隨著計算機技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展,設(shè)計單位在工程設(shè)計過程中,生成了眾多種類和格式的電子文件,如dwg、exb、dgn、jpg、tif、pdf等。這些電子文件是設(shè)計單位的寶貴財富,是設(shè)計單位無形資產(chǎn)的一部分,有重要的保存價值和再利用價值。
目前眾多設(shè)計院或企業(yè)的生產(chǎn)設(shè)計已基本實現(xiàn)了100%的CAD(計算機輔助設(shè)計)出圖,但是隨著CAD應(yīng)用的普及,產(chǎn)生了大量的圖檔,如何有效的組織、管理這些圖檔,構(gòu)造一個圖紙共享的環(huán)境成為一個亟待解決的問題。
圖檔管理系統(tǒng)不僅是對紙質(zhì)圖檔掃描處理、歸檔入庫、借閱等靜態(tài)的管理,更重要的是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的圖檔組織結(jié)構(gòu)定義和管理,圖檔的安全性,內(nèi)容的瀏覽、查詢和檢索等方面的動態(tài)管理。這些問題的研究已成為設(shè)計單位在CAD普及之后實現(xiàn)信息化管理的主要內(nèi)容。
目前各大企業(yè)或設(shè)計單位還面臨以下問題:
1、存在大量電子文檔、圖紙、紙質(zhì)文件,難以進行有效,安全的管理;
2、電子文檔分散在不同的人員手中,人員流動、機器故障等會造成企業(yè)核心數(shù)據(jù)丟失;
3、查找利用文檔圖紙資料困難;
4、對文檔、圖紙的形成、借閱利用情況難以進行統(tǒng)計分析;
5、大量紙質(zhì)文件的存在,管理難度大、隱患多;
6、人工管理成本高。
隨著科技的發(fā)展,信息化、智能化圖文管理系統(tǒng)對涉密文件的管理產(chǎn)生了巨大的變化。下面,小編通過對比傳統(tǒng)及現(xiàn)代兩種方式,向大家展示信息化、智能化管理系統(tǒng)帶來的便利。
1. 存儲方式
傳統(tǒng)的涉密文件存放在鐵皮柜內(nèi),對密級文件必須實行專人保管,專冊登記,專柜存放,個人不得私自保存涉密文件資料。
會博通文件管理系統(tǒng)依托大數(shù)據(jù)管理,通過上傳新建、掃描新建等多種文件創(chuàng)建方式,將涉密文件進行信息化錄入,分類,并可自定義屬性,包括文件創(chuàng)建人、創(chuàng)建日期、及涉密等級等。
2、借閱方式
傳統(tǒng)的涉密管理方法,一般是由各單位機要保密人員統(tǒng)一管理,閱辦涉密文件必須在辦公室或者安全保密的場所進行。
會博通文件管理系統(tǒng)具備全面的文件借還管理體系,包含“線上+線下”,“線上+線上”兩種模式?!熬€上+線下”即線上申請,線下借閱,可實現(xiàn)線上審批,線下借閱;“線上+線上”即線上申請,線上審批,線上閱讀。會博通系統(tǒng)同時還具備提醒功能,可設(shè)置借閱歸還時間,通過系統(tǒng)或者短信提醒借閱者。
3. 防擴散方式
傳統(tǒng)的防擴散方式為涉密文件、資料,不經(jīng)發(fā)文單位同意,不得自行擴大閱讀范圍,不得自行復印、翻印或轉(zhuǎn)載,不得向規(guī)定范圍以外的人員泄露。
會博通圖文管理系統(tǒng),采用了多種文件采集方式,除了通常的電子文檔上傳方式以外,也可以直接連接掃描儀錄入文檔圖紙,避免在電腦中留存文檔痕跡,保證文檔安全。另外還具備登陸安全、文件傳輸安全、文件存儲安全等全面的系統(tǒng)安全管理體系。為了防止人員自行擴大閱讀范圍,也可對文件實現(xiàn)水印防擴散,還可對訪問者進行操作痕跡監(jiān)控。
該平臺通過對數(shù)據(jù)庫的設(shè)計,可以有效管理企業(yè)的各種圖紙、文檔、掃描圖片;可以按照不同部門、不同類型將文檔進行分類管理,嚴格權(quán)限控制保證各種圖紙、文檔在權(quán)限允許范圍內(nèi)進行利用;實現(xiàn)對電子文檔的收集多層次安全管理,避免企業(yè)核心數(shù)據(jù)丟失、泄密,并提高CAD設(shè)計圖檔的工作效率;
會博通文件管理系統(tǒng),源自1988年,通過30多年的匠心研發(fā),從系統(tǒng)的專業(yè)性、全面性、安全性均高于行業(yè)水準。文件管理,檔案管理,知識管理,就選會博通。