如何高效分類、借閱、審批、歸檔管理企業(yè)檔案

眾所周知，企業(yè)工作中，檔案管理尤為重要，檔案對公司的經(jīng)營理念、市場定位和營銷策略起著重要的指導(dǎo)作用。尤其對于高速發(fā)展的大企業(yè)來說，分支機(jī)構(gòu)多，部門多，員工多，檔案分散，如何做到企業(yè)檔案有序管理、借閱記錄可查、審批規(guī)范管理等，成為公司管理者最困惱的問題之一。小編認(rèn)為想要管理好公司檔案，必須通過建立健全的公司檔案管理體系，才能夠讓管理工作順利進(jìn)行。

會(huì)博通從1988年開發(fā)出我國第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品以來，就是我國最早的知識與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應(yīng)商。歷經(jīng)30年，會(huì)博通一直潛心研發(fā)綜合知識管理系統(tǒng)，打造組織知識生態(tài)鏈，已經(jīng)成為經(jīng)國家認(rèn)證雙軟企業(yè)，國家重點(diǎn)支持的高新技術(shù)企業(yè)。現(xiàn)在會(huì)博通已經(jīng)在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動(dòng)化、人事檔案管理，合同管理等領(lǐng)域走在世界領(lǐng)先水平。

會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)資深產(chǎn)品經(jīng)理指出，公司在建立檔案管理體系時(shí)，首先要根據(jù)公司的實(shí)際情況，并根據(jù)各個(gè)方面的檔案管理要求和特點(diǎn)進(jìn)行開發(fā)。另外，公司檔案也可以從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價(jià)值等進(jìn)行分類。并做到檔案借閱記錄可查詢、依權(quán)限管理、歸檔過程可記錄、紙質(zhì)和電子檔案集中統(tǒng)一管理。小編就將檔案管理分為三步和大家做一下交流，僅供參考！

一、企業(yè)檔案分類管理

1、行政文書檔案：各種合同及協(xié)議書、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、規(guī)劃和工作總結(jié)；有關(guān)干部的任免、獎(jiǎng)勵(lì)和處分、調(diào)配人事材料；職工花名冊、人事檔案等。

2、企業(yè)管理檔案：如企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、各種指標(biāo)類定額類文件、企業(yè)管理方面的各種市場信息、勞動(dòng)工資檔案，固定資產(chǎn)及辦公用品名冊，產(chǎn)品質(zhì)量、用戶檔案等。

3、企業(yè)技術(shù)檔案：如技術(shù)研究檔案、產(chǎn)品檔案等。

4、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案：如會(huì)計(jì)憑證檔案、會(huì)計(jì)帳簿檔案、會(huì)計(jì)報(bào)表檔案等。這些都需要分類進(jìn)行登記、保管，明確對職工的管理責(zé)任。

二、公司檔案出借管理體系

如果公司員工需要出借，需經(jīng)過所屬部門領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，做好登記才可以出借閱讀。而如果員工對檔案丟失或者有所損害，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的處罰及批評，通過系統(tǒng)可記錄借閱全過程。

三、檔案歸檔管理

檔案是公司在活動(dòng)中所有檔案的總和，能真實(shí)記錄、反映公司的各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)。同時(shí)，涉及的部門也是多。所以可以根據(jù)部門不同或者檔案量的數(shù)量，制定上交檔案時(shí)間，可以是半年一交，也可以是季度上交，確保公司員工能夠嚴(yán)格執(zhí)行。再由公司指定的相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行管理，任何人不得隨意查看、翻閱。

會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)資深產(chǎn)品經(jīng)理指出，建立完善的檔案管理體系，通過建立相關(guān)檔案管理制度后，能輔助企業(yè)管理檔案工作中不斷的健全和完善。確保檔案管理工作有法可依，有例可循。

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