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高校檔案管理難?會博通「檔案管理系統」3個功能可以幫助你

2021/2/19 17:34:39       來源:        作者:小博       瀏覽量:  421

隨著現在的教育水平上漲,各高校的招生人數也在不斷地增加,學生的數量也是空前壯大。那么高校的檔案工作將會迎來新的挑戰。那檔案管理難怎么辦呢?

 

別急,科技的創新也為管理工作帶來了新型的工具“檔案管理系統”,那么系統到底有哪些功能呢?可以幫助我們做到哪些呢?今天就給大家分享一下,記得收藏喔。



 

高校檔案管理系統功能有哪些?

 

1 文件接收功能

 

在面對學生的檔案從其他地區轉移到本校時,將會接收此學生的一系列檔案數據,放在之前就需要很多專門人員去手工接收。

 

并且還要花時間進行核對,不僅費時費力,而且還需要更多的成本。檔案管理系統就提供了文件接收的功能。

可以通過數據接口獲取歸檔文件,以檔案系統與其他應用系統間設立中間庫的形式,接收其他應用系統產生的待歸檔文件,選擇要進行歸檔操作的文件,提交后納入一般歸檔流程中;

 

2 歸檔文件維護

 

在接收到文件后,一般會進行維護工作,因為檔案是要長時間進行利用的,所以在保存與維護上做好充足的準備。

系統將代替人工的操作,因為以往的人工操作效率是很低的,對于數量龐大的檔案,需要花費很多的時間來工作。

 



而系統可以自動對歸檔文件的條目信息進行增加、修改、刪除、查看詳情以及對附帶電子文件的上傳等操作;提高工作的效率。

 

3 歸檔流程控制

 

系統以工作流的方式控制歸檔整個過程,包括將文件或案卷根據預定義的處理流程提交流轉到下一操作環節,或退回上一環節,以及查看在流轉過程中產生的流轉記錄。

這些功能也只是檔案管理系統功能中的冰山一角,系統帶來的不只是這簡簡單單的流程簡潔化,更多的是工作方式以及投入的轉變。

 



現在也有很多高校以及檔案館開始使用檔案管理系統,并且也獲取了不小的收益,也在檔案管理這項工作中取得了很好的成績。

 

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