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文檔管理系統(tǒng)這2種借用申請(qǐng)方式,讓文書(shū)工作更高效!

2022/7/1 0:00:00       來(lái)源:        作者:小博       瀏覽量:  698

會(huì)博通文檔管理系統(tǒng),提供了兩種方式的借用申請(qǐng)。

文檔管理系統(tǒng)

一種是在信息列表區(qū)選擇一條信息后,功能工具條上的發(fā)送–借用申請(qǐng)菜單,以及屬性頁(yè)面中導(dǎo)航條上的發(fā)送-借用申請(qǐng)菜單。這種方式,不但適合于文件、資料、圖書(shū)等文檔類信息的借用,也適合于資產(chǎn)、物品的借用。

另一種方法是,在列表顯示區(qū)選擇一條或多條信息,然后,再點(diǎn)擊收納盒,可一次借用多份文件,這種方式,一次可以借用一批文件資料,即批量借用申請(qǐng)。

另外,系統(tǒng)還提供了一個(gè)專門(mén)用于文檔管理部門(mén)的借閱與歸還模塊,供文檔管理人員辦理借閱與歸還手續(xù)。

01單條目借用申請(qǐng)

對(duì)于文檔信息,在以下兩種情況下可使用借用申請(qǐng)功能:

1)當(dāng)只有條目閱讀權(quán),但需要查看信息的內(nèi)容時(shí),可發(fā)起借閱申請(qǐng)流程,申請(qǐng)借閱電子文檔或紙質(zhì)原文。

2)當(dāng)需要借閱信息的原文時(shí),可在網(wǎng)上申請(qǐng)并預(yù)約借閱時(shí)間。

3)需要借用的信息對(duì)象是文檔以外的實(shí)物時(shí),如資產(chǎn)、物品等,可以采用此方法提前申請(qǐng)預(yù)約辦理借用手續(xù)的時(shí)間。

借用申請(qǐng)實(shí)際上是一種特殊的流程郵件。在信息的列表顯示區(qū),將光標(biāo)移到準(zhǔn)備借用條目的多選框上,點(diǎn)擊左鍵使多選框處于選中狀態(tài),然后,選擇功能工具條上的發(fā)送–借用申請(qǐng)菜單項(xiàng),即出現(xiàn)以下窗口:


文檔管理系統(tǒng)


確定好申請(qǐng)內(nèi)容后,按提交按鈕,即可將借用申請(qǐng)發(fā)出。


02批量借用申請(qǐng)

批量借用申請(qǐng),是通過(guò)收納盒來(lái)實(shí)現(xiàn)的。通過(guò)復(fù)選框,選中一條以上的信息,即會(huì)在右下角出現(xiàn)收納盒:

文檔管理系統(tǒng)

收納盒可跨頁(yè)和跨類目收納信息。點(diǎn)擊收納盒圖標(biāo),即會(huì)列表顯示收納盒中的信息:

文檔管理系統(tǒng)

可點(diǎn)擊移出按鈕,將不需要借用的條目從收納盒中移除,選中要借用的條目,然后,點(diǎn)擊借用申請(qǐng)按鈕,即列出借用列表:

文檔管理系統(tǒng)

此時(shí),仍可根據(jù)需要對(duì)借用內(nèi)容進(jìn)行選擇,然后,點(diǎn)擊發(fā)起申請(qǐng),則進(jìn)入流程郵件處理單。批量借用的流程郵件處理單,除了借用文件清單會(huì)列出多份文件外,其它的內(nèi)容,與單條目借用是一致的。

借用申請(qǐng)流程的相關(guān)說(shuō)明

1.  每一種信息種類的借用申請(qǐng)都可指定一個(gè)流程模板供套用,當(dāng)指定了流程模板時(shí),發(fā)送借用申請(qǐng)時(shí)就會(huì)自動(dòng)套用該模板。

2.  當(dāng)信息種類沒(méi)有設(shè)定借用申請(qǐng)的流程模板時(shí),該信息種類可以通過(guò)系統(tǒng)參數(shù)指定批準(zhǔn)人。

3.  如果借用的是文檔類信息,還可以按文檔的密級(jí)設(shè)定不同的批準(zhǔn)人。

4.  以上設(shè)置都是通過(guò)系統(tǒng)參數(shù)設(shè)定來(lái)實(shí)現(xiàn)的,當(dāng)沒(méi)有設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)參數(shù)時(shí),將自動(dòng)形成借閱申請(qǐng)流程,其流程為:申請(qǐng)(提交申請(qǐng))-復(fù)核(申請(qǐng)人的主管)-審核(對(duì)應(yīng)的信息對(duì)象的業(yè)務(wù)管理員的直接主管)-批準(zhǔn)(指定的批準(zhǔn)人,或類型管理員,或系統(tǒng)管理員,對(duì)于文檔類信息,可根據(jù)密級(jí)設(shè)定批準(zhǔn)人)-承辦(業(yè)務(wù)管理員)-閱讀(申請(qǐng)人)。

5.  復(fù)核、審核人收到借閱申請(qǐng)后,根據(jù)相關(guān)管理制度,審查核對(duì)借閱申請(qǐng)的合規(guī)性,并提出審核意見(jiàn),供批準(zhǔn)人審批時(shí)參考。

6.  批準(zhǔn)人根據(jù)管理需要,批示同意或不同意。

文檔管理系統(tǒng)

7.  承辦人根據(jù)批準(zhǔn)人的批復(fù),對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行相應(yīng)處理,辦理借用手續(xù)。

文檔管理系統(tǒng)

點(diǎn)擊確認(rèn)提交,將自動(dòng)登記借用情況,辦理借用手續(xù)。

8.  如果是同意借閱電子文檔,文件將作為郵件的附件發(fā)出。

9.  如果是借閱原件或打印(復(fù)印),承辦人可與申請(qǐng)人預(yù)約時(shí)間辦理手續(xù),亦可在郵件中明確約定辦理手續(xù)的時(shí)間。

10. 如果申請(qǐng)借用的是非文檔類,如物品、資產(chǎn)等,借用申請(qǐng)流程中不會(huì)出現(xiàn)借閱電子文檔、原件、復(fù)印(打印)等選項(xiàng),但步驟是相似的。

11. 借用申請(qǐng)人應(yīng)按時(shí)歸還,并輸入借用目的與利用效果,如果因業(yè)務(wù)需要,可辦理一次續(xù)借手續(xù)。

文檔管理系統(tǒng)

因故不能歸還,是指因各種原因造成借用件損壞、丟失等時(shí),應(yīng)說(shuō)明原因,點(diǎn)擊確認(rèn)提交后等待處理。

對(duì)于借用電子文檔,在這里點(diǎn)擊確認(rèn)提交按鈕即視為自動(dòng)歸還,但對(duì)于原件和實(shí)物,則應(yīng)在確認(rèn)提交后,將原件或?qū)嵨餁w還承辦人,并經(jīng)承辦人確認(rèn)手續(xù)才算完畢。

以上就是會(huì)博通文檔管理系統(tǒng)借用申請(qǐng)的兩種方式,希望對(duì)你有幫助,更多文檔管理應(yīng)用小技巧,回應(yīng)跟我們留言進(jìn)行溝通、交流。


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