隨著現在的教育水平上漲，各高校的招生人數也在不斷地增加，學生的數量也是空前壯大。那么高校的檔案工作將會迎來新的挑戰。那檔案管理難怎么辦呢？

別急，科技的創新也為管理工作帶來了新型的工具“檔案管理系統”，那么系統到底有哪些功能呢？可以幫助我們做到哪些呢？今天就給大家分享一下，記得收藏喔。

高校檔案管理系統功能有哪些？

1、 文件接收功能

在面對學生的檔案從其他地區轉移到本校時，將會接收此學生的一系列檔案數據，放在之前就需要很多專門人員去手工接收。

并且還要花時間進行核對，不僅費時費力，而且還需要更多的成本。檔案管理系統就提供了文件接收的功能。

可以通過數據接口獲取歸檔文件，以檔案系統與其他應用系統間設立中間庫的形式，接收其他應用系統產生的待歸檔文件，選擇要進行歸檔操作的文件，提交后納入一般歸檔流程中；

2、 歸檔文件維護

在接收到文件后，一般會進行維護工作，因為檔案是要長時間進行利用的，所以在保存與維護上做好充足的準備。

系統將代替人工的操作，因為以往的人工操作效率是很低的，對于數量龐大的檔案，需要花費很多的時間來工作。

而系統可以自動對歸檔文件的條目信息進行增加、修改、刪除、查看詳情以及對附帶電子文件的上傳等操作；提高工作的效率。

3、 歸檔流程控制

系統以工作流的方式控制歸檔整個過程，包括將文件或案卷根據預定義的處理流程提交流轉到下一操作環節，或退回上一環節，以及查看在流轉過程中產生的流轉記錄。

這些功能也只是檔案管理系統功能中的冰山一角，系統帶來的不只是這簡簡單單的流程簡潔化，更多的是工作方式以及投入的轉變。

現在也有很多高校以及檔案館開始使用檔案管理系統，并且也獲取了不小的收益，也在檔案管理這項工作中取得了很好的成績。

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