一、現狀問題

    由于檔案管理其數量巨大、繁復性、特殊性、重要性、歷史性、真實性等特征，讓許多企事業單位在這部分的管理明顯跟不上現代信息化發展水平，因此圖文檔案管理系統目前需求將會增大。傳統的檔案管理主要痛點表現的問題如下：

    1、檔案管理出現了無序化、凌亂、不標準

    2、檔案管理員日常工作量巨大

    3、檢索費時間，檔案利用困難

    4、未達成企業信息化帶來的無紙化歸檔要求

    5、未按當地檔案管理國家需求標準

    在辦公信息化發展起來后，很多企業、單位的所有辦公流程、郵件、收發文、公文、公告等重要業務，全部實現無紙化辦公存儲。其中重要的公文、流程、收發文等，按照企業管理規則，全部需要歸檔保存；還有OA系統中流轉傳遞的種種重要郵件、文檔、公告等，也有歸檔的需求。個人空間有限（100-200M），很難滿足企業、單位內部的所有郵件、流程、圖文、公文的永久保存的。所以在此情況下，重要文件的歸檔管理需求，顯得更加突出。

    所以讓企業重要的信息文檔安全保存，方便檢索、可再利用，是檔案管理信息化必須要解決的問題。

二、圖文檔案管理系統設計目標

    建設高效規范的企業檔案信息管理系統，是提高企業管理信息化水平、促進企業發展的重要基礎之一。檔案信息系統建設目標是：

1、實現所有檔案管理工作信息化

    會博通圖文檔案管理系統功能可以滿足檔案收集、整理、歸檔、管理、利用、檢索、審批、查閱、銷毀等整個檔案全生命周期的管理，代替了以前檔案信息的人工分檢與人工查閱。盡最大可能做到將所有資料電子化、信息化、數字化管理。

2、實現企業OA系統并行安全歸檔

    建設OA協同辦公系統中的圖文檔案管理系統，實現企業OA辦公平臺中幾乎所有重要工作內容的及時歸檔和管理。保證OA系統負載均衡，輕負擔運行，同時也保證企業無紙化辦公中，重要流程、公文、文檔的科學企業管理。

3、提升企業檔案管理水平，加快檢索再利用速度

    企業檔案不僅是企業發展的寶貴歷史和財富，也是未來產品更新換代、科技探索進步、制度變更完善的重要資料庫，為一代代企業管理、技術、應用人員提供著無限的資源和支持。所以為滿足企業日益加快的發展速度，必須重視檔案信息化管理，提升企業重要產品、科技、文件、制度等文檔資料的檢索、查閱、再利用的速度。建立完善的企業重要資料檔案庫，實現所有檔案的電子化、信息化管理、雙線管理，通過先進的檢索工具，實現企業資料的快速查閱、科學變更、及時積累的功能。為企業發展帶來便利。

4、提高企業檔案管理安全管理水平

    所有檔案信息化管理，采用雙線備份、實現企業檔案資料線下紙質、線上電子存檔的雙線管理，幫助企業將重要的產品技術、科技信息、項目成果、工程資料盡最大可能實現電子化、代碼化管理，線下線上相結合。保證這些重要資料的安全保存和管理。

三、圖文檔案管理系統功能架構

    圖文檔案管理系統架構就是根據真實實踐需求來“及時歸檔、合理分類、規范整理、安全保管、方便利用”的設計原則，將系統分為采集、管理、利用、注銷4大部分。如下圖：

檔案信息管理系統整體功能架構圖

四、檔案信息管理系統技術架構設計

1、存儲方式設計

    在圖文檔案管理系統中用戶可對文件進行同步歸檔，可以極大節省了用戶審核、手工收集的麻煩。

    眾多圖文文件在被采集歸檔管理時，就會被同步復制到檔案數據庫中進行數據保存，用戶可以在系統上重新分類保存。而檔案數據庫對文件、電子化內容的保管，安全級別更高，實行全庫歸檔模式運行。非自然災害情況下，以上內容信息要求必須安全保存，不可損壞、丟失。

圖文檔案管理系統存儲方式設計

2、存儲內容設計

    圖文檔案管理系統采用矩陣列表設計，不但能夠方便存儲普通文檔、圖文類資料，還可存儲音頻、視頻、鏈接等各類多媒體素材資料。數據庫可以保證大容量、多媒體電子檔案的安全、穩定存儲與查閱、借閱。做到管理不損耗、安全保存、不丟失。

3、圖文檔案管理系統功能設計

    圖文檔案管理系統依據企業檔案管理流程，分為信息收錄、檔案整理（四性檢測）、檔案管理、檔案利用、注銷等多種功能模塊，可以完整實現檔案生命周期管理，實現檔案信息數字化管理建設。

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