企業檔案管理的內容非常的廣，既包含傳統意義上的文件與檔案，也包含存儲于計算機是哪個的所有文件信息。

所謂企業檔案數字化管理，就是將以上所有能夠反映企業經營的檔案進行智能化管控。這里說的智能化管理包含四個含義：收、存、管、用。

收，即收錄，關鍵在于檔案的全面。要做到檔案的全面收錄，需要企業檔案管理軟件支持多格式的文件收錄。結合當下企業發展情況，企業檔案的細分內容包括公文、法律法規、合同、客戶資料、報表、圖片、視頻、發票憑證等，涉及dwg、doc、docx、xls、ppt、wps、et、dpt、jeg、png、gif、tif、txt、hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等二十多種格式。

存，即存儲，關鍵在于檔案的科學層級劃分。企業檔案非常多，之所以要使用專業的檔案管理軟件進行檔案管理，最重要的原因之一是，檔案管理軟件提供了非常科學并且符合國家規范的層級劃分方式，能夠確保檔案歸檔、不重復、不遺漏，具有唯一性。

管，即管理，關鍵在于流程化的管理。管理的內容還是比較廣的，包括檔案的使用權限管理，檔案管理軟件將以往線下的檔案管理方式，搬到了線上，通過檔案管理系統，檔案管理人員可直接設置不同人員的檔案使用權限進行檔案的使用管理。同時也可通過各種豐富的表單對檔案進行進行更換、批注等各種處理。

用，即應用，關鍵在于打造高效便捷的應用方式。以往我們對于檔案的調用，通常需要通過線下的層層審批，使用企業檔案管理軟件上，所有的審批應用都可以通過線上搞定。這一面向對象的檔案應用模式，使得檔案使用人員的自主性更強，只要有檔案調用的需求，無論何時何地，都可以通過檔案管理系統，一鍵查詢調用。

對于企業檔案管理系統，會博通所希望做到的就是將原本龐大的檔案資料室，濃縮為隨時隨地都可以帶在身邊，并且能夠完成所有檔案管理工作的云端資料室，讓企業檔案工作更自由、更高效。

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