隨著計算機技術的應用與發展，設計單位在工程設計過程中，生成了眾多種類和格式的電子文件，如dwg、exb、dgn、jpg、tif、pdf等。這些電子文件是設計單位的寶貴財富，是設計單位無形資產的一部分，有重要的保存價值和再利用價值。

目前眾多設計院或企業的生產設計已基本實現了100%的CAD(計算機輔助設計)出圖，但是隨著CAD應用的普及，產生了大量的圖檔，如何有效的組織、管理這些圖檔，構造一個圖紙共享的環境成為一個亟待解決的問題。

圖檔管理系統不僅是對紙質圖檔掃描處理、歸檔入庫、借閱等靜態的管理，更重要的是網絡環境下的圖檔組織結構定義和管理，圖檔的安全性，內容的瀏覽、查詢和檢索等方面的動態管理。這些問題的研究已成為設計單位在CAD普及之后實現信息化管理的主要內容。

目前各大企業或設計單位還面臨以下問題:

1、存在大量電子文檔、圖紙、紙質文件，難以進行有效，安全的管理；

2、電子文檔分散在不同的人員手中，人員流動、機器故障等會造成企業核心數據丟失；

3、查找利用文檔圖紙資料困難；

4、對文檔、圖紙的形成、借閱利用情況難以進行統計分析；

5、大量紙質文件的存在，管理難度大、隱患多；

6、人工管理成本高。

隨著科技的發展，信息化、智能化圖文管理系統對涉密文件的管理產生了巨大的變化。下面，小編通過對比傳統及現代兩種方式，向大家展示信息化、智能化管理系統帶來的便利。

1. 存儲方式

傳統的涉密文件存放在鐵皮柜內，對密級文件必須實行專人保管，專冊登記，專柜存放，個人不得私自保存涉密文件資料。

會博通文件管理系統依托大數據管理，通過上傳新建、掃描新建等多種文件創建方式，將涉密文件進行信息化錄入，分類，并可自定義屬性，包括文件創建人、創建日期、及涉密等級等。

2、借閱方式

傳統的涉密管理方法，一般是由各單位機要保密人員統一管理，閱辦涉密文件必須在辦公室或者安全保密的場所進行。

會博通文件管理系統具備全面的文件借還管理體系，包含“線上+線下”，“線上+線上”兩種模式。“線上+線下”即線上申請，線下借閱，可實現線上審批，線下借閱；“線上+線上”即線上申請，線上審批，線上閱讀。會博通系統同時還具備提醒功能，可設置借閱歸還時間，通過系統或者短信提醒借閱者。

3. 防擴散方式

傳統的防擴散方式為涉密文件、資料，不經發文單位同意，不得自行擴大閱讀范圍，不得自行復印、翻印或轉載，不得向規定范圍以外的人員泄露。

會博通圖文管理系統，采用了多種文件采集方式，除了通常的電子文檔上傳方式以外，也可以直接連接掃描儀錄入文檔圖紙，避免在電腦中留存文檔痕跡，保證文檔安全。另外還具備登陸安全、文件傳輸安全、文件存儲安全等全面的系統安全管理體系。為了防止人員自行擴大閱讀范圍，也可對文件實現水印防擴散，還可對訪問者進行操作痕跡監控。

該平臺通過對數據庫的設計，可以有效管理企業的各種圖紙、文檔、掃描圖片；可以按照不同部門、不同類型將文檔進行分類管理，嚴格權限控制保證各種圖紙、文檔在權限允許范圍內進行利用；實現對電子文檔的收集多層次安全管理，避免企業核心數據丟失、泄密，并提高CAD設計圖檔的工作效率；

會博通文件管理系統，源自1988年，通過30多年的匠心研發，從系統的專業性、全面性、安全性均高于行業水準。文件管理，檔案管理，知識管理，就選會博通。