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文檔管理系統(tǒng)這2種借用申請方式,讓文書工作更高效!

2022/7/1 0:00:00       來源:        作者:小博       瀏覽量:  698

會博通文檔管理系統(tǒng),提供了兩種方式的借用申請。

文檔管理系統(tǒng)

一種是在信息列表區(qū)選擇一條信息后,功能工具條上的發(fā)送–借用申請菜單,以及屬性頁面中導(dǎo)航條上的發(fā)送-借用申請菜單。這種方式,不但適合于文件、資料、圖書等文檔類信息的借用,也適合于資產(chǎn)、物品的借用。

另一種方法是,在列表顯示區(qū)選擇一條或多條信息,然后,再點擊收納盒,可一次借用多份文件,這種方式,一次可以借用一批文件資料,即批量借用申請。

另外,系統(tǒng)還提供了一個專門用于文檔管理部門的借閱與歸還模塊,供文檔管理人員辦理借閱與歸還手續(xù)。

01單條目借用申請

對于文檔信息,在以下兩種情況下可使用借用申請功能:

1)當(dāng)只有條目閱讀權(quán),但需要查看信息的內(nèi)容時,可發(fā)起借閱申請流程,申請借閱電子文檔或紙質(zhì)原文。

2)當(dāng)需要借閱信息的原文時,可在網(wǎng)上申請并預(yù)約借閱時間。

3)需要借用的信息對象是文檔以外的實物時,如資產(chǎn)、物品等,可以采用此方法提前申請預(yù)約辦理借用手續(xù)的時間。

借用申請實際上是一種特殊的流程郵件。在信息的列表顯示區(qū),將光標(biāo)移到準(zhǔn)備借用條目的多選框上,點擊左鍵使多選框處于選中狀態(tài),然后,選擇功能工具條上的發(fā)送–借用申請菜單項,即出現(xiàn)以下窗口:


文檔管理系統(tǒng)


確定好申請內(nèi)容后,按提交按鈕,即可將借用申請發(fā)出。


02批量借用申請

批量借用申請,是通過收納盒來實現(xiàn)的。通過復(fù)選框,選中一條以上的信息,即會在右下角出現(xiàn)收納盒:

文檔管理系統(tǒng)

收納盒可跨頁和跨類目收納信息。點擊收納盒圖標(biāo),即會列表顯示收納盒中的信息:

文檔管理系統(tǒng)

可點擊移出按鈕,將不需要借用的條目從收納盒中移除,選中要借用的條目,然后,點擊借用申請按鈕,即列出借用列表:

文檔管理系統(tǒng)

此時,仍可根據(jù)需要對借用內(nèi)容進行選擇,然后,點擊發(fā)起申請,則進入流程郵件處理單。批量借用的流程郵件處理單,除了借用文件清單會列出多份文件外,其它的內(nèi)容,與單條目借用是一致的。

借用申請流程的相關(guān)說明

1.  每一種信息種類的借用申請都可指定一個流程模板供套用,當(dāng)指定了流程模板時,發(fā)送借用申請時就會自動套用該模板。

2.  當(dāng)信息種類沒有設(shè)定借用申請的流程模板時,該信息種類可以通過系統(tǒng)參數(shù)指定批準(zhǔn)人。

3.  如果借用的是文檔類信息,還可以按文檔的密級設(shè)定不同的批準(zhǔn)人。

4.  以上設(shè)置都是通過系統(tǒng)參數(shù)設(shè)定來實現(xiàn)的,當(dāng)沒有設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)參數(shù)時,將自動形成借閱申請流程,其流程為:申請(提交申請)-復(fù)核(申請人的主管)-審核(對應(yīng)的信息對象的業(yè)務(wù)管理員的直接主管)-批準(zhǔn)(指定的批準(zhǔn)人,或類型管理員,或系統(tǒng)管理員,對于文檔類信息,可根據(jù)密級設(shè)定批準(zhǔn)人)-承辦(業(yè)務(wù)管理員)-閱讀(申請人)。

5.  復(fù)核、審核人收到借閱申請后,根據(jù)相關(guān)管理制度,審查核對借閱申請的合規(guī)性,并提出審核意見,供批準(zhǔn)人審批時參考。

6.  批準(zhǔn)人根據(jù)管理需要,批示同意或不同意。

文檔管理系統(tǒng)

7.  承辦人根據(jù)批準(zhǔn)人的批復(fù),對借閱申請進行相應(yīng)處理,辦理借用手續(xù)。

文檔管理系統(tǒng)

點擊確認提交,將自動登記借用情況,辦理借用手續(xù)。

8.  如果是同意借閱電子文檔,文件將作為郵件的附件發(fā)出。

9.  如果是借閱原件或打印(復(fù)印),承辦人可與申請人預(yù)約時間辦理手續(xù),亦可在郵件中明確約定辦理手續(xù)的時間。

10. 如果申請借用的是非文檔類,如物品、資產(chǎn)等,借用申請流程中不會出現(xiàn)借閱電子文檔、原件、復(fù)印(打印)等選項,但步驟是相似的。

11. 借用申請人應(yīng)按時歸還,并輸入借用目的與利用效果,如果因業(yè)務(wù)需要,可辦理一次續(xù)借手續(xù)。

文檔管理系統(tǒng)

因故不能歸還,是指因各種原因造成借用件損壞、丟失等時,應(yīng)說明原因,點擊確認提交后等待處理。

對于借用電子文檔,在這里點擊確認提交按鈕即視為自動歸還,但對于原件和實物,則應(yīng)在確認提交后,將原件或?qū)嵨餁w還承辦人,并經(jīng)承辦人確認手續(xù)才算完畢。

以上就是會博通文檔管理系統(tǒng)借用申請的兩種方式,希望對你有幫助,更多文檔管理應(yīng)用小技巧,回應(yīng)跟我們留言進行溝通、交流。


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