一提到航天行業(yè),是不是覺(jué)得很高科技,技術(shù)很先進(jìn),設(shè)計(jì)的工作內(nèi)容也是很保密的,其實(shí)正如大家心中所想,確實(shí),航天檔案是航天工作正常運(yùn)營(yíng)中不可缺失的重要組成部分,航天檔案包含了眾多主要信息,比如技術(shù)內(nèi)容、人才檔案、財(cái)務(wù)檔案、行政檔案、設(shè)備檔案等,形式多樣,比如圖片、文字、錄音、視頻等。經(jīng)過(guò)了解這樣檔案的重要性不用質(zhì)疑,但是想長(zhǎng)期保存、再高效開(kāi)發(fā)確實(shí)是很多航天企業(yè)機(jī)構(gòu)面臨的問(wèn)題,那么該怎么有什么航天檔案管理解決方案嗎?下面就來(lái)給大家介紹一下航天檔案管理軟件平臺(tái)解決方案,目前眾多航天企業(yè)都在選擇一套檔案管理方案。
首先需要了解航天檔案管理遇到的問(wèn)題:
1、管理員不專業(yè)以及單位內(nèi)部人員無(wú)檔案管理意識(shí),無(wú)專業(yè)培訓(xùn)。
2、檔案文件多,分散,無(wú)法集中統(tǒng)一收集,管理難。
3、檔案種類多,形式多,涉及的部門(mén)多,無(wú)法清晰分類。
4、航天檔案信息保密工作,存在風(fēng)險(xiǎn)高
5、檔案再開(kāi)發(fā)與利用效率低,查找難。
6、海量文檔資料,無(wú)法精準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。
會(huì)博通航天檔案管理軟件平臺(tái)解決方案:
會(huì)博通航天檔案管理系統(tǒng)符合國(guó)家法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,提供文件、文檔、檔案采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫(kù)、利用、編研、注銷等全生命周期管理功能,滿足各行業(yè)需要,集中管理實(shí)體與電子檔案。適合各種形式的檔案管理,比如圖片、各種txt、docx、PTF、TTP、文字、錄音、視頻等等。
一、有序化管理
1、 自定義項(xiàng)目檔案分類與立卷
針對(duì)企業(yè),機(jī)構(gòu)會(huì)涉及眾多部門(mén),不同的部門(mén)的檔案資料也不同,因此按需要不同分類進(jìn)行管理。會(huì)博通航天檔案管理軟件可以根據(jù)部門(mén)性質(zhì),檔案性質(zhì)分門(mén)別類管理,系統(tǒng)中自定義檔案的門(mén)類,并且根據(jù)實(shí)際情況再對(duì)應(yīng)的分類情況下進(jìn)檔案立卷。
2、誰(shuí)錄入誰(shuí)負(fù)責(zé)
在檔案管理中,為了清晰知道誰(shuí)保管這份檔案,避免發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)的事件。會(huì)博通航天檔案管理軟件可以按組織內(nèi)部的管理需要及習(xí)慣,根據(jù)誰(shuí)生產(chǎn),誰(shuí)歸檔原則,授予相關(guān)人員錄入權(quán)限。
3、 自定義檔案的屬性
有的檔案信息屬性都同,可能有些檔案資料屬于設(shè)計(jì)單位的,其屬性可能是誰(shuí)是設(shè)計(jì)者、誰(shuí)是審核者、用途是怎樣等,可能有些檔案資料屬于施工單位的,其屬性可能是誰(shuí)是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、誰(shuí)是實(shí)施者等,這個(gè)時(shí)候,就需要不同的屬性信息來(lái)區(qū)分和管理它們。會(huì)博通就符合這樣的需要,平臺(tái)支持自定義屬性的功能,管理人員想要什么樣的屬性,都可以自定義。
二、規(guī)范化應(yīng)用
1、權(quán)限管理
有些天航檔案關(guān)系到保密性,并不是誰(shuí)都可以看的,但又不得不交給相關(guān)人員查閱并執(zhí)行事項(xiàng),但在平常的管理中,卻很難控制這樣的事情的發(fā)生。
會(huì)博通航天檔案管理系統(tǒng)就可以針對(duì)某單位、某部門(mén)、級(jí)層、分類、某人、某個(gè)文件進(jìn)行限權(quán)管理,比如每一個(gè)分類都可以單獨(dú)設(shè)置權(quán)限,例如那些檔案是機(jī)密,這些檔案進(jìn)行訪問(wèn)權(quán)限的設(shè)置以及操作。這樣一來(lái)就可以對(duì)檔案進(jìn)行閱讀條目與閱讀權(quán)限的區(qū)分。
2、提供搜索平臺(tái)
一個(gè)龐大的工程,它所涉及的項(xiàng)目檔案的數(shù)目也是海量,當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)行到后半段的時(shí)候,管理人員想要找尋之前的項(xiàng)目檔案,可能需要好幾個(gè)管理人員一起,費(fèi)時(shí)費(fèi)力的才能在海量的檔案中找到。會(huì)博通提供權(quán)限下全方位的搜索平臺(tái),例如支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、二次搜索等。
3、 線上、線下相互獨(dú)立與結(jié)合的借還體系
整個(gè)在還項(xiàng)目沒(méi)有進(jìn)行驗(yàn)收之前,幾乎所有的檔案資料都是航天項(xiàng)目進(jìn)展的質(zhì)量有力依據(jù),但在管理過(guò)程中,往往會(huì)出現(xiàn)被借用后,檔案不見(jiàn)的情況出現(xiàn)。
會(huì)博通航天檔案管理系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)化記錄功能,當(dāng)用戶想要使用某個(gè)項(xiàng)目檔案的時(shí)候,可以在平臺(tái)上發(fā)起借用流程,流程同意結(jié)束后,員工可以在線上或線下取用,這時(shí)候系統(tǒng)的后臺(tái),就會(huì)記錄著這次借用的所有信息,例如:借用人、歸還的時(shí)間、用途等,等到歸還時(shí)間,員工沒(méi)有歸還的時(shí)候,平臺(tái)會(huì)出現(xiàn)紅色警告信息,并且平臺(tái)也會(huì)通過(guò)短信、流程代替管理人員智能提醒借閱人。
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