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引進企業證照管理系統后，你可以從那些方面提升辦公效率？

2022/1/19 0:00:00 來源：行業動態作者：小博瀏覽量： 479

得益于企業證照管理系統，在證照管理上的高效性與便捷性，越來越多的企業紛紛引進了證照管理系統。證照管理系統的引進，究竟能夠為企業辦公效率帶來哪些提升？正在使用該系統的人，自然深有體會，但對于初步接觸這個系統的人員來說，可能還比較陌生。

引進企業證照管理系統，可以帶來哪些提升？我們采訪了一些應用客戶，聽聽他們怎么說。

企業A證照管理員小C：“以前我們使用公司證照，需要經過非常復雜的審批流程，每次跟大家說流程的時候，大家都記不住，很花時間。現在引進證照管理系統之后，就不需要單獨跟每一個人說了，大家根據我創建的表單流程直接提交申請就好。”

企業B商務專員小W：“我們商務部的同事，需要對接很多招投標的事情，隔三差五就要用到企業的資質證書、營業執照，由于比較常用，我們有申請證照的手續不是太復雜，但是每次都要手動PS加水印，真的很麻煩，有了證照管理系統之后，這個問題就解決了，我直接在系統里面手動輸入文字，就可以直接生成水印了，很方便。”

企業C總工辦負責人小L：“我們部門負責各種商標注冊、資質申請的事情，基本上公司的證照都由我們統一管理，雖然我覺得我們對于證照的管理還挺細致的，但每次幫大家找證照的時候，還是很費時。引進系統之后，大家自己在線就可以查找，我們終于可以抽出時間，去干一些能夠創造更大價值的事情了。”

聽完他們在使用證照管理軟件上的一些感受，相信你已經對證照管理軟件有了一個大概的了解，他們的很多困惑，也許也是你此刻的困惑，他們想要解決的問題，也許也是你此刻的問題。每次對接企業需求，我們都深入聆聽，這些需求有些是共通的，有些是獨創的。在統合所有需求之后，我們越來越明確，我們想為大家打造的是一款極致便捷的企業證照管理系統，從而能夠實實在在地為企業提高辦公效率，為組織價值賦能。

為此，使用會博通企業證照管理系統，你可以從以下幾個方面，體會到辦公效率的跨越式提升。

1.證照全面數字化：集中管理，查找更高效

構建企業證照管理系統的第一步，就是將證照進行全面數字化處理，處理方式很簡單，拍照、掃描都OK。關鍵在于證照的分類，合理的分類可以讓我們更快、更高效地進行證照管理，不合理的分類則容易造成檔案的混亂。在證照的分類上，會博通提供了按照證照性質、證照類型等不同的分類模板，同時支持企業自定義層級，層級不設限，使企業證照分類盡可能細致、盡可能貼合企業需求。

證照數字化后，有權限的系統人員不論在何時、何地，都可以直接通過網頁端或手機端直接下載應用證照，手機端支持安卓與IOS兩種模式。這一線上證照借用模式，對于出差在外的人員尤其方面，不需要反復溝通，不需要線下走流程申請，更不需要線下郵寄，業務響應更為及時。

企業證照管理系統

2.一次性權限設置：根據權限自主調用，無需反復審批

會博通證照管理系統為用戶提供了多個維度的權限管理，簡單來說就是，你既可以將批量性的證照，一次性授權給個人，也可以一次性授權給團體。相應地，你也可以將一個證照，授權給個人或團體。

與線下的多次審批、借用相比，在系統當中進行一次授權，相關的人員依據權限，就可以在系統中對不同的證件進行反復自主調用，不需要通過相關的證照管理員。當然，為了應對特殊情況，我們也保留了證照審批的功能，無權限的用戶，在特殊情況下，可通過線上表單，申請調用證照。如果對于證照有使用限制，直接在系統當中輸入文字，便可直接生成水印。

企業證照管理系統

3.紙質證照標簽定位：線上也可以查詢紙質證照的位置

即使我們對證照進行了全面的數字化管理，但對于有些工作場景是需要紙質證照參與的，為此我們也將紙質證照的管理考慮在效率提升當中。

我們在系統中詳細地記錄了證照的存放位置，并生成唯一編碼。現在，倘若需要找一個紙質證照，只需要在電腦上查詢，就可以非常輕易地知道紙質檔案的存放位置，不論是證照的查閱、還是盤點，都能夠在極短的時間內完成。

4.證照到期提醒：證照工作永不落單

證照延期對于企業管理來說，會造成非常嚴重的損失，但如果要時時刻刻靠腦子記住這么多的證照日期，實在不是一件容易的事情。

會博通深知大家的痛點，在企業證照管理系統中，內嵌提醒功能。通過系統，你可以對每一個證照設置多個提醒事項，提醒方式豐富靈活，既可以設置通過內部郵件發送，也可以設置通過短信發送，證照再多業不會遺忘。