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文檔管理系統(tǒng)這2種借用申請(qǐng)方式，讓文書(shū)工作更高效！
2022/7/1 0:00:00 來(lái)源： 作者：小博 瀏覽量： 698
會(huì)博通文檔管理系統(tǒng)，提供了兩種方式的借用申請(qǐng)。
一種是在信息列表區(qū)選擇一條信息后，功能工具條上的發(fā)送–借用申請(qǐng)菜單，以及屬性頁(yè)面中導(dǎo)航條上的發(fā)送-借用申請(qǐng)菜單。這種方式，不但適合于文件、資料、圖書(shū)等文檔類信息的借用，也適合于資產(chǎn)、物品的借用。
另一種方法是，在列表顯示區(qū)選擇一條或多條信息，然后，再點(diǎn)擊收納盒，可一次借用多份文件，這種方式，一次可以借用一批文件資料，即批量借用申請(qǐng)。
另外，系統(tǒng)還提供了一個(gè)專門(mén)用于文檔管理部門(mén)的借閱與歸還模塊，供文檔管理人員辦理借閱與歸還手續(xù)。
01單條目借用申請(qǐng)
對(duì)于文檔信息，在以下兩種情況下可使用借用申請(qǐng)功能：
1)當(dāng)只有條目閱讀權(quán)，但需要查看信息的內(nèi)容時(shí)，可發(fā)起借閱申請(qǐng)流程，申請(qǐng)借閱電子文檔或紙質(zhì)原文。
2)當(dāng)需要借閱信息的原文時(shí)，可在網(wǎng)上申請(qǐng)并預(yù)約借閱時(shí)間。
3)需要借用的信息對(duì)象是文檔以外的實(shí)物時(shí)，如資產(chǎn)、物品等，可以采用此方法提前申請(qǐng)預(yù)約辦理借用手續(xù)的時(shí)間。
借用申請(qǐng)實(shí)際上是一種特殊的流程郵件。在信息的列表顯示區(qū)，將光標(biāo)移到準(zhǔn)備借用條目的多選框上，點(diǎn)擊左鍵使多選框處于選中狀態(tài)，然后，選擇功能工具條上的發(fā)送–借用申請(qǐng)菜單項(xiàng)，即出現(xiàn)以下窗口：
02批量借用申請(qǐng)
批量借用申請(qǐng)，是通過(guò)收納盒來(lái)實(shí)現(xiàn)的。通過(guò)復(fù)選框，選中一條以上的信息，即會(huì)在右下角出現(xiàn)收納盒：
收納盒可跨頁(yè)和跨類目收納信息。點(diǎn)擊收納盒圖標(biāo)，即會(huì)列表顯示收納盒中的信息：
可點(diǎn)擊移出按鈕，將不需要借用的條目從收納盒中移除，選中要借用的條目，然后，點(diǎn)擊借用申請(qǐng)按鈕，即列出借用列表：
此時(shí)，仍可根據(jù)需要對(duì)借用內(nèi)容進(jìn)行選擇，然后，點(diǎn)擊發(fā)起申請(qǐng)，則進(jìn)入流程郵件處理單。批量借用的流程郵件處理單，除了借用文件清單會(huì)列出多份文件外，其它的內(nèi)容，與單條目借用是一致的。
借用申請(qǐng)流程的相關(guān)說(shuō)明
1. 每一種信息種類的借用申請(qǐng)都可指定一個(gè)流程模板供套用，當(dāng)指定了流程模板時(shí)，發(fā)送借用申請(qǐng)時(shí)就會(huì)自動(dòng)套用該模板。
2. 當(dāng)信息種類沒(méi)有設(shè)定借用申請(qǐng)的流程模板時(shí)，該信息種類可以通過(guò)系統(tǒng)參數(shù)指定批準(zhǔn)人。
3. 如果借用的是文檔類信息，還可以按文檔的密級(jí)設(shè)定不同的批準(zhǔn)人。
4. 以上設(shè)置都是通過(guò)系統(tǒng)參數(shù)設(shè)定來(lái)實(shí)現(xiàn)的，當(dāng)沒(méi)有設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)參數(shù)時(shí)，將自動(dòng)形成借閱申請(qǐng)流程，其流程為：申請(qǐng)（提交申請(qǐng)）-復(fù)核（申請(qǐng)人的主管）-審核（對(duì)應(yīng)的信息對(duì)象的業(yè)務(wù)管理員的直接主管）-批準(zhǔn)（指定的批準(zhǔn)人，或類型管理員，或系統(tǒng)管理員，對(duì)于文檔類信息，可根據(jù)密級(jí)設(shè)定批準(zhǔn)人）-承辦（業(yè)務(wù)管理員）-閱讀（申請(qǐng)人）。
5. 復(fù)核、審核人收到借閱申請(qǐng)后，根據(jù)相關(guān)管理制度，審查核對(duì)借閱申請(qǐng)的合規(guī)性，并提出審核意見(jiàn)，供批準(zhǔn)人審批時(shí)參考。
6. 批準(zhǔn)人根據(jù)管理需要，批示同意或不同意。
7. 承辦人根據(jù)批準(zhǔn)人的批復(fù)，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行相應(yīng)處理，辦理借用手續(xù)。
點(diǎn)擊確認(rèn)提交，將自動(dòng)登記借用情況，辦理借用手續(xù)。
8. 如果是同意借閱電子文檔，文件將作為郵件的附件發(fā)出。
9. 如果是借閱原件或打印（復(fù)印），承辦人可與申請(qǐng)人預(yù)約時(shí)間辦理手續(xù)，亦可在郵件中明確約定辦理手續(xù)的時(shí)間。
10. 如果申請(qǐng)借用的是非文檔類，如物品、資產(chǎn)等，借用申請(qǐng)流程中不會(huì)出現(xiàn)借閱電子文檔、原件、復(fù)印（打印）等選項(xiàng)，但步驟是相似的。
11. 借用申請(qǐng)人應(yīng)按時(shí)歸還，并輸入借用目的與利用效果，如果因業(yè)務(wù)需要，可辦理一次續(xù)借手續(xù)。
因故不能歸還，是指因各種原因造成借用件損壞、丟失等時(shí)，應(yīng)說(shuō)明原因，點(diǎn)擊確認(rèn)提交后等待處理。
對(duì)于借用電子文檔，在這里點(diǎn)擊確認(rèn)提交按鈕即視為自動(dòng)歸還，但對(duì)于原件和實(shí)物，則應(yīng)在確認(rèn)提交后，將原件或?qū)嵨餁w還承辦人，并經(jīng)承辦人確認(rèn)手續(xù)才算完畢。
一種是在信息列表區(qū)選擇一條信息后，功能工具條上的發(fā)送–借用申請(qǐng)菜單，以及屬性頁(yè)面中導(dǎo)航條上的發(fā)送-借用申請(qǐng)菜單。這種方式，不但適合于文件、資料、圖書(shū)等文檔類信息的借用，也適合于資產(chǎn)、物品的借用。
另一種方法是，在列表顯示區(qū)選擇一條或多條信息，然后，再點(diǎn)擊收納盒，可一次借用多份文件，這種方式，一次可以借用一批文件資料，即批量借用申請(qǐng)。
另外，系統(tǒng)還提供了一個(gè)專門(mén)用于文檔管理部門(mén)的借閱與歸還模塊，供文檔管理人員辦理借閱與歸還手續(xù)。
01單條目借用申請(qǐng)
對(duì)于文檔信息，在以下兩種情況下可使用借用申請(qǐng)功能：
1)當(dāng)只有條目閱讀權(quán)，但需要查看信息的內(nèi)容時(shí)，可發(fā)起借閱申請(qǐng)流程，申請(qǐng)借閱電子文檔或紙質(zhì)原文。
2)當(dāng)需要借閱信息的原文時(shí)，可在網(wǎng)上申請(qǐng)并預(yù)約借閱時(shí)間。
3)需要借用的信息對(duì)象是文檔以外的實(shí)物時(shí)，如資產(chǎn)、物品等，可以采用此方法提前申請(qǐng)預(yù)約辦理借用手續(xù)的時(shí)間。
借用申請(qǐng)實(shí)際上是一種特殊的流程郵件。在信息的列表顯示區(qū)，將光標(biāo)移到準(zhǔn)備借用條目的多選框上，點(diǎn)擊左鍵使多選框處于選中狀態(tài)，然后，選擇功能工具條上的發(fā)送–借用申請(qǐng)菜單項(xiàng)，即出現(xiàn)以下窗口：
確定好申請(qǐng)內(nèi)容后，按提交按鈕，即可將借用申請(qǐng)發(fā)出。
02批量借用申請(qǐng)
批量借用申請(qǐng)，是通過(guò)收納盒來(lái)實(shí)現(xiàn)的。通過(guò)復(fù)選框，選中一條以上的信息，即會(huì)在右下角出現(xiàn)收納盒：
收納盒可跨頁(yè)和跨類目收納信息。點(diǎn)擊收納盒圖標(biāo)，即會(huì)列表顯示收納盒中的信息：
可點(diǎn)擊移出按鈕，將不需要借用的條目從收納盒中移除，選中要借用的條目，然后，點(diǎn)擊借用申請(qǐng)按鈕，即列出借用列表：
此時(shí)，仍可根據(jù)需要對(duì)借用內(nèi)容進(jìn)行選擇，然后，點(diǎn)擊發(fā)起申請(qǐng)，則進(jìn)入流程郵件處理單。批量借用的流程郵件處理單，除了借用文件清單會(huì)列出多份文件外，其它的內(nèi)容，與單條目借用是一致的。
借用申請(qǐng)流程的相關(guān)說(shuō)明
1. 每一種信息種類的借用申請(qǐng)都可指定一個(gè)流程模板供套用，當(dāng)指定了流程模板時(shí)，發(fā)送借用申請(qǐng)時(shí)就會(huì)自動(dòng)套用該模板。
2. 當(dāng)信息種類沒(méi)有設(shè)定借用申請(qǐng)的流程模板時(shí)，該信息種類可以通過(guò)系統(tǒng)參數(shù)指定批準(zhǔn)人。
3. 如果借用的是文檔類信息，還可以按文檔的密級(jí)設(shè)定不同的批準(zhǔn)人。
4. 以上設(shè)置都是通過(guò)系統(tǒng)參數(shù)設(shè)定來(lái)實(shí)現(xiàn)的，當(dāng)沒(méi)有設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)參數(shù)時(shí)，將自動(dòng)形成借閱申請(qǐng)流程，其流程為：申請(qǐng)（提交申請(qǐng)）-復(fù)核（申請(qǐng)人的主管）-審核（對(duì)應(yīng)的信息對(duì)象的業(yè)務(wù)管理員的直接主管）-批準(zhǔn)（指定的批準(zhǔn)人，或類型管理員，或系統(tǒng)管理員，對(duì)于文檔類信息，可根據(jù)密級(jí)設(shè)定批準(zhǔn)人）-承辦（業(yè)務(wù)管理員）-閱讀（申請(qǐng)人）。
5. 復(fù)核、審核人收到借閱申請(qǐng)后，根據(jù)相關(guān)管理制度，審查核對(duì)借閱申請(qǐng)的合規(guī)性，并提出審核意見(jiàn)，供批準(zhǔn)人審批時(shí)參考。
6. 批準(zhǔn)人根據(jù)管理需要，批示同意或不同意。
7. 承辦人根據(jù)批準(zhǔn)人的批復(fù)，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行相應(yīng)處理，辦理借用手續(xù)。
點(diǎn)擊確認(rèn)提交，將自動(dòng)登記借用情況，辦理借用手續(xù)。
8. 如果是同意借閱電子文檔，文件將作為郵件的附件發(fā)出。
9. 如果是借閱原件或打印（復(fù)印），承辦人可與申請(qǐng)人預(yù)約時(shí)間辦理手續(xù)，亦可在郵件中明確約定辦理手續(xù)的時(shí)間。
10. 如果申請(qǐng)借用的是非文檔類，如物品、資產(chǎn)等，借用申請(qǐng)流程中不會(huì)出現(xiàn)借閱電子文檔、原件、復(fù)印（打印）等選項(xiàng)，但步驟是相似的。
11. 借用申請(qǐng)人應(yīng)按時(shí)歸還，并輸入借用目的與利用效果，如果因業(yè)務(wù)需要，可辦理一次續(xù)借手續(xù)。
因故不能歸還，是指因各種原因造成借用件損壞、丟失等時(shí)，應(yīng)說(shuō)明原因，點(diǎn)擊確認(rèn)提交后等待處理。
對(duì)于借用電子文檔，在這里點(diǎn)擊確認(rèn)提交按鈕即視為自動(dòng)歸還，但對(duì)于原件和實(shí)物，則應(yīng)在確認(rèn)提交后，將原件或?qū)嵨餁w還承辦人，并經(jīng)承辦人確認(rèn)手續(xù)才算完畢。
以上就是會(huì)博通文檔管理系統(tǒng)借用申請(qǐng)的兩種方式，希望對(duì)你有幫助，更多文檔管理應(yīng)用小技巧，回應(yīng)跟我們留言進(jìn)行溝通、交流。
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