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文檔管理系統(tǒng)這2種借用申請方式，讓文書工作更高效！
2022/7/1 0:00:00 來源： 作者：小博 瀏覽量： 698
會博通文檔管理系統(tǒng)，提供了兩種方式的借用申請。
一種是在信息列表區(qū)選擇一條信息后，功能工具條上的發(fā)送–借用申請菜單，以及屬性頁面中導(dǎo)航條上的發(fā)送-借用申請菜單。這種方式，不但適合于文件、資料、圖書等文檔類信息的借用，也適合于資產(chǎn)、物品的借用。
另一種方法是，在列表顯示區(qū)選擇一條或多條信息，然后，再點擊收納盒，可一次借用多份文件，這種方式，一次可以借用一批文件資料，即批量借用申請。
另外，系統(tǒng)還提供了一個專門用于文檔管理部門的借閱與歸還模塊，供文檔管理人員辦理借閱與歸還手續(xù)。
01單條目借用申請
對于文檔信息，在以下兩種情況下可使用借用申請功能：
1)當(dāng)只有條目閱讀權(quán)，但需要查看信息的內(nèi)容時，可發(fā)起借閱申請流程，申請借閱電子文檔或紙質(zhì)原文。
2)當(dāng)需要借閱信息的原文時，可在網(wǎng)上申請并預(yù)約借閱時間。
3)需要借用的信息對象是文檔以外的實物時，如資產(chǎn)、物品等，可以采用此方法提前申請預(yù)約辦理借用手續(xù)的時間。
借用申請實際上是一種特殊的流程郵件。在信息的列表顯示區(qū)，將光標(biāo)移到準(zhǔn)備借用條目的多選框上，點擊左鍵使多選框處于選中狀態(tài)，然后，選擇功能工具條上的發(fā)送–借用申請菜單項，即出現(xiàn)以下窗口：
02批量借用申請
批量借用申請，是通過收納盒來實現(xiàn)的。通過復(fù)選框，選中一條以上的信息，即會在右下角出現(xiàn)收納盒：
收納盒可跨頁和跨類目收納信息。點擊收納盒圖標(biāo)，即會列表顯示收納盒中的信息：
可點擊移出按鈕，將不需要借用的條目從收納盒中移除，選中要借用的條目，然后，點擊借用申請按鈕，即列出借用列表：
此時，仍可根據(jù)需要對借用內(nèi)容進行選擇，然后，點擊發(fā)起申請，則進入流程郵件處理單。批量借用的流程郵件處理單，除了借用文件清單會列出多份文件外，其它的內(nèi)容，與單條目借用是一致的。
借用申請流程的相關(guān)說明
1. 每一種信息種類的借用申請都可指定一個流程模板供套用，當(dāng)指定了流程模板時，發(fā)送借用申請時就會自動套用該模板。
2. 當(dāng)信息種類沒有設(shè)定借用申請的流程模板時，該信息種類可以通過系統(tǒng)參數(shù)指定批準(zhǔn)人。
3. 如果借用的是文檔類信息，還可以按文檔的密級設(shè)定不同的批準(zhǔn)人。
4. 以上設(shè)置都是通過系統(tǒng)參數(shù)設(shè)定來實現(xiàn)的，當(dāng)沒有設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)參數(shù)時，將自動形成借閱申請流程，其流程為：申請（提交申請）-復(fù)核（申請人的主管）-審核（對應(yīng)的信息對象的業(yè)務(wù)管理員的直接主管）-批準(zhǔn)（指定的批準(zhǔn)人，或類型管理員，或系統(tǒng)管理員，對于文檔類信息，可根據(jù)密級設(shè)定批準(zhǔn)人）-承辦（業(yè)務(wù)管理員）-閱讀（申請人）。
5. 復(fù)核、審核人收到借閱申請后，根據(jù)相關(guān)管理制度，審查核對借閱申請的合規(guī)性，并提出審核意見，供批準(zhǔn)人審批時參考。
6. 批準(zhǔn)人根據(jù)管理需要，批示同意或不同意。
7. 承辦人根據(jù)批準(zhǔn)人的批復(fù)，對借閱申請進行相應(yīng)處理，辦理借用手續(xù)。
點擊確認提交，將自動登記借用情況，辦理借用手續(xù)。
8. 如果是同意借閱電子文檔，文件將作為郵件的附件發(fā)出。
9. 如果是借閱原件或打印（復(fù)印），承辦人可與申請人預(yù)約時間辦理手續(xù)，亦可在郵件中明確約定辦理手續(xù)的時間。
10. 如果申請借用的是非文檔類，如物品、資產(chǎn)等，借用申請流程中不會出現(xiàn)借閱電子文檔、原件、復(fù)印（打印）等選項，但步驟是相似的。
11. 借用申請人應(yīng)按時歸還，并輸入借用目的與利用效果，如果因業(yè)務(wù)需要，可辦理一次續(xù)借手續(xù)。
因故不能歸還，是指因各種原因造成借用件損壞、丟失等時，應(yīng)說明原因，點擊確認提交后等待處理。
對于借用電子文檔，在這里點擊確認提交按鈕即視為自動歸還，但對于原件和實物，則應(yīng)在確認提交后，將原件或?qū)嵨餁w還承辦人，并經(jīng)承辦人確認手續(xù)才算完畢。
一種是在信息列表區(qū)選擇一條信息后，功能工具條上的發(fā)送–借用申請菜單，以及屬性頁面中導(dǎo)航條上的發(fā)送-借用申請菜單。這種方式，不但適合于文件、資料、圖書等文檔類信息的借用，也適合于資產(chǎn)、物品的借用。
另一種方法是，在列表顯示區(qū)選擇一條或多條信息，然后，再點擊收納盒，可一次借用多份文件，這種方式，一次可以借用一批文件資料，即批量借用申請。
另外，系統(tǒng)還提供了一個專門用于文檔管理部門的借閱與歸還模塊，供文檔管理人員辦理借閱與歸還手續(xù)。
01單條目借用申請
對于文檔信息，在以下兩種情況下可使用借用申請功能：
1)當(dāng)只有條目閱讀權(quán)，但需要查看信息的內(nèi)容時，可發(fā)起借閱申請流程，申請借閱電子文檔或紙質(zhì)原文。
2)當(dāng)需要借閱信息的原文時，可在網(wǎng)上申請并預(yù)約借閱時間。
3)需要借用的信息對象是文檔以外的實物時，如資產(chǎn)、物品等，可以采用此方法提前申請預(yù)約辦理借用手續(xù)的時間。
借用申請實際上是一種特殊的流程郵件。在信息的列表顯示區(qū)，將光標(biāo)移到準(zhǔn)備借用條目的多選框上，點擊左鍵使多選框處于選中狀態(tài)，然后，選擇功能工具條上的發(fā)送–借用申請菜單項，即出現(xiàn)以下窗口：
確定好申請內(nèi)容后，按提交按鈕，即可將借用申請發(fā)出。
02批量借用申請
批量借用申請，是通過收納盒來實現(xiàn)的。通過復(fù)選框，選中一條以上的信息，即會在右下角出現(xiàn)收納盒：
收納盒可跨頁和跨類目收納信息。點擊收納盒圖標(biāo)，即會列表顯示收納盒中的信息：
可點擊移出按鈕，將不需要借用的條目從收納盒中移除，選中要借用的條目，然后，點擊借用申請按鈕，即列出借用列表：
此時，仍可根據(jù)需要對借用內(nèi)容進行選擇，然后，點擊發(fā)起申請，則進入流程郵件處理單。批量借用的流程郵件處理單，除了借用文件清單會列出多份文件外，其它的內(nèi)容，與單條目借用是一致的。
借用申請流程的相關(guān)說明
1. 每一種信息種類的借用申請都可指定一個流程模板供套用，當(dāng)指定了流程模板時，發(fā)送借用申請時就會自動套用該模板。
2. 當(dāng)信息種類沒有設(shè)定借用申請的流程模板時，該信息種類可以通過系統(tǒng)參數(shù)指定批準(zhǔn)人。
3. 如果借用的是文檔類信息，還可以按文檔的密級設(shè)定不同的批準(zhǔn)人。
4. 以上設(shè)置都是通過系統(tǒng)參數(shù)設(shè)定來實現(xiàn)的，當(dāng)沒有設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)參數(shù)時，將自動形成借閱申請流程，其流程為：申請（提交申請）-復(fù)核（申請人的主管）-審核（對應(yīng)的信息對象的業(yè)務(wù)管理員的直接主管）-批準(zhǔn)（指定的批準(zhǔn)人，或類型管理員，或系統(tǒng)管理員，對于文檔類信息，可根據(jù)密級設(shè)定批準(zhǔn)人）-承辦（業(yè)務(wù)管理員）-閱讀（申請人）。
5. 復(fù)核、審核人收到借閱申請后，根據(jù)相關(guān)管理制度，審查核對借閱申請的合規(guī)性，并提出審核意見，供批準(zhǔn)人審批時參考。
6. 批準(zhǔn)人根據(jù)管理需要，批示同意或不同意。
7. 承辦人根據(jù)批準(zhǔn)人的批復(fù)，對借閱申請進行相應(yīng)處理，辦理借用手續(xù)。
點擊確認提交，將自動登記借用情況，辦理借用手續(xù)。
8. 如果是同意借閱電子文檔，文件將作為郵件的附件發(fā)出。
9. 如果是借閱原件或打印（復(fù)印），承辦人可與申請人預(yù)約時間辦理手續(xù)，亦可在郵件中明確約定辦理手續(xù)的時間。
10. 如果申請借用的是非文檔類，如物品、資產(chǎn)等，借用申請流程中不會出現(xiàn)借閱電子文檔、原件、復(fù)印（打印）等選項，但步驟是相似的。
11. 借用申請人應(yīng)按時歸還，并輸入借用目的與利用效果，如果因業(yè)務(wù)需要，可辦理一次續(xù)借手續(xù)。
因故不能歸還，是指因各種原因造成借用件損壞、丟失等時，應(yīng)說明原因，點擊確認提交后等待處理。
對于借用電子文檔，在這里點擊確認提交按鈕即視為自動歸還，但對于原件和實物，則應(yīng)在確認提交后，將原件或?qū)嵨餁w還承辦人，并經(jīng)承辦人確認手續(xù)才算完畢。
以上就是會博通文檔管理系統(tǒng)借用申請的兩種方式，希望對你有幫助，更多文檔管理應(yīng)用小技巧，回應(yīng)跟我們留言進行溝通、交流。
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