眾所周知,每所學校都管理著海量教學文件,如何讓紙質教材電子化,同時提高院系、師生之間的協作效率,助力學院文檔管理與知識庫的建設。成為數字校園建設的重要需求。
教育行業文檔管理需求分析:
1、教學資料繁多分散:
教育行業會產生諸如課件、教學大綱、培訓教案、教學視頻、考試題、學生檔案、文檔庫等海量教學文件資料,缺乏統一的文件存儲平臺。
2、文件缺乏互動與分享:
教育行業存在大量分校分院等分支機構,文檔數據分散,學校、教師、學生之間缺乏高效的互動平臺,最新資料等信息無法及時分享出去,教學資源難以得到有效利用。
3、文件協作效率低:
教育行業通訊方面缺乏統一的通訊體系與網絡,還在使用短信,口頭轉達等方式溝通,效率低下,尋求資料不夠快速。
4、資料安全與泄露問題:
通過個人云盤、U盤等數據存儲設備,教學資料難以得到安全保障,考題泄漏事件、科研材料泄露時有發生
5、與其他系統進行集成:
與校園現有OA系統、選課系統、學校門戶系統等進行集成,促進校園信息化建設,完善教學系統
會博通綜合文檔管理系統跟據教育行業的這些需要提出解決方案:
1、會博通綜合文檔管理系統實現教學資料集中統一管理:
會博通文檔管理系統統一對教學文檔資料(Office、PDF、PPT等)以及其它資料(圖片、音頻、視頻等)進行一站式管理
2、細粒度權限保障考試資料、科研資料安全:
會博通文檔管理系統對教職人員進行權限分配,保障各教育人員在職能明確的分類下根據相應的權限進行文檔管理,在保障資料安全的基礎上,保證文件的合理靈活使用,提高工作效率;完整的備份功能(自動備份數據庫和完整數據備份),當文檔或硬盤因誤操作或病毒感染等遭到破壞時,可第一時間進行數據恢復,保證核心教學文件的完整和安全。
3、紙質文檔電子化,支持OCR識別
會博通文檔管理系統實現紙質文檔電子化,支持OCR識別,通過掃描集成,可快速識別文字圖片等紙質文件,并根據指定規則智能分類。
4、快速搜索資料,及時消息提醒
會博通文檔管理系統強大的搜索引擎,可按照時間、類別、標簽、文件位置等方式訪問,支持模糊智能搜索及二次搜索,以及不同篩選條件的搜索,幫助教學人員快速找到所需資料。消息提示音、動態冒泡提醒用戶,可及時掌握文檔最新動態,提醒教學人員查看或下載最新資料,師生間的學習交流更加便捷。
會博通文檔管理系統打造學校資源庫,助力數字校園建設,海量存儲空間,集中存儲如PPT課件、教學視頻、聽力教材、電子圖書等文件,幫助學校建立靈活可控的超級資源庫,實現對各種教育資源的有效整合和優化