知識學院
數字檔案信息管理系統解決方案
數字檔案信息管理系統解決方案
一、現狀問題
檔案管理基于其工作的重要性、特殊性、繁復性、歷史性、資料量大等特點，傳統的管理方式很明顯已經跟不上現代信息化發展水平。很多企業突出的問題如下：
檔案管理不規范、管理無序化、出現多雜亂。
人工管理紙質檔案工作量巨大，并且易丟失，易泄露。
查閱相應檔案難，無法快速檢索，導致再利用困難。
無法適應企業信息化帶來的無紙化歸檔要求。
隨著企業信息化發展起來后，郵件、辦公流程、公文、收發文、審批、考勤、公告等重要業務都已經實現無紙化辦公存儲。其中重要的公文、流程、收發文等，依照企業、單位的管理規則，那些文檔都是需要歸檔保存；還有OA系統中流轉傳遞的種種重要郵件、文檔、公告等，也有歸檔的需求。個人空間有限，是無法滿足企業、單位的所有郵件、流程、公文的永久保存的。因此，重要文件的歸檔管理需求更顯得突出。
二、檔案信息管理系統設計目標
采用一個高效規范的企業檔案信息管理系統，緊跟時代需求，推動步入企業管理信息化水平、促進企業長遠發展的重要基礎之一，企業、事業單位、政府機構等組織檔案信息管理系統建設目標是：
1、實現檔案信息化管理，提升工作效率。
采用會博通檔案信息管理系統協助完成本單位從文件、文檔、檔案采集、整理、分類、歸檔、管理、檢索、移交、查閱、銷毀等全生命周期的信息化管理業務，取代傳統紙質檔案或分散資料人工分檢與人工查閱。盡最大可能實現所有資料電子化、信息化管理。
2、提升檔案管理利用水平，加快檢索再利用速度
檔案是一個企業、一個組織、一個行業發展的寶貴歷史與財富，也是未來產品更新換代、科技探索進步、制度變更完善的重要資料庫，為一代代企業管理、技術、應用人員提供著無限的資源和支持。所以為滿足企業日益加快的發展速度，必須重視檔案信息化管理，提升企業重要產品、科技、文件、制度等文檔資料的檢索、查閱、再利用的速度。建立完善的企業重要資料檔案庫，實現所有檔案的電子化、信息化管理、雙線管理，通過先進的檢索工具，實現企業資料的快速查閱、科學變更、及時積累的功能。為企業發展帶來便利。
3、提高企業檔案管理安全管理水平
全部檔案信息化管理，采用雙線備份、提高企業檔案資料線下紙質、線上電子存檔歸檔的雙線管理，幫助企業將重要的人事信息、科技信息、產品技術、項目成果、工程資料等，推動檔案電子化、數字化管理，線下線上相結合。保證這些重要資料的安全保存與管理。
4、實現跨系統并行安全歸檔
為了便利檔案歸檔，會博通檔案管理系統可以針對跨辦公系統所有重要工作內容的及時歸檔和管理。比如OA、云之家、企業微信、釘釘等等，實現現代化無紙化辦公，讓所有重要流程、公文、文檔、檔案的科學企業管理。
5、會博通綜合檔案管理系統功能架構
系統架構：本著“及時歸檔、合理分類、規范整理、安全保管、方便利用”的設計原則，將系統會博通系統平臺由數據層、總控系統層、基礎層和應用層四個層面構成。如下圖
應用層：文件管理、檔案管理（其中囊括了檔案利用、文件檢索、借閱記錄、注銷記錄、歸還記錄、注銷案卷、注銷文件）、證照管理、資產管理、專項應用、外部應用等。
數據層：決策分析支持、大數據統計分析支持、數據安全管理、數據挖掘和數據交換管理等。
總控系統層：模塊管理、用戶認證、界面設置、系統維護、信息回收、權限管理、模板管理、郵件網關、系統維護、系統監控等。
基礎層：流程郵局、在線交流、短信平臺、借用與歸還、時間管理、搜索平臺、模板管理、組織與用戶、統計報表、考勤管理等。
三、技術架構設計
1）存儲方式設計
會博通檔案信息管理系統對系統文件可進行同步歸檔，跨人群、跨部分、跨系統、跨地區、跨企業及時歸檔，極大節省了人員審核、手工統一收集的麻煩。
會博通檔案信息管理系統中的文件，文檔、檔案資料在被采集歸檔保存管理時，會被同步復制到檔案數據庫中，重新分類保存。而檔案數據庫對文件、電子化內容的保管，安全級別更高，實行全庫歸檔模式運行。非自然災害情況下，以上內容信息要求必須安全保存，不可損壞、丟失。
2、存儲內容設計
會博通檔案信息管理系統，采用矩陣列表設計，不但能存儲普遍的文檔類資料，還可存儲圖片、鏈接、音頻、視頻等各類多媒體素材資料。數據庫設計保證大容量、多媒體電子檔案的穩定永久存儲、安全與查閱。不丟失、不損耗、不泄露、安全保存。
3、會博通檔案信息管理系統功能設計
會博通檔案信息管理系統基于企業、單位、組織檔案管理流程需求，大致分為檔案采集、檔案管理、檔案利用、注銷記錄四大功能模塊，全面提供了檔案全生命周期管理解決方案。
推薦閱讀：
大型高新技術企業集團白云泵業，用會博通打造“證照+檔案管理”一體化應用
