歡迎來到“會博通新手指南”。上一期,我們講了會博通檔案管理系統“新建分類”的操作方法,相信做好檔案分類之后,大家已經能夠非常清晰地瀏覽檔案了,不過檔案分類并不是固定的模式,在具體的使用過程中,大家需要根據自身的業務發展進行靈活調整。
檔案管理系統分類完成后,要如何修改?本期為您帶來“編輯分類”操作方法。掌握會博通檔案管理系統“編輯分類”操作,您可以快速自定義檔案分類,使檔案層級劃分適配企業發展,檔案利用效率達到最佳效果。
在編輯分類中,大家使用最頻繁的兩個操作分別是“屬性編輯”和“刪除分類”。這兩個功能要如何操作,一起來看:
1、屬性編輯第1步
檔案管理類型是一層層往下劃分的,要修改分類屬性,需要先在左側邊欄選中上一層級分類名稱,再在右側顯示列表中,選中需要修改的分類,點擊屬性菜單,進入屬性對話框中。
以修改“電力系統檔案”名稱為例,修改步驟為:先點擊上級分類“綜合類型檔案管理”,再勾選“電力系統檔案”,最后點擊“屬性”菜單。
2、屬性編輯第2步
進入到“屬性”編輯界面,在屬性編輯窗口中,可對主題、責任人、日期、緩急程度等不同屬性進行修改。
修改屬性的方式有兩種。第一種方式適合修改單個屬性信息,你可以屬性窗口中直接修改屬性信息,修改后需要逐一點擊“保存”。
第二種方式修改屬性的方式,適合批量性修改:點擊屬性界面右上角的“修改”按鈕,即可進入批量修改屬性界面,根據需求修改之后,點擊保存即可。
3、刪除分類
刪除分類只需要在顯示列表中選中該分類,再在上方菜單欄中點擊“編輯”,在“編輯”下拉菜單欄中選擇“刪除”即可。需要注意的是,刪除該分類的同時,會同步刪除該分類下文件內容,在分類之前要注意將文件移除和保存。
以上就是關于“分類編輯”操作的講解。選中需要修改屬性的分類名稱,點擊屬性菜單就可以進行屬性的修改,通過“編輯”菜單下的“刪除”,就可以刪除分類,你學會了嗎?
相信聰明的你,已經能夠快速對檔案進行分類編輯,快速打造出自己的專屬分類了。不過,雖然會博通檔案管理系統的“分類編輯”功能非常簡單,但出于對管理效率和質量的考慮,我們并不建議過于頻繁地調整分類和層級,所以在系統構建之初,大家可以結合當下及未來的發展需要,盡可能地將層級劃分得更標準、更規范一些。關于層級與類目的劃分,會博通有積淀了大量的實戰經驗,如果您在這方面遇到什么困惑,也可以隨時呼叫我們哦。
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