工程竣工資料的完整性和準確性如何實現？工程檔案管理必看！
2022/12/21 0:00:00 來源：行業動態 作者：小博 瀏覽量： 696
工程竣工資料是工程檔案的前身，是在工程建設全過程當中直接形成的，具有保存價值、需歸檔保存以供查考利用的全部文字材料、圖紙、圖表、聲像以及其它材料。工程檔案是工程建設全程的真實寫照，做好工程檔案管理對后續工程的運維具有重大的歷史意義。
想要全面反映工程狀況，需要對工程竣工資料進行全面保存和歸檔。確保工程項目資料的完整性和準確性非常重要！是我們做好工程項目管理的關鍵點之一。
01工程竣工資料的完整性與準確性及其意義
工程竣工資料的完整性是指一個工程項目所應形成和歸檔的一切正確竣工圖紙、會議紀要、項目進度、審批回執、驗收報告、財務數據憑證的齊全完整，沒有遺失遺漏現象。工程竣工資料的內容具體要求如下：
（1）文字資料與圖紙的對應配套，即每套施工圖紙都有相應的施工記錄與之對應，每份文字資料又都準確無誤的反映著施工圖的意圖和最終結果。
（2）是文字資料和圖紙與實物相符，做到文物吻合、圖物相符。
工程竣工資料的完整性是其準確性的基本保證，殘缺不齊的工程竣工資料其準確性也就無從談起。而準確性是其完整性的最終體現，只有準確的竣工資料才能完整地記錄實物。因此，只有完整和準確的工程竣工資料才能真實地記載和再現實物，為日后生產使用、維護和改、擴建提供系統全面、準確可靠的檔案信息和第一手歷史資料。
02工程竣工資料現狀及存在的問題
盡管工程資料完整具有如此重大的意義和作用，但其收集和整理工作仍存在許多可亟待解決的問題，具體表現在以下幾方面：
(1)編制人員不固定
工程資料的編制人員不固定，且缺乏相應的檔案專業知識，因而資料的整編很不規范。如用紙與用墨不規范，損害了檔案的保存壽命；整理方法不科學，破壞了竣工資料的系統性和成套性；資料收集不齊全、圖紙標注不正確等，影響了竣工資料的完整與準確性，也給檔案部門的驗收工作帶來了麻煩，大大加重了他們的工作量。
(2)一些新事物的出現伴生而來的新問題。
使檔案管理與工程管理脫節，出現一手軟一手硬的現象。
(4) 檔案意識薄弱
普遍存在輕視檔案工作的現象，沒有把檔案的收集整理工作當作一件很重要很緊迫的事來抓，檔案意識的普遍薄弱是制約工程竣工資料工作的思想束縛。
03確保工程資料完整性和準確性的措施與方法
1、加強制度化、標準化管理
只有制定切實可行的編制與歸檔辦法，并從制度上加以規范和約束，才能從根本上保證工程竣工資料的完整與準確性，并使其編制與歸檔實現標準化。
為規范做法，上級檔案部門、建設部門等相關部門應盡快制定統一的監理資料驗收規范和標準，以明確監理資料驗收的范圍、對象、方法及要求，使基層單位的工作有章可循，工作才不致盲目。
2、加強對收集整理工作的監督指導
（1）加強對施工單位現場技術人員和資料員進行工前指導。現場技術人員和資料員是工程竣工資料的第一形成者和管理者，他們的檔案素質將直接影響著工程竣工資料的完整和準確性。因此應緊緊抓住工前這一寶貴時期，加強對他們進行針對性培訓，主要對他們進行三方面培訓：一是資料的形成要規范。如資料載體要耐久易保存、簽字手續要齊全等。二是要求他們注意平時積累，不可臨時抱佛腳采用后補甚至仿造的辦法搪塞。三是加強對資料整編方法的指導，特別是設計變更在圖紙上的標注。許多施工單位的資料編制人員標注很不規范，漏標、錯標的現象時有發生，嚴重影響了竣工圖紙對實物的準確反映，影響了日后的查閱利用。
（2）對使用單位技術員和資料員進行指導。使用單位現場人員作為工程現場管理者，他們熟悉現場了解施工情況，且具備較強的專業技術知識，如果他們與熟悉工程竣工資料的收集整理驗收方法的資料員配合，在管理工程的同時監管乙方人員竣工資料的收集整理工作，則往往能收到事半功倍的效果。
（3）在施工過程中對資料的形成積累和收集編制情況進行監督指導，檔案部門應掌握工程進程，加強對工程每個階段、每個分項的工程資料工作的同步監督和指導，盡早發現問題，及時解決問題，要堅決杜絕只施工不形成資料或形成資料不及時收集的現象，將資料遺失遺漏現象制止于它的形成期。
（4）緊緊抓住工程竣工的關鍵時刻，對竣工資料的整理移交進行監督檢查。攀鋼檔案館一直以來都積極參加公司立項的各個工程的竣工驗收會議，以了解工程概貌進而對資料整理中存在的問題及時解決。
3、保持工程管理與工程資料管理的同步進行
任何一個工程建設項目，大致可分為設計、施工、竣工三個階段，檔案管理要實現與工程管理同步進行，必須緊扣這三個環節。
（1）設計階段。檔案部門要和有關部門檔案人員密切配合，了解工程設計進度，做好設計檔案的收集工作，并為以后接收竣工資料掌握情況，對將要形成的竣工檔案的范圍、數量、內容有個初步的了解。
（2）施工階段。檔案管理的重點轉向工程管理和施工過程中形成的各種資料，檔案部門應依靠工程指揮部門和施工單位，使工程管理與竣工資料的形成、積累和審定工作同步進行，各有關部門檔案員和資料員應積極協助工程技術人員做好文件材料的形成積累，檔案部門要逐期檢查與督促，發現問題并及時解決。
（3）工程竣工驗收時，檔案部門要直接參與驗收工作，對工程竣工資料形成的全過程以及其內容是否符合工程實體進行同步驗收，以確保其準確與完整性。
4、相關部門驗收人員要嚴把驗收關
做為工程竣工資料的最后一個關口，工程技術人員與檔案部門的驗收人員要密切配合、嚴格把關，按要求對移交來的竣工資料進行質量審查，并指導資料編制人員正確整改。為確保移交資料的完整性，驗收人員應注意以下幾點：
（1）在設計檔案庫存信息的基礎上，與相關單位密切配合，制作詳盡完備的工號圖號對照表，對移交的竣工資料的所有圖號逐一核對，如有遺漏應及時彌補，并清點每個圖號的圖紙張數，確保圖紙齊全。
（2）對于規模大、項目多、施工單位復雜的工程，要落實每個施工單位具體施工了哪些部分，以便明確職責，分清各自任務，避免施工單位在資料問題上相互扯皮，影響驗收工作的進展和效率。
（3）文字資料重點查看一些重要資料，如基礎驗槽、隱蔽記錄、各種試車和調試記錄等，對經查后補來的資料要注意檢查是否與實相符，簽字是否齊全真實，決不允許代簽現象的發生。
（4）一些易缺的資料如會審紀要、變更通知單、重要設備的合格證等。其中會審紀要和變更通知單十分重要，影響到圖紙的最終施工結果，缺少它們，竣工資料將嚴重失真。因此驗收人員在審查這部分資料時應格外慎重，必要時可向有關部門核實，以確保這部分資料的齊全完整。
為保證移交的竣工資料的準確性，驗收人員在以下兩點要特別注意：
（1）仔細查對圖紙與文字資料，看文字資料是否如實準確地反映了實物，各種試驗結果、驗槽記錄是否達到設計要求，隱蔽資料是否準確，測量成果各個點的坐標是否有誤差等等，確保各種施工記錄的準確性。
（2）重點審查圖紙標注是否正確。由于各種原因，施工過程中難免發生許多設計變更，這些設計變更都應詳盡準確地反映在圖紙上，做到圖物相符。在標注時應注意幾點：一是變更條款的采用情況要落實清楚，多一條或少一條都會引起與實物的嚴重誤差。二是變更的部位在圖紙上要找準。曾經有個資料員將基礎的變更標在了屋頂上，鬧出了大笑話。三是標注的方法要正確。許多資料員標注方法很不規范，嚴重影響了圖紙閱讀，需要驗收人員耐心指點，統一標注規范，才能使標注后的圖紙真正與實物相符，便于日后查考利用。
1、制定強有力的制約措施
（1）業主單位與施工單位及監理單位簽定合同時應在相關條款處明文規定其歸檔職責，并明確處罰辦法，以示約束。
（2）移交資料與工程結算掛鉤，實行檔案部門不簽字，財務部門對工程不予結帳制度，促使相關單位自覺做好工程竣工資料的形成、積累、編制和移交工作，從而保證其完整準確性
（3）建立獎罰分明的經濟責任制，將經濟利益與負有歸檔責任的單位和個人掛鉤，促使他們認真履行歸檔職責。
2、提高社會檔案管理規范意識
一個人的檔案意識決定著他對檔案工作重視程度。而在整個工程竣工資料的整理移交過程中，相關部門人員的檔案意識將在很大程度上影響著竣工資料的質量水平。具體說來要提高三方面人的檔案意識：
（1）在一定程度上提高有關部門領導的檔案意識。
（2）要把檔案部門內部人員的檔案意識提高到更高層次上來。
（3）普遍提高社會的檔案意識，為工程竣工資料的形成、編制和審查驗收工作營造良好的社會大氛圍。
想要全面反映工程狀況，需要對工程竣工資料進行全面保存和歸檔。確保工程項目資料的完整性和準確性非常重要！是我們做好工程項目管理的關鍵點之一。
01工程竣工資料的完整性與準確性及其意義
工程竣工資料的完整性是指一個工程項目所應形成和歸檔的一切正確竣工圖紙、會議紀要、項目進度、審批回執、驗收報告、財務數據憑證的齊全完整，沒有遺失遺漏現象。工程竣工資料的內容具體要求如下：
（1）文字資料與圖紙的對應配套，即每套施工圖紙都有相應的施工記錄與之對應，每份文字資料又都準確無誤的反映著施工圖的意圖和最終結果。
（2）是文字資料和圖紙與實物相符，做到文物吻合、圖物相符。
工程竣工資料的完整性是其準確性的基本保證，殘缺不齊的工程竣工資料其準確性也就無從談起。而準確性是其完整性的最終體現，只有準確的竣工資料才能完整地記錄實物。因此，只有完整和準確的工程竣工資料才能真實地記載和再現實物，為日后生產使用、維護和改、擴建提供系統全面、準確可靠的檔案信息和第一手歷史資料。
02工程竣工資料現狀及存在的問題
盡管工程資料完整具有如此重大的意義和作用，但其收集和整理工作仍存在許多可亟待解決的問題，具體表現在以下幾方面：
(1)編制人員不固定
工程資料的編制人員不固定，且缺乏相應的檔案專業知識，因而資料的整編很不規范。如用紙與用墨不規范，損害了檔案的保存壽命；整理方法不科學，破壞了竣工資料的系統性和成套性；資料收集不齊全、圖紙標注不正確等，影響了竣工資料的完整與準確性，也給檔案部門的驗收工作帶來了麻煩，大大加重了他們的工作量。
(2)一些新事物的出現伴生而來的新問題。
近些年由于推行工程監理制度帶來了一系列的問題，如舊的表格不適應新的監理工程，監理資料的驗收規范不明確，做法不統一等等，使監理資料得不到及時有效地歸檔，工程竣工資料的完整與準確性也就無法得到保障。
使檔案管理與工程管理脫節，出現一手軟一手硬的現象。
(4) 檔案意識薄弱
普遍存在輕視檔案工作的現象，沒有把檔案的收集整理工作當作一件很重要很緊迫的事來抓，檔案意識的普遍薄弱是制約工程竣工資料工作的思想束縛。
03確保工程資料完整性和準確性的措施與方法
1、加強制度化、標準化管理
只有制定切實可行的編制與歸檔辦法，并從制度上加以規范和約束，才能從根本上保證工程竣工資料的完整與準確性，并使其編制與歸檔實現標準化。
為規范做法，上級檔案部門、建設部門等相關部門應盡快制定統一的監理資料驗收規范和標準，以明確監理資料驗收的范圍、對象、方法及要求，使基層單位的工作有章可循，工作才不致盲目。
2、加強對收集整理工作的監督指導
（1）加強對施工單位現場技術人員和資料員進行工前指導。現場技術人員和資料員是工程竣工資料的第一形成者和管理者，他們的檔案素質將直接影響著工程竣工資料的完整和準確性。因此應緊緊抓住工前這一寶貴時期，加強對他們進行針對性培訓，主要對他們進行三方面培訓：一是資料的形成要規范。如資料載體要耐久易保存、簽字手續要齊全等。二是要求他們注意平時積累，不可臨時抱佛腳采用后補甚至仿造的辦法搪塞。三是加強對資料整編方法的指導，特別是設計變更在圖紙上的標注。許多施工單位的資料編制人員標注很不規范，漏標、錯標的現象時有發生，嚴重影響了竣工圖紙對實物的準確反映，影響了日后的查閱利用。
（2）對使用單位技術員和資料員進行指導。使用單位現場人員作為工程現場管理者，他們熟悉現場了解施工情況，且具備較強的專業技術知識，如果他們與熟悉工程竣工資料的收集整理驗收方法的資料員配合，在管理工程的同時監管乙方人員竣工資料的收集整理工作，則往往能收到事半功倍的效果。
（3）在施工過程中對資料的形成積累和收集編制情況進行監督指導，檔案部門應掌握工程進程，加強對工程每個階段、每個分項的工程資料工作的同步監督和指導，盡早發現問題，及時解決問題，要堅決杜絕只施工不形成資料或形成資料不及時收集的現象，將資料遺失遺漏現象制止于它的形成期。
（4）緊緊抓住工程竣工的關鍵時刻，對竣工資料的整理移交進行監督檢查。攀鋼檔案館一直以來都積極參加公司立項的各個工程的竣工驗收會議，以了解工程概貌進而對資料整理中存在的問題及時解決。
3、保持工程管理與工程資料管理的同步進行
任何一個工程建設項目，大致可分為設計、施工、竣工三個階段，檔案管理要實現與工程管理同步進行，必須緊扣這三個環節。
（1）設計階段。檔案部門要和有關部門檔案人員密切配合，了解工程設計進度，做好設計檔案的收集工作，并為以后接收竣工資料掌握情況，對將要形成的竣工檔案的范圍、數量、內容有個初步的了解。
（2）施工階段。檔案管理的重點轉向工程管理和施工過程中形成的各種資料，檔案部門應依靠工程指揮部門和施工單位，使工程管理與竣工資料的形成、積累和審定工作同步進行，各有關部門檔案員和資料員應積極協助工程技術人員做好文件材料的形成積累，檔案部門要逐期檢查與督促，發現問題并及時解決。
（3）工程竣工驗收時，檔案部門要直接參與驗收工作，對工程竣工資料形成的全過程以及其內容是否符合工程實體進行同步驗收，以確保其準確與完整性。
4、相關部門驗收人員要嚴把驗收關
做為工程竣工資料的最后一個關口，工程技術人員與檔案部門的驗收人員要密切配合、嚴格把關，按要求對移交來的竣工資料進行質量審查，并指導資料編制人員正確整改。為確保移交資料的完整性，驗收人員應注意以下幾點：
（1）在設計檔案庫存信息的基礎上，與相關單位密切配合，制作詳盡完備的工號圖號對照表，對移交的竣工資料的所有圖號逐一核對，如有遺漏應及時彌補，并清點每個圖號的圖紙張數，確保圖紙齊全。
（2）對于規模大、項目多、施工單位復雜的工程，要落實每個施工單位具體施工了哪些部分，以便明確職責，分清各自任務，避免施工單位在資料問題上相互扯皮，影響驗收工作的進展和效率。
（3）文字資料重點查看一些重要資料，如基礎驗槽、隱蔽記錄、各種試車和調試記錄等，對經查后補來的資料要注意檢查是否與實相符，簽字是否齊全真實，決不允許代簽現象的發生。
（4）一些易缺的資料如會審紀要、變更通知單、重要設備的合格證等。其中會審紀要和變更通知單十分重要，影響到圖紙的最終施工結果，缺少它們，竣工資料將嚴重失真。因此驗收人員在審查這部分資料時應格外慎重，必要時可向有關部門核實，以確保這部分資料的齊全完整。
為保證移交的竣工資料的準確性，驗收人員在以下兩點要特別注意：
（1）仔細查對圖紙與文字資料，看文字資料是否如實準確地反映了實物，各種試驗結果、驗槽記錄是否達到設計要求，隱蔽資料是否準確，測量成果各個點的坐標是否有誤差等等，確保各種施工記錄的準確性。
（2）重點審查圖紙標注是否正確。由于各種原因，施工過程中難免發生許多設計變更，這些設計變更都應詳盡準確地反映在圖紙上，做到圖物相符。在標注時應注意幾點：一是變更條款的采用情況要落實清楚，多一條或少一條都會引起與實物的嚴重誤差。二是變更的部位在圖紙上要找準。曾經有個資料員將基礎的變更標在了屋頂上，鬧出了大笑話。三是標注的方法要正確。許多資料員標注方法很不規范，嚴重影響了圖紙閱讀，需要驗收人員耐心指點，統一標注規范，才能使標注后的圖紙真正與實物相符，便于日后查考利用。
1、制定強有力的制約措施
（1）業主單位與施工單位及監理單位簽定合同時應在相關條款處明文規定其歸檔職責，并明確處罰辦法，以示約束。
（2）移交資料與工程結算掛鉤，實行檔案部門不簽字，財務部門對工程不予結帳制度，促使相關單位自覺做好工程竣工資料的形成、積累、編制和移交工作，從而保證其完整準確性
（3）建立獎罰分明的經濟責任制，將經濟利益與負有歸檔責任的單位和個人掛鉤，促使他們認真履行歸檔職責。
2、提高社會檔案管理規范意識
一個人的檔案意識決定著他對檔案工作重視程度。而在整個工程竣工資料的整理移交過程中，相關部門人員的檔案意識將在很大程度上影響著竣工資料的質量水平。具體說來要提高三方面人的檔案意識：
（1）在一定程度上提高有關部門領導的檔案意識。
（2）要把檔案部門內部人員的檔案意識提高到更高層次上來。
（3）普遍提高社會的檔案意識，為工程竣工資料的形成、編制和審查驗收工作營造良好的社會大氛圍。
希望大家都能收集好、保管好工程竣工資料，讓工程項目檔案更好地幫助工程項目安全規范運轉。會博通工程檔案管理系統，專注于工程竣工資料管理，檔案資料架構可靈活劃分，支持多人同時參與管檔，如果您有工程資料管理需求，可以隨時聯系到我們。
公司新聞
最新案例
上一篇: 當我們聊檔案數字化，我們在聊什么？
下一篇: 會博通企業合同檔案管理解決方案
免責聲明：部分文章信息來源于網絡以及網友投稿，本網站只負責對文章進行整理、排版、編輯，是出于傳遞更多信息之目的，并不意味著贊同其觀點或證實其內容的真實性，如本站文章和轉稿涉及版權等問題，請作者在及時聯系本站，我們會盡快處理。
更多資訊