隨著計算機技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，設(shè)計單位在工程設(shè)計過程中，生成了眾多種類和格式的電子文件，如dwg、exb、dgn、jpg、tif、pdf等。這些電子文件是設(shè)計單位的寶貴財富，是設(shè)計單位無形資產(chǎn)的一部分，有重要的保存價值和再利用價值。

目前眾多設(shè)計院或企業(yè)的生產(chǎn)設(shè)計已基本實現(xiàn)了100%的CAD(計算機輔助設(shè)計)出圖，但是隨著CAD應(yīng)用的普及，產(chǎn)生了大量的圖檔，如何有效的組織、管理這些圖檔，構(gòu)造一個圖紙共享的環(huán)境成為一個亟待解決的問題。

圖檔管理系統(tǒng)不僅是對紙質(zhì)圖檔掃描處理、歸檔入庫、借閱等靜態(tài)的管理，更重要的是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的圖檔組織結(jié)構(gòu)定義和管理，圖檔的安全性，內(nèi)容的瀏覽、查詢和檢索等方面的動態(tài)管理。這些問題的研究已成為設(shè)計單位在CAD普及之后實現(xiàn)信息化管理的主要內(nèi)容。

目前各大企業(yè)或設(shè)計單位還面臨以下問題:

1、存在大量電子文檔、圖紙、紙質(zhì)文件，難以進行有效，安全的管理；

2、電子文檔分散在不同的人員手中，人員流動、機器故障等會造成企業(yè)核心數(shù)據(jù)丟失；

3、查找利用文檔圖紙資料困難；

4、對文檔、圖紙的形成、借閱利用情況難以進行統(tǒng)計分析；

5、大量紙質(zhì)文件的存在，管理難度大、隱患多；

6、人工管理成本高。

隨著科技的發(fā)展，信息化、智能化圖文管理系統(tǒng)對涉密文件的管理產(chǎn)生了巨大的變化。下面，小編通過對比傳統(tǒng)及現(xiàn)代兩種方式，向大家展示信息化、智能化管理系統(tǒng)帶來的便利。

1. 存儲方式

傳統(tǒng)的涉密文件存放在鐵皮柜內(nèi)，對密級文件必須實行專人保管，專冊登記，專柜存放，個人不得私自保存涉密文件資料。

會博通文件管理系統(tǒng)依托大數(shù)據(jù)管理，通過上傳新建、掃描新建等多種文件創(chuàng)建方式，將涉密文件進行信息化錄入，分類，并可自定義屬性，包括文件創(chuàng)建人、創(chuàng)建日期、及涉密等級等。

2、借閱方式

傳統(tǒng)的涉密管理方法，一般是由各單位機要保密人員統(tǒng)一管理，閱辦涉密文件必須在辦公室或者安全保密的場所進行。

會博通文件管理系統(tǒng)具備全面的文件借還管理體系，包含“線上+線下”，“線上+線上”兩種模式?！熬€上+線下”即線上申請，線下借閱，可實現(xiàn)線上審批，線下借閱；“線上+線上”即線上申請，線上審批，線上閱讀。會博通系統(tǒng)同時還具備提醒功能，可設(shè)置借閱歸還時間，通過系統(tǒng)或者短信提醒借閱者。

3. 防擴散方式

傳統(tǒng)的防擴散方式為涉密文件、資料，不經(jīng)發(fā)文單位同意，不得自行擴大閱讀范圍，不得自行復印、翻印或轉(zhuǎn)載，不得向規(guī)定范圍以外的人員泄露。

會博通圖文管理系統(tǒng)，采用了多種文件采集方式，除了通常的電子文檔上傳方式以外，也可以直接連接掃描儀錄入文檔圖紙，避免在電腦中留存文檔痕跡，保證文檔安全。另外還具備登陸安全、文件傳輸安全、文件存儲安全等全面的系統(tǒng)安全管理體系。為了防止人員自行擴大閱讀范圍，也可對文件實現(xiàn)水印防擴散，還可對訪問者進行操作痕跡監(jiān)控。

該平臺通過對數(shù)據(jù)庫的設(shè)計，可以有效管理企業(yè)的各種圖紙、文檔、掃描圖片；可以按照不同部門、不同類型將文檔進行分類管理，嚴格權(quán)限控制保證各種圖紙、文檔在權(quán)限允許范圍內(nèi)進行利用；實現(xiàn)對電子文檔的收集多層次安全管理，避免企業(yè)核心數(shù)據(jù)丟失、泄密，并提高CAD設(shè)計圖檔的工作效率；

會博通文件管理系統(tǒng)，源自1988年，通過30多年的匠心研發(fā)，從系統(tǒng)的專業(yè)性、全面性、安全性均高于行業(yè)水準。文件管理，檔案管理，知識管理，就選會博通。