布的文檔，可能處在編寫階段的文檔，也可能是已經歸檔不能再修改的。

企業的智力資產承載著企業的發展記憶、經驗以及成果，一般管理只停留在個人或部門層面，這些重要的文檔會因為員工離職而丟失，因為時間推移而失去記憶，也會因為使用不規范而出現遺失、損壞，更有被惡意擴散導致形成損失的可能，而過分保護，不去使用，非常不利于企業的創新發展。

在文檔管理過程中，企業經常遇到以下問題，下面文檔管理系統小編帶大家一一分析。

1、文檔存儲、管理困難

企業經過多年的積累，文檔的數量和容量都很龐大，尤其是知識型企業。文檔類型、格式和用途各不相同。即使瀏覽一遍標題也需要花費大量的時間，靠人工有效管理幾乎不可能。

2、文檔查找緩慢，效率低下

文檔查找是一項效率非常低的工作，每天查找文檔需要花費大量時間。傳統的人工方式和資料柜管理，查找非常緩慢。即使在本地搜索，從大量文檔中查找所需的文檔也是一項費時費力的任務，而且大多數文檔根本無法進行全文檢索。因獲取信息和文檔慢可能導致失去商機的情況發生。

3、文檔版本管理混亂

由于工作文檔經常會被不斷地修訂，有些文檔多達數十乃至上百個不同的版本，文檔版本繁多，難以整合和統一管理。很多用戶會用新版本覆蓋老版本，但是這種情況下，一旦用戶需要恢復老版本時，已經很難找回來，造成知識流失。另外也經常發生因使用錯誤版本而導致客戶流失的事情。

4、文檔無法有效協作共享

目前，除了少量文檔通過共享目錄、郵件、網絡即時通訊軟件被不同員工共享外，大多數電子文檔都屬于員工的“私有財產”，很難及時獲得所需信息。同時缺乏高效的共同編寫文檔方式（合同、解決方案等），使得文檔共享和協作變得不方便，導致員工、企業和客戶、供應商和合作伙伴之間缺乏有效的文檔共享和協作。