一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)之初就需要對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行整理和歸納，而這個(gè)工作會(huì)貫穿項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，立項(xiàng)、審核、報(bào)價(jià)、設(shè)計(jì)、各項(xiàng)支出、施工流程、所用設(shè)備、材料、施工環(huán)境等一切關(guān)于工程建設(shè)的各種形式的資料都需要詳細(xì)文件記錄在案。立足抓好工程質(zhì)量，最大限度的提高投資效益，必須在招標(biāo)投標(biāo)階段的具體細(xì)節(jié)上下足功夫，項(xiàng)目工程竣工后盡快進(jìn)行檔案的預(yù)驗(yàn)收工作，確保檔案質(zhì)量符合要求后進(jìn)行竣工驗(yàn)收，待確定檔案資料合格后將其上交檔案管理部門(mén)。

做好檔案管理工作對(duì)于工程中可能發(fā)生的隱性失誤、疏漏能夠起到查漏補(bǔ)缺的作用，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題，以避免工程出現(xiàn)不可挽回的差錯(cuò)，造成糾紛，也能夠有效預(yù)防工程事故的發(fā)生，消除質(zhì)量隱患。

《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)工程招標(biāo)投標(biāo)管理的規(guī)定》，進(jìn)一步把招標(biāo)工程的檔案管理工作納入到招標(biāo)工程全過(guò)程管理的重要組成部分，更好地發(fā)揮工程檔案的作用，現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題規(guī)定如下：

一、工程檔案管理的范圍

1、凡由市招標(biāo)辦監(jiān)督管理的公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、議標(biāo)的建設(shè)工程。

2、裝飾工程、建筑設(shè)備采購(gòu)及安裝工程。

3、巖土勘察工程、工程勘察設(shè)計(jì)及工程監(jiān)理等。

二、工程檔案管理工作程序

檔案管理工作由分管主任負(fù)責(zé)，招投標(biāo)科負(fù)責(zé)建檔，綜合科負(fù)責(zé)日常的檔案管理。

1、各有關(guān)科室都要圍繞工程檔案工作，密切配合，各司其職。招投標(biāo)一、二科要做到每個(gè)招標(biāo)工程責(zé)任到人，從工程項(xiàng)目登記開(kāi)始，抓好“過(guò)程”中各個(gè)環(huán)節(jié)的原始資料的收集、整理。簽發(fā)中標(biāo)通知書(shū)后七天內(nèi)，由科室將該工程所有資料按照《檔案目錄明細(xì)》的要求，整理完畢，交檔案室保管。

2、綜合科兼職檔案管理人員，要認(rèn)真負(fù)責(zé)，一絲不茍，做好工程檔案的分類(lèi)、存檔保管工作。

3、自1998年9月1日起嚴(yán)格按檔案規(guī)定執(zhí)行。今年以來(lái)未歸檔的工程檔案，以招投標(biāo)一、二科為單位，負(fù)責(zé)整理完畢，交檔案室歸檔。

4、凡查閱、借用工程檔案，須到綜合科檔案室辦理手續(xù)，不得損壞、丟失，歸還時(shí)由檔案室審查完畢后歸檔。

工程項(xiàng)目檔案管理工作直接關(guān)系到國(guó)計(jì)民生！它是項(xiàng)目竣工的依據(jù)、工程質(zhì)量的憑證以及科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施等方面的可靠資料，具有重復(fù)利用、提供借鑒以及促進(jìn)創(chuàng)新的重要價(jià)值！

工程項(xiàng)目檔案歸檔工作基本上都是采用事后管理習(xí)慣，讓檔案作為一個(gè)工程項(xiàng)目的附屬品，僅僅作為驗(yàn)收和應(yīng)付上級(jí)部門(mén)的工具。這種周期長(zhǎng)、工作量大的事后管理方法，顯露出了工程項(xiàng)目驗(yàn)收原始資料不齊全、竣工圖文件編制不規(guī)范、資料跟蹤收集不及時(shí)、檢查工作強(qiáng)度大等等的問(wèn)題。

會(huì)博通招投標(biāo)管理平臺(tái)主要解決以下項(xiàng)目難題:

1. 招標(biāo)檔案管理資料分散，沒(méi)有集中管理，不便查找，且收錄不及時(shí)，容易導(dǎo)致檔案丟失或損壞，無(wú)法掌握檔案的真實(shí)情況，檔案利用率低等情況發(fā)生；

2. 沒(méi)有相關(guān)的招標(biāo)檔案管理制度，發(fā)生情況無(wú)法追溯來(lái)源，一些重要的檔案，比如合同檔案、財(cái)務(wù)檔案等一旦缺失，將給企事業(yè)單位帶來(lái)重大的經(jīng)濟(jì)損失，而檔案管理員也會(huì)因此受到連帶責(zé)任，輕者失業(yè)，重則追究法律責(zé)任；

3.傳統(tǒng)的檔案采集方式都是通過(guò)Excel等手工方式，效率低，人工成本高，且耗時(shí)長(zhǎng)，鑒定工作復(fù)雜等，都不利于組織效率的提高。

會(huì)博通工程項(xiàng)目檔案的全生命周期管理，從起草、審批到歸檔的自動(dòng)化流程管理，與分布式的檔案整理與數(shù)字化管理并行，全面實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)、電子檔案的實(shí)時(shí)歸檔，滿(mǎn)足企業(yè)檔案數(shù)字化規(guī)范管理需求。通過(guò)檔案對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，通過(guò)檔案到位情況，實(shí)時(shí)監(jiān)控工程項(xiàng)目進(jìn)度，提高工程項(xiàng)目管理效率。