選擇企業檔案管理軟件的5大理由，總有一個“戳”到您
2022/8/10 0:00:00 來源：行業動態 作者：小博 瀏覽量： 945
企業有必要進行檔案管理嗎？為什么要進行檔案管理？啟用一套新的系統是一項支出，還是一項投資？企業檔案管理軟件能帶來怎樣的回報？企業檔案是企業最為規范的企業專有知識，為了盡可能選取一套高性價比，與企業需求高度匹配的軟件系統，我們往往需要進行多維度考察與評測。
會博通在三十多年的發展歷程中，接觸過數以萬計的需求對接。這些需求，多年來一直“躺”在會博通案例剖析檔案當中。為了更清楚地為大家呈現“檔案管理”應用場景，筆者隱掉具體企業信息，將這些痛點需求，拿出來給大家溜溜。
某公司研發部門經理，在兩年前，找到會博通期望通過一套軟件系統，表示希望能夠實現研發檔案的安全管理。技術人員在跟該經理對接需求的過程中發現，推動企業作出這一決定的事情是，原本每年3月份上新的新品預言項目，被競爭對手搶先一個月上線。競爭對手所上線的產品外觀和功能與公司3月份即將上線的產品幾乎一模一樣，最終導致該預言項目直接“流產”。后來，經過調查發現，項目設計方案在不同的人之間轉手時被競爭對手竊取，比該公司搶先一步研發出產品，搶占了市場先機。
同樣也是在兩年前，某化妝品老企業期望通過打造個人ip來塑造企業品牌，樹立一個比較正面的企業形象，增加客戶的認知力和信任度。但他們在找歷史沿革的資料時，發現非常的耗時而且困難。常常一份文件要找半天，而且文件與文件之間的關聯系，沒有建立起來，某一主題的內容，完全不能形成體系。這一度讓該企業品牌負責人很頭大。耗時好幾個月，終于勾勒出一個大概的形象之后，該公司市場負責人覺得，品牌工作不能總搞得怎么困難，為了長期永續的發展，得從現在開始積累內容才行，于是乎他們找到了會博通。
不少企業都是因為遇到了某個具體問題，才意識到構建檔案管理系統必要性。事實上，檔案管理發生在企業發展的各個階段，屬于積累性的工作，越早做，積累下的內容就越多。這些內容，在企業后續的運營管理中，能起到的保障、輔助價值就越大。
從更全面的角度說，選擇企業檔案管理軟件一般有5個必要性。
01企業檔案是重要的憑證和依據
企業檔案是企業發展的基礎，是企業各項活動的記錄者，同時也是企業各項發展的參考材料和依據。完備豐富的企業檔案對宣傳企業具有很強的說服力。檔案資料的齊全、準確為企業各項發展提供了堅實有力的支撐。
02企業檔案具有重要的存史作用
企業檔案涉及的內容廣泛，能夠較全面、真實、系統地反應企業發展過程的各個環節，詳細記錄企業生產經營發展的方方面面。文字記載、照片、錄像、錄音等不同載體的創作材料作為輔助說明，為企業編史修志奠定了堅實的基礎。
03企業檔案具有服務生產建設的作用
在企業生產建設中，檔案有其是科技檔案具有不可替代的特殊作用。科技檔案是企業應有的科技儲備。企業擁有豐富的科技檔案，標志著企業具有雄厚的科技資源，企業的發展就有后勁、有前途；擁有完整的科技檔案、科研、生產、建設活動，就可以有序、高效地推進；通過檔案資源的收集整理、提供利用，可以最大限度地減少成本和損失，為企業創造收益和利潤作出直接貢獻。
04企業檔案是決策生產指導的依據
檔案詳細地記錄了企業組織機構沿革、領導人任免、企業規模、人員構成、生產任務的完場情況等，能夠較為全面、真實、系統地反應企業發展的各個環節。因此，這也是企業管理者了解方針政策和上級知識的憑證材料，是熟悉情況、制定計劃、總結工作、處理問題的參考資料。充分利用檔案資料有助于提高企業工作效率和質量。
05企業檔案是展示企業形象的載體
記錄著企業歷史的檔案能充分反映出企業文化思想的歷史原貌，這些豐富的檔案積淀著深厚的企業文化底蘊，對鼓舞員工士氣，家法院共熱情，增強員工對企業的榮譽感、信任感、自豪感，都有著非同尋常的作用。企業文化建設需要企業檔案作為依據，同時企業文化也需要企業檔案去傳播。檔案管理系統建成后，不僅可以縮短部門間的溝通距離，也讓信息采集更為方便快捷，最大限度發揮企業檔案價值，達到真正的資源共享，使企業成為知識型、學習型組織。
“要是早一點意識到要裝企業檔案管理系統就好了”，偶爾會聽到不少企業由于缺乏檔案而出現運營管理困難時，會發出這樣感嘆。這跟老生常談的栽樹理論有點像，“種一棵樹最好的時間是十年前，而后是現在”。
會博通在三十多年的發展歷程中，接觸過數以萬計的需求對接。這些需求，多年來一直“躺”在會博通案例剖析檔案當中。為了更清楚地為大家呈現“檔案管理”應用場景，筆者隱掉具體企業信息，將這些痛點需求，拿出來給大家溜溜。
某公司研發部門經理，在兩年前，找到會博通期望通過一套軟件系統，表示希望能夠實現研發檔案的安全管理。技術人員在跟該經理對接需求的過程中發現，推動企業作出這一決定的事情是，原本每年3月份上新的新品預言項目，被競爭對手搶先一個月上線。競爭對手所上線的產品外觀和功能與公司3月份即將上線的產品幾乎一模一樣，最終導致該預言項目直接“流產”。后來，經過調查發現，項目設計方案在不同的人之間轉手時被競爭對手竊取，比該公司搶先一步研發出產品，搶占了市場先機。
同樣也是在兩年前，某化妝品老企業期望通過打造個人ip來塑造企業品牌，樹立一個比較正面的企業形象，增加客戶的認知力和信任度。但他們在找歷史沿革的資料時，發現非常的耗時而且困難。常常一份文件要找半天，而且文件與文件之間的關聯系，沒有建立起來，某一主題的內容，完全不能形成體系。這一度讓該企業品牌負責人很頭大。耗時好幾個月，終于勾勒出一個大概的形象之后，該公司市場負責人覺得，品牌工作不能總搞得怎么困難，為了長期永續的發展，得從現在開始積累內容才行，于是乎他們找到了會博通。
不少企業都是因為遇到了某個具體問題，才意識到構建檔案管理系統必要性。事實上，檔案管理發生在企業發展的各個階段，屬于積累性的工作，越早做，積累下的內容就越多。這些內容，在企業后續的運營管理中，能起到的保障、輔助價值就越大。
從更全面的角度說，選擇企業檔案管理軟件一般有5個必要性。
01企業檔案是重要的憑證和依據
企業檔案是企業發展的基礎，是企業各項活動的記錄者，同時也是企業各項發展的參考材料和依據。完備豐富的企業檔案對宣傳企業具有很強的說服力。檔案資料的齊全、準確為企業各項發展提供了堅實有力的支撐。
02企業檔案具有重要的存史作用
企業檔案涉及的內容廣泛，能夠較全面、真實、系統地反應企業發展過程的各個環節，詳細記錄企業生產經營發展的方方面面。文字記載、照片、錄像、錄音等不同載體的創作材料作為輔助說明，為企業編史修志奠定了堅實的基礎。
03企業檔案具有服務生產建設的作用
在企業生產建設中，檔案有其是科技檔案具有不可替代的特殊作用。科技檔案是企業應有的科技儲備。企業擁有豐富的科技檔案，標志著企業具有雄厚的科技資源，企業的發展就有后勁、有前途；擁有完整的科技檔案、科研、生產、建設活動，就可以有序、高效地推進；通過檔案資源的收集整理、提供利用，可以最大限度地減少成本和損失，為企業創造收益和利潤作出直接貢獻。
04企業檔案是決策生產指導的依據
檔案詳細地記錄了企業組織機構沿革、領導人任免、企業規模、人員構成、生產任務的完場情況等，能夠較為全面、真實、系統地反應企業發展的各個環節。因此，這也是企業管理者了解方針政策和上級知識的憑證材料，是熟悉情況、制定計劃、總結工作、處理問題的參考資料。充分利用檔案資料有助于提高企業工作效率和質量。
05企業檔案是展示企業形象的載體
記錄著企業歷史的檔案能充分反映出企業文化思想的歷史原貌，這些豐富的檔案積淀著深厚的企業文化底蘊，對鼓舞員工士氣，家法院共熱情，增強員工對企業的榮譽感、信任感、自豪感，都有著非同尋常的作用。企業文化建設需要企業檔案作為依據，同時企業文化也需要企業檔案去傳播。檔案管理系統建成后，不僅可以縮短部門間的溝通距離，也讓信息采集更為方便快捷，最大限度發揮企業檔案價值，達到真正的資源共享，使企業成為知識型、學習型組織。
“要是早一點意識到要裝企業檔案管理系統就好了”，偶爾會聽到不少企業由于缺乏檔案而出現運營管理困難時，會發出這樣感嘆。這跟老生常談的栽樹理論有點像，“種一棵樹最好的時間是十年前，而后是現在”。
會博通堅信，一個向上發展的企業，長期主義導向必不可少。近些年，會博通一步一個腳印，將更多的檔案管理應用與企業需求進行了深度結合，打造了無數經典的企業實戰案例。未來，會博通企業檔案管理系統將不斷與更多優質的企業攜手共贏、向上成長，期待與您相伴、相遇。
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