根據(jù)國家政策鼓勵企業(yè)推動企業(yè)會計憑證電子化、無紙化,但是當(dāng)下階段很多企業(yè)還是存在大量紙質(zhì)單據(jù)需要處理,針對當(dāng)下“紙電混合”的特殊時期,E檔案在行業(yè)內(nèi)首次提出財務(wù)檔案管理系統(tǒng)中的“分類存儲”解決方案,免去憑證裝訂工作,大幅提升歸檔效率,同時還可以通過掃碼槍、線上進(jìn)行電子檔案與紙質(zhì)檔案快速裝盒、上架和庫位調(diào)整,并且還能清晰記錄紙質(zhì)檔案存放位置,方便企業(yè)隨時調(diào)閱紙質(zhì)檔案。
會博通財務(wù)檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計是秉承開放、適用原則,要求系統(tǒng)具有開放與可擴(kuò)展的體系架構(gòu),滿足各級各類企業(yè)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)應(yīng)用與未來發(fā)展的需求。財務(wù)檔案管理系統(tǒng)功能的框架結(jié)構(gòu)設(shè)計以國家各省地級市企業(yè)開展電子檔案管理職能為基準(zhǔn),以電子檔案管理業(yè)務(wù)的工作流程為主線,其中包括了總則、系統(tǒng)總體要求、檔案接收、檔案整理、檔案保存、檔案利用、檔案統(tǒng)計、系統(tǒng)管理與附則內(nèi)容。
財務(wù)檔案管理做到下面基本要求:
1、確保電子財務(wù)檔案的真實
2、確保電子檔案的準(zhǔn)確、完整、可用
3、確保電子檔案管理的安全
會博通財務(wù)檔案管理系統(tǒng)線上線下一體化管理
對于企業(yè)、單位需要紙質(zhì)歸檔的部分,財務(wù)檔案管理系統(tǒng)可以結(jié)合線上與線下工作業(yè)務(wù),滿足線上數(shù)據(jù)與線下數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)勾稽,實現(xiàn)財務(wù)檔案線上線下一體化管理。而對于已支持電子化歸檔數(shù)據(jù)部分實現(xiàn)自動歸檔,財務(wù)檔案借閱、移交、銷毀全線上管理。
會博通財務(wù)檔案管理系統(tǒng)支持線上通過影像、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、核算系統(tǒng)的高效集成,按匹配規(guī)則自動關(guān)聯(lián)相關(guān),線下通過二維碼方式實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)數(shù)據(jù)的自動關(guān)聯(lián),實現(xiàn)線上線下一體化歸檔。并且可以將原有檔案借閱、移交、銷毀等處理動作實現(xiàn)線上化管理。通過審批流形式處理借閱、移交銷毀動作。
對于數(shù)據(jù)安全性,會博通電子財務(wù)檔案管理系統(tǒng)也將從以下方面出發(fā),全面保護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)安全:
1、集成日志
全面的電子財務(wù)檔案管理,是建立在多系統(tǒng)集成的模式下,而這個過程中系統(tǒng)間集成監(jiān)控將成為必不可少的安全管控手段。會博通電子財務(wù)檔案管理系統(tǒng)擁有可自主查詢接口集成情況的通道,并且能清晰的查看相應(yīng)交互文件用來保證數(shù)據(jù)的完整性。
2、流程監(jiān)控
發(fā)票電子化的趨勢之下,很多企業(yè)的報銷入賬也將全面實行線上化處理模式。而為了數(shù)據(jù)的安全以及檔案全生命周期管理的要求,會博通電子財務(wù)檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的全流程展示。例如電子發(fā)票開具場景,從電子發(fā)票開具發(fā)起的系統(tǒng)與時間,到發(fā)票入賬審核的系統(tǒng)和時間,再到相應(yīng)的核算入賬系統(tǒng)和時間,最后歸檔時間的全生命周期展示。
3、水印機(jī)制
同時為了防止財務(wù)電子數(shù)據(jù)被隨意的篡改或替換,可以針對每一個文件提供的定義的水印防護(hù)機(jī)制,就如按歸檔日期、歸檔主體、歸檔處理人、公司文本、logo等顯示。從而保障檔案管理過程中數(shù)據(jù)安全性。
4、備份機(jī)制
對于由于不可控的意外事故、自然災(zāi)害等原因可能發(fā)生數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險,會博通檔案管理系統(tǒng)也提供雙擊熱備和異地災(zāi)備兩種備份管控機(jī)制,充分保障電子檔案數(shù)據(jù)完整、可用性。
5、簽章管理
通過支持國密算法的簽章服務(wù)提供的加密、簽名等密碼技術(shù),提供檔案系統(tǒng)的保密性、防抵賴性、完整性、可認(rèn)證等安全性和可信性的相關(guān)服務(wù)能力;并符合《中華人民共和國電子簽名法》,《會計檔案管理辦法》以及《電子會計憑證報銷入賬歸檔通知》等相關(guān)法規(guī)的要求。
6、加密版式
會博通財務(wù)檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)PDF版式檔案閱讀服務(wù)、檔案轉(zhuǎn)換遷移服務(wù)、驗證電子簽章/簽名服務(wù)等。閱讀管理除提供基本的PDF版式閱讀功能以外,還能進(jìn)一步提高在線閱讀過程中文檔傳輸和閱讀的權(quán)限及安全性,實現(xiàn)對用戶操作的動態(tài)控制與行為審計,全方位立體監(jiān)控用戶閱讀與利用行為;文檔版式轉(zhuǎn)換服務(wù),內(nèi)置多種轉(zhuǎn)換引擎,支持集群配置,可有效應(yīng)對高精度、大數(shù)據(jù)量、高速度、高可靠性要求的文檔轉(zhuǎn)換需求。
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