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檔案數字化管理系統以創建檔案資源大數據中心為核心

2023/3/2 0:00:00       來源:        作者:小通       瀏覽量:  865

    檔案數字化管理系統以創建檔案資源大數據中心為核心,通過會博通檔案數字化管理系統建立統一的數據標準,對檔案收集、鑒別、整理、保管、利用、轉遞、統計、查閱等日常工作進行自動化管理,打造集檔案收、管、存、用于一體的智能檔案數字化管理系統,解決傳統檔案事后管理導致的耗時長、工作量大、易出錯等問題,提高檔案資源的開發與利用效率,實現檔案全生命周期信息化管理。

    檔案數字化管理系統實現檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。檔案內容包括:檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數字化、檔案系統、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成,信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。

 

1、多種門類檔案統一管理

  會博通檔案數字化管理系統不僅能夠管理電子檔案,同時也能通過系統管理傳統的各種載體檔案,包括文件檔案、會計檔案、照片檔案、科技檔案、實物檔案等。

 

2、檔案多維度檢索·3秒可查

  為了方便用戶對檔案的查閱,系統具備了全文檢索的能力,支持對檔案數據及圖片進行查詢,同時也支持通過關鍵字、組織、時間、標簽等進行多維度的條件檢索,可以做到3秒內定位目標檔案。

3、多方式多渠道接收檔案

  檔案管理的收集方式靈活便捷,可以根據客戶的實際情況以全自動或者半自動的方式執行,多種方式、多種渠道可以組合應用。包括流程驅動接收、系統接口互通,手動批量上傳等。

 

4、真實·完整·可用·安全

  文書定提供了針對電子檔案的“四性”檢測功能,檢測完成后會自動生成相應防篡改的數字報告,對檔案的證據特性提供更強力的保障。

 

5、電子檔案的完整歸檔

  OA天然具備電子檔案管理的要素,在工作中以多種方式和渠道自動獲取檔案并自動歸檔,能夠實現電子檔案100%歸檔。同時,在檔案管理過程中融入電子簽能力來保證檔案的唯一性和防篡改。

 

6、檔案門類·鑒定·銷毀全過程管控

  靈活定義檔案門類,鑒定銷毀全過程管控。

 

7、全文檢索·線上借閱

  針對檔案的利用,文書定提供了全文檢索的功能,可以讓用戶快速的找到他想要查看的檔案。

  公開的檔案可以直接自助借閱,有些檔案系統有嚴密的權限控制,允許借閱的,可以直接觸發相應的借閱流程,通過審批后即可借閱。

  會博通檔案數字化管理系統可以設定借閱的時間,時間一到、即可收回權限,可以支持多人同時借閱,讓檔案的價值充分發揮。

 

 

8、一站式的檔案管理門戶

  會博通檔案數字化管理系統為組織建立一站式的檔案管理門戶,統一管理,所有文件可歸檔到一個檔案中心,為不同崗位、不同角色的用戶提供個性化的服務。

 

9、全面適配信創環境

  文書定全面適配從硬件服務器到操作系統、中間件等的全棧信創環境。

 

11、方便集成.可視化配置

  可以通過可視化配置的方式輕松完成與外部異構系統的對接,后臺靈活定義界面、表單、流程、權限、元數據等。讓各個系統中需要歸入檔案系統的相應數據第一時間歸檔。

 

12、數據·行為·日志鎖定

 

  檔案數字化管理系統還可以針對系統內的信息數據、用戶行為、系統日志進行相應的鎖定,從而滿足對內實現可溯可查,對外可以滿足監管、審計等多方面的要求。

 

  會博通檔案數字化管理系統產品全面符合國家的法律法規的要求,覆蓋了檔案管理、保存、利用的全生命周期管理,能夠對各種電子檔案實現100%歸檔管理;具備強大的搜索引擎可以讓檔案的查找更加便捷;實現電子文件防篡改,并且可以第三方存證;能夠方便地通過可視化配置的方式與外部系統集成連通。

 

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