文檔是工程項(xiàng)目從0到1的重要見證,文檔管理的好壞直接影響到項(xiàng)目竣工的日期。因此,做好文檔管理,對于每一個(gè)工程項(xiàng)目來說都至關(guān)重要。有些項(xiàng)目負(fù)責(zé)人沒有意識到這一點(diǎn),在項(xiàng)目開始之初就沒有做好文檔管理,結(jié)果項(xiàng)目進(jìn)程過半時(shí),發(fā)現(xiàn)問題,結(jié)果無據(jù)可查,悔之晚矣。
有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目開展之前就會吩咐采購人員,在市場上挑選出靠譜的文檔管理系統(tǒng),以便項(xiàng)目開始時(shí)文檔管理人員工作能夠順利開展。
問題來了,如何才能在眾多的文檔管理系統(tǒng)中挑選出優(yōu)質(zhì)的文檔管理系統(tǒng)呢?希望這篇采購避坑指南能夠幫到你。
避坑一、遠(yuǎn)離沒有批量處理功能的系統(tǒng)
在項(xiàng)目的實(shí)際運(yùn)行中都不可避免會產(chǎn)生大量文檔資料,如果一個(gè)文檔管理系統(tǒng)沒有批量處理功能的話,那么后期文檔管理員在操作上需要花費(fèi)大量的時(shí)間去做基礎(chǔ)的文檔管理工作。而有了批量處理功能就可以一鍵歸檔,極大地減少了文檔管理工作內(nèi)容的重復(fù)性。
避坑二、遠(yuǎn)離沒有安全保障的系統(tǒng)
大家都知道,在工程項(xiàng)目中,文檔不僅是有效溝通的載體也是知識傳遞的保證。項(xiàng)目文檔對于項(xiàng)目的平衡運(yùn)行和組織管理能力的提升都起著舉足輕重的推動作用。因此,采購文檔管理系統(tǒng)時(shí)就要著重考慮該系統(tǒng)的安全性,避免文檔資料外泄情況的出現(xiàn)。
會博通文檔管理系統(tǒng),有著登錄安全、利用安全、存儲安全、痕跡可尋四大安全體系,全方位保障文檔資料的安全。
避坑三、遠(yuǎn)離沒有簡單方便的搜索功能的系統(tǒng)
對于文檔,要建立一套有效的搜索機(jī)制,因?yàn)樵谄綍r(shí)的工作使用中,經(jīng)常會使用到搜索功能,通過關(guān)鍵詞搜索的方式,就可以快速找到想要的文檔資料,方便文檔的管理和使用。
如果一個(gè)系統(tǒng)沒有有效的搜索機(jī)制,那就會給后期使用者帶來操作隱患,不利于工作效率的提升。