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數字檔案軟件如何挑選？給你“6看”挑選大法！
2023/4/12 0:00:00 來源：知識學院 作者：小博 瀏覽量： 698
在數字化轉型方面，有一個非常重要的點，就是通過數字化軟件工具來幫助企業提高能效，轉變工作的思維方式，將更多的精力聚焦更難、更有價值的事情上面。數字檔案軟件也是眾多數字化軟件當中的一個，現如今各大企業已經或者說正在上線內部數字檔案管理系統。數字檔案管理系統究竟如何選，有哪些衡量的維度，我們為您整理了以下6點內容。
1. 看功能和特性
挑選數字化檔案軟件，需要考慮檔案軟件的功能是否能夠滿足企業的需求以及軟件的特性是否符合企業的要求。例如，檔案管理軟件需要全方位滿足檔案的收集、整理、存儲、利用等各個環節的使用，才能對檔案進行全方位的歸檔；大中小型企業所需要匹配的細分功能，也要根據需求進行靈活匹配。
在這個基礎上我們認為數字化檔案軟件，首先得了解檔案管理的各項業務規則及檔案管理人員的作業習慣。由于檔案管理是一個專業性和垂直性都非常強的細分行業，做到這一點需要擁有多年的積累和實踐，所以大家可以盡量從行業的從業時間和深耕程度，來選擇檔案管理系統。
許多經過了市場以及客戶的考驗的系統，會有很多“接地氣”的功能，如可以自定義檔案門類與著錄項（屬性字段）的功能，以適應企業在不同的發展階段，對各種檔案門類管理的需求；如承辦電子檔案的借閱（在線借閱）時，可設置針對該次借閱用途的水印功能；如可對檔案全宗、門類進行管理分權、限定可訪問的IP地址等功能……。
2. 看可擴展性
企業在數字化轉型的過程中會不斷地增加新的業務需求，因此需要選擇一款具有可擴展性的數字化檔案軟件，才能夠支持企業的發展和變化。例如，目前的檔案軟件必須滿足能夠跨平臺存檔、實時更新等功能，才能適應不斷變化的市場需求。
面對日新月異的檔案管理需求，檔案數字化管理應用的服務商必須保持領域和持續迭代的能力。軟件的持續迭代能力，正是我們所說的軟件的拓展性。
一方面，系統一般都是“靈活底座”，如提供“面向對象的管理”功能，功能模塊與檔案門類、屬性字段，均可根據用戶需求進行快速匹配和功能重組；另一方面，也會預留很多跟系統軟件相聯通的接口，比如企業微信、釘釘、OA、ERP等，能實現流程歸檔、單點登錄、組織架構同步以及消息同步等功能。
3. 看數據安全性
數字檔案軟件需要保存企業機密信息，因此需要考慮軟件的數據安全性。軟件需要具備可靠的安全機制，如登錄審計、防擴散水印、權限管理機制、數據備份和恢復等。
檔案泄露風險，可能出現在檔案管理的任何一個環節，因此想要做好檔案安全管理工作，必須從檔案管理全流程上下功夫。檔案管理系統最好配置安全機制，包括SSL網絡加密傳輸、數字證書、電子印章、USBKey加密鎖、強密碼登錄控制等安全策略、防擴散水印加密等安全體系。層層控制，嚴密守護檔案安全。
4. 看用戶體驗
企業內部的員工需要使用數字檔案軟件，因此需要選擇易于使用和學習的軟件，具有可靠的用戶體驗，減少培訓成本和使用阻力。什么是用戶體驗好的軟件，你可以看看界面和操作習慣，是不是跟現在的主流習慣一致，若相差不大，學習成本就會比較小。
除了顏值就是正義這句話之外，在軟件的設計上有一個原則也很重要，就是永遠不要挑戰用戶的使用習慣。一方面，檔案管理軟件的設置最好對標互聯網用戶使用習慣，操作模式與微軟操作系統相近，非檔案管理專業人員，也能輕易上手；另一方面，高頻的功能如一些面向用戶服務，如：搜索、借閱等功能，都需要貼近用戶的實際應用操作場景，如果閱讀一個文件還需要臨時下載插件，就非常不方便了。
5. 看成本效益
數字檔案軟件需要一定的投資，因此需要考慮軟件的成本效益。需要選擇一款能夠滿足企業需求的軟件，同時具有合理的價格和性價比。通常來說數字化檔案軟件都有不同的功能選配，根據需求選擇會用到的功能就好，后續如果需要開通，一般可按照需求付費增加。
企圖用一套系統對接所有的業務需求的軟件應用，不僅會脫離應用場景，也會給檔案管理系統的使用者帶來使用上的復雜性以及難度，同時企業也會為此付出不必要的成本。考慮到以上原因，檔案管理軟件需要能夠根據用戶需求匹配不同的功能配置，而不僅僅只是提供一套“死板”的軟件系統。
6. 看技術支持
企業在使用數字檔案軟件時可能會遇到技術問題，需要選擇一家提供可靠的技術支持和售后服務的軟件供應商。有技術人員的支持，數字化軟件的使用門檻會更低一些，在企業內部進行軟件推行的阻力也會更小。
技術支持包括售前、售后服務體系，最好能夠進行一對一的培訓指導。同時還要提供系統升級等服務。服務有保障，重要的是要以人為本，以客戶為本，有什么軟件上的使用問題，都能第一時間響應解決。
數字檔案軟件如何挑選？答案是6看：看功能和特性、看可擴展性、看數據安全性、看用戶體驗、看成本效益、看技術支持。在挑選之前，不妨一個一個對照，看看你選定的軟件是否滿足要求。希望本期的數字檔案軟件干貨內容對你有幫助，如果想了解更多數字檔案干貨內容，歡迎關注我們。
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