檔案數字化加工怎么做？七個步驟教會你！
2022/8/12 0:00:00 來源：行業動態 作者：小博 瀏覽量： 698
現代化檔案與傳統檔案最根本的區別，就是現代化檔案實現了檔案的數字化管理。以往以紙質檔案、實體檔案為主的傳統檔案，逐步轉化為了電子文檔、音視頻、甚至點云或三維實景。要實現檔案的數字化，必得進行檔案的數字化加工。
檔案數字化加工的過程是什么？筆者為您梳理了7個步驟，跟著一步步操作，立馬就能上手檔案數字化管理！
1.前期準備
（1）紙質檔案數字化需要相應的設備和場所，數字化處理場所應具有足夠的空間和合理的布局，并可配備門禁、防盜、視頻監控等消防系統和安防系統。
（2）數字處理設備需要計算機、掃描儀、錄音機和存儲介質。如果可以配置服務器、備份設備、數碼相機等則更好。
（3）數字處理工作還需要相應的軟件系統支持，如操作系統、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。確保數字處理工作的安全和保障。
會博通檔案管理系統擁有豐富的接口，支持外界掃描儀、掃描程序，可以很好地將利用外接設備，將實物檔案進行電子化，并將之保存到系統當中。
2.掃描操作
要先將掃描儀連接到計算機，安裝驅動程序和掃描軟件后即可使用。工作人員應能掌握和使用掃描儀的操作方法和掃描儀參數設置。掃描動作并不復雜，就是把紙質文件放入掃描儀，掃描，把文件取出掃描儀。在掃描之前，我們必須設置掃描模式、掃描顏色模式、掃描分辨率和圖像存儲格式。目前有手持式掃描儀、平板掃描儀、鼓式掃描儀、高射掃描儀、大幅面掃描儀、膠片掃描儀等。根據需要和檔案的紙張質量進行選擇。
顏色常常又和圖像存儲格式相關聯，彩色圖像通常以JPG格式存儲，如果以TIFF格式存儲，占用空間比較大；掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數，通常的規定分辨率在300dpi以上。具體要根據以上參數的確定，再進行亮度、對比度的微調。
考慮到用戶的不同需求，會有不同的選擇，會博通檔案管理系統可接入不同樣式、不同規格的掃描儀，設置簡單，操作便捷。
3.圖像處理操作
標準要求掃描圖像盡可能反映文件的原貌，但在掃描過程中，由于文件紙張寬度、紙張粗糙度、字跡散亂、顏色不均勻等因素。在這些情況下，需要進行圖像處理操作，一般需要通過專門的圖像處理軟件來實現。它要能夠實現圖像拼接、圖像去污、修剪、旋轉、校正等圖像處理，確保圖像完整、正確。
會博通檔案管理系統支持圖片的旋轉與修剪，在系統中便可以完成掃描件的簡單處理與修整，不用借助第三方軟件，檔案掃描件或圖像處理更方便。
4.圖像檢查
檢查員必須掌握紙質文件數字化處理的標準要求，檢查人員要盡職盡責，要求做到100%檢查，并且合格率應達到100%。檢查的事項有圖像是否清晰、畫質是否色彩失真、圖像是否傾斜、圖像上是否有陰影或黑點，圖片大小和格式是否符合規定等。
在圖片檔案審查這一部分，會博通提供了審批流的功能，每一份待存檔的檔案，包括圖片在內，都可以直接添加系統流程，讓相關專業人員，參與到檔案審核中，保證檔案的科學與合規。
5.數據對接檢查
使用數字文件的方法基本上是通過目錄搜索數據，要仔細的檢查目錄能否與圖像和數字復印一一對應，檢查合格率應為100%，發現問題時，必須重新修改完善。
會博通為用戶提供了批量化的條目導入功能，通過系統，用戶可直接將excel表格中的條目，直接批量化導入到系統當中。這種方式免除了單純依靠手動輸入的傳統模式，出錯率可以大大降低。
6.數據存儲
應根據數字檔案管理系統的設計模板建立包括圖像文件命名方法在內的存儲結構，并盡可能完整地描述相關文檔。包括人員登記表、數字化處理文件登記表、統計表、質量檢查表、編碼描述文件、數據描述等。
會博通檔案管理系統中為用戶提供了豐富的檔案流程模板，可以很好地滿足用戶的各種登記和使用，同時，也能夠很好地保障內容規范性。這些模板除了系統內置的之外，還支持自定義，用戶在具體的使用過程中，非常地方便。
7.數據移交
這是掃描和處理工作完成之前的最后一項。將檔案數字化的成果移交檔案管理部門，移交內容由檔案管理部門規定。交接過程包括交接前的驗收和辦理交接手續。交接手續時經雙方蓋章確認后方才生效。
會博通檔案管理系統當中有一個檔案移交功能，通過系統，用戶可以直接選取多個需要移交的檔案，將之添加到會博通獨創的“收納盒”中，便可以一鍵移交檔案了。
檔案數字化的七個步驟，你掌握了嗎？它們分別是前期準備、掃描操作、圖像處理操作、圖像檢查、數據對接檢查、數據存儲、數據移交。針對每一個環節上的應用，會博通檔案管理系統都設置了相應的系統輔助功能。會博通希望通過這些智能化輔助功能，能讓大家的檔案管理工作更高效、更便捷！
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