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系統、全面的企業證照管理系統如何打造？制造行業實操案例分享
企業證照管理所涵蓋的范疇更為廣泛，比如，營業執照、經營許可證等經營類執照，質量體系認定證書、高新技術企業認定證書、儀器儀表的檢定證書等資質性證件以及土地證、房產證、車船行駛證等財產性證件，個人的身份證、學歷學位證、駕駛證、技術職稱證書等，當然這些都是會博通證照管理系統的適應范圍。
企業在不斷發展，專利、資質、榮譽等證照也在不斷增多,如何妥善存管各類證照,成為亟需解決的問題：如何有序保存證照？如何避免證照過期失效？如何方便員工查詢和應用，同時避免惡意擴散？……
日前，新天科技與會博通攜手,打造企業證照文件一體化管理平臺。平臺以證照文件管理系統服務為核心,結合流程管理、物聯網及防擴散等應用體系,為高效、有序的證照文件管理提供信息化支持。
1、自定義+企業需求,實現證照管理系統有序化
(1)自定義管理分類
根據新天科技的管理需求,系統按證照類型劃分為通用類、專用類、員工資質證照三大類,靈活定義,確保與企業管理習慣一致。
(2)自定義證照屬性
存管證照時,新天科技可自由定義證照需附帶什么信息,如該證照的獲得日期、有什么用途、管理者是誰等,清晰記錄,讓證照信息歸檔更規范。
(3)物聯網化管理
系統可為證照生成條形碼、二維碼等唯一編碼,員工掃一掃編碼,即可快速查找到對應證照的屬性信息與存放地點,方便管理與應用。
(4)證照期限管理
應用會博通的提醒功能,可單獨或批量為證照設定到期、延期提醒,及時提醒對應管理員安排證照延期、更換等操作,避免證照失效,保障業務無暢應用。
2、多模塊集成,證照管理系統規范化應用
(1)依權限搜索
當員工需要查找證照時,進入搜索平臺或頁面搜索框,即可依權限搜索;系統支持關鍵詞檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式,方便員工快速查找專利、資質、榮譽等證照。
此外,系統可依權限對搜索信息進行處理,如僅展示條目或展示條目和內容,確保對應權責的員工才能查閱關鍵信息,保障證照的規范化應用。
(2)標準化借還
系統支持線上、線下以及線上線下結合的證照借還管理。員工發起借用流程,即可申請線上或線下取用,免去四處奔波的煩惱。
借用人姓名、部門、用途、歸還時間等信息將全程電子化記錄,信息可追溯;如到期未還,員工會收到流程或短信提醒,大大提高證照借還效率。
(3)防擴散水印
當員工在系統上查閱或打印證照時,屏幕會自動生成水印;水印樣式可按需求靈活設置,并記錄下使用人信息和時間,讓信息泄露有跡可查,更好保障證照的信息安全。
此次新天科技與會博通攜手合作，實現了智能化、一體化、數字化的證照管理系統，這不僅是企業信息化升級的重要一步，更是有利于企業管理提效，為業務高速發展提供有力支撐。會博通將繼續結合與眾多企業合作的實踐經驗,提供高品質的專業服務。
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