工程竣工資料的完整性和準確性如何實現(xiàn)？工程檔案管理必看！
2022/12/21 0:00:00 來源：行業(yè)動態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 696
工程竣工資料是工程檔案的前身，是在工程建設(shè)全過程當中直接形成的，具有保存價值、需歸檔保存以供查考利用的全部文字材料、圖紙、圖表、聲像以及其它材料。工程檔案是工程建設(shè)全程的真實寫照，做好工程檔案管理對后續(xù)工程的運維具有重大的歷史意義。
想要全面反映工程狀況，需要對工程竣工資料進行全面保存和歸檔。確保工程項目資料的完整性和準確性非常重要！是我們做好工程項目管理的關(guān)鍵點之一。
01工程竣工資料的完整性與準確性及其意義
工程竣工資料的完整性是指一個工程項目所應(yīng)形成和歸檔的一切正確竣工圖紙、會議紀要、項目進度、審批回執(zhí)、驗收報告、財務(wù)數(shù)據(jù)憑證的齊全完整，沒有遺失遺漏現(xiàn)象。工程竣工資料的內(nèi)容具體要求如下：
（1）文字資料與圖紙的對應(yīng)配套，即每套施工圖紙都有相應(yīng)的施工記錄與之對應(yīng)，每份文字資料又都準確無誤的反映著施工圖的意圖和最終結(jié)果。
（2）是文字資料和圖紙與實物相符，做到文物吻合、圖物相符。
工程竣工資料的完整性是其準確性的基本保證，殘缺不齊的工程竣工資料其準確性也就無從談起。而準確性是其完整性的最終體現(xiàn)，只有準確的竣工資料才能完整地記錄實物。因此，只有完整和準確的工程竣工資料才能真實地記載和再現(xiàn)實物，為日后生產(chǎn)使用、維護和改、擴建提供系統(tǒng)全面、準確可靠的檔案信息和第一手歷史資料。
02工程竣工資料現(xiàn)狀及存在的問題
盡管工程資料完整具有如此重大的意義和作用，但其收集和整理工作仍存在許多可亟待解決的問題，具體表現(xiàn)在以下幾方面：
(1)編制人員不固定
工程資料的編制人員不固定，且缺乏相應(yīng)的檔案專業(yè)知識，因而資料的整編很不規(guī)范。如用紙與用墨不規(guī)范，損害了檔案的保存壽命；整理方法不科學(xué)，破壞了竣工資料的系統(tǒng)性和成套性；資料收集不齊全、圖紙標注不正確等，影響了竣工資料的完整與準確性，也給檔案部門的驗收工作帶來了麻煩，大大加重了他們的工作量。
(2)一些新事物的出現(xiàn)伴生而來的新問題。
使檔案管理與工程管理脫節(jié)，出現(xiàn)一手軟一手硬的現(xiàn)象。
(4) 檔案意識薄弱
普遍存在輕視檔案工作的現(xiàn)象，沒有把檔案的收集整理工作當作一件很重要很緊迫的事來抓，檔案意識的普遍薄弱是制約工程竣工資料工作的思想束縛。
03確保工程資料完整性和準確性的措施與方法
1、加強制度化、標準化管理
只有制定切實可行的編制與歸檔辦法，并從制度上加以規(guī)范和約束，才能從根本上保證工程竣工資料的完整與準確性，并使其編制與歸檔實現(xiàn)標準化。
為規(guī)范做法，上級檔案部門、建設(shè)部門等相關(guān)部門應(yīng)盡快制定統(tǒng)一的監(jiān)理資料驗收規(guī)范和標準，以明確監(jiān)理資料驗收的范圍、對象、方法及要求，使基層單位的工作有章可循，工作才不致盲目。
2、加強對收集整理工作的監(jiān)督指導(dǎo)
（1）加強對施工單位現(xiàn)場技術(shù)人員和資料員進行工前指導(dǎo)。現(xiàn)場技術(shù)人員和資料員是工程竣工資料的第一形成者和管理者，他們的檔案素質(zhì)將直接影響著工程竣工資料的完整和準確性。因此應(yīng)緊緊抓住工前這一寶貴時期，加強對他們進行針對性培訓(xùn)，主要對他們進行三方面培訓(xùn)：一是資料的形成要規(guī)范。如資料載體要耐久易保存、簽字手續(xù)要齊全等。二是要求他們注意平時積累，不可臨時抱佛腳采用后補甚至仿造的辦法搪塞。三是加強對資料整編方法的指導(dǎo)，特別是設(shè)計變更在圖紙上的標注。許多施工單位的資料編制人員標注很不規(guī)范，漏標、錯標的現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴重影響了竣工圖紙對實物的準確反映，影響了日后的查閱利用。
（2）對使用單位技術(shù)員和資料員進行指導(dǎo)。使用單位現(xiàn)場人員作為工程現(xiàn)場管理者，他們熟悉現(xiàn)場了解施工情況，且具備較強的專業(yè)技術(shù)知識，如果他們與熟悉工程竣工資料的收集整理驗收方法的資料員配合，在管理工程的同時監(jiān)管乙方人員竣工資料的收集整理工作，則往往能收到事半功倍的效果。
（3）在施工過程中對資料的形成積累和收集編制情況進行監(jiān)督指導(dǎo)，檔案部門應(yīng)掌握工程進程，加強對工程每個階段、每個分項的工程資料工作的同步監(jiān)督和指導(dǎo)，盡早發(fā)現(xiàn)問題，及時解決問題，要堅決杜絕只施工不形成資料或形成資料不及時收集的現(xiàn)象，將資料遺失遺漏現(xiàn)象制止于它的形成期。
（4）緊緊抓住工程竣工的關(guān)鍵時刻，對竣工資料的整理移交進行監(jiān)督檢查。攀鋼檔案館一直以來都積極參加公司立項的各個工程的竣工驗收會議，以了解工程概貌進而對資料整理中存在的問題及時解決。
3、保持工程管理與工程資料管理的同步進行
任何一個工程建設(shè)項目，大致可分為設(shè)計、施工、竣工三個階段，檔案管理要實現(xiàn)與工程管理同步進行，必須緊扣這三個環(huán)節(jié)。
（1）設(shè)計階段。檔案部門要和有關(guān)部門檔案人員密切配合，了解工程設(shè)計進度，做好設(shè)計檔案的收集工作，并為以后接收竣工資料掌握情況，對將要形成的竣工檔案的范圍、數(shù)量、內(nèi)容有個初步的了解。
（2）施工階段。檔案管理的重點轉(zhuǎn)向工程管理和施工過程中形成的各種資料，檔案部門應(yīng)依靠工程指揮部門和施工單位，使工程管理與竣工資料的形成、積累和審定工作同步進行，各有關(guān)部門檔案員和資料員應(yīng)積極協(xié)助工程技術(shù)人員做好文件材料的形成積累，檔案部門要逐期檢查與督促，發(fā)現(xiàn)問題并及時解決。
（3）工程竣工驗收時，檔案部門要直接參與驗收工作，對工程竣工資料形成的全過程以及其內(nèi)容是否符合工程實體進行同步驗收，以確保其準確與完整性。
4、相關(guān)部門驗收人員要嚴把驗收關(guān)
做為工程竣工資料的最后一個關(guān)口，工程技術(shù)人員與檔案部門的驗收人員要密切配合、嚴格把關(guān)，按要求對移交來的竣工資料進行質(zhì)量審查，并指導(dǎo)資料編制人員正確整改。為確保移交資料的完整性，驗收人員應(yīng)注意以下幾點：
（1）在設(shè)計檔案庫存信息的基礎(chǔ)上，與相關(guān)單位密切配合，制作詳盡完備的工號圖號對照表，對移交的竣工資料的所有圖號逐一核對，如有遺漏應(yīng)及時彌補，并清點每個圖號的圖紙張數(shù)，確保圖紙齊全。
（2）對于規(guī)模大、項目多、施工單位復(fù)雜的工程，要落實每個施工單位具體施工了哪些部分，以便明確職責(zé)，分清各自任務(wù)，避免施工單位在資料問題上相互扯皮，影響驗收工作的進展和效率。
（3）文字資料重點查看一些重要資料，如基礎(chǔ)驗槽、隱蔽記錄、各種試車和調(diào)試記錄等，對經(jīng)查后補來的資料要注意檢查是否與實相符，簽字是否齊全真實，決不允許代簽現(xiàn)象的發(fā)生。
（4）一些易缺的資料如會審紀要、變更通知單、重要設(shè)備的合格證等。其中會審紀要和變更通知單十分重要，影響到圖紙的最終施工結(jié)果，缺少它們，竣工資料將嚴重失真。因此驗收人員在審查這部分資料時應(yīng)格外慎重，必要時可向有關(guān)部門核實，以確保這部分資料的齊全完整。
為保證移交的竣工資料的準確性，驗收人員在以下兩點要特別注意：
（1）仔細查對圖紙與文字資料，看文字資料是否如實準確地反映了實物，各種試驗結(jié)果、驗槽記錄是否達到設(shè)計要求，隱蔽資料是否準確，測量成果各個點的坐標是否有誤差等等，確保各種施工記錄的準確性。
（2）重點審查圖紙標注是否正確。由于各種原因，施工過程中難免發(fā)生許多設(shè)計變更，這些設(shè)計變更都應(yīng)詳盡準確地反映在圖紙上，做到圖物相符。在標注時應(yīng)注意幾點：一是變更條款的采用情況要落實清楚，多一條或少一條都會引起與實物的嚴重誤差。二是變更的部位在圖紙上要找準。曾經(jīng)有個資料員將基礎(chǔ)的變更標在了屋頂上，鬧出了大笑話。三是標注的方法要正確。許多資料員標注方法很不規(guī)范，嚴重影響了圖紙閱讀，需要驗收人員耐心指點，統(tǒng)一標注規(guī)范，才能使標注后的圖紙真正與實物相符，便于日后查考利用。
1、制定強有力的制約措施
（1）業(yè)主單位與施工單位及監(jiān)理單位簽定合同時應(yīng)在相關(guān)條款處明文規(guī)定其歸檔職責(zé)，并明確處罰辦法，以示約束。
（2）移交資料與工程結(jié)算掛鉤，實行檔案部門不簽字，財務(wù)部門對工程不予結(jié)帳制度，促使相關(guān)單位自覺做好工程竣工資料的形成、積累、編制和移交工作，從而保證其完整準確性
（3）建立獎罰分明的經(jīng)濟責(zé)任制，將經(jīng)濟利益與負有歸檔責(zé)任的單位和個人掛鉤，促使他們認真履行歸檔職責(zé)。
2、提高社會檔案管理規(guī)范意識
一個人的檔案意識決定著他對檔案工作重視程度。而在整個工程竣工資料的整理移交過程中，相關(guān)部門人員的檔案意識將在很大程度上影響著竣工資料的質(zhì)量水平。具體說來要提高三方面人的檔案意識：
（1）在一定程度上提高有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。
（2）要把檔案部門內(nèi)部人員的檔案意識提高到更高層次上來。
（3）普遍提高社會的檔案意識，為工程竣工資料的形成、編制和審查驗收工作營造良好的社會大氛圍。
想要全面反映工程狀況，需要對工程竣工資料進行全面保存和歸檔。確保工程項目資料的完整性和準確性非常重要！是我們做好工程項目管理的關(guān)鍵點之一。
01工程竣工資料的完整性與準確性及其意義
工程竣工資料的完整性是指一個工程項目所應(yīng)形成和歸檔的一切正確竣工圖紙、會議紀要、項目進度、審批回執(zhí)、驗收報告、財務(wù)數(shù)據(jù)憑證的齊全完整，沒有遺失遺漏現(xiàn)象。工程竣工資料的內(nèi)容具體要求如下：
（1）文字資料與圖紙的對應(yīng)配套，即每套施工圖紙都有相應(yīng)的施工記錄與之對應(yīng)，每份文字資料又都準確無誤的反映著施工圖的意圖和最終結(jié)果。
（2）是文字資料和圖紙與實物相符，做到文物吻合、圖物相符。
工程竣工資料的完整性是其準確性的基本保證，殘缺不齊的工程竣工資料其準確性也就無從談起。而準確性是其完整性的最終體現(xiàn)，只有準確的竣工資料才能完整地記錄實物。因此，只有完整和準確的工程竣工資料才能真實地記載和再現(xiàn)實物，為日后生產(chǎn)使用、維護和改、擴建提供系統(tǒng)全面、準確可靠的檔案信息和第一手歷史資料。
02工程竣工資料現(xiàn)狀及存在的問題
盡管工程資料完整具有如此重大的意義和作用，但其收集和整理工作仍存在許多可亟待解決的問題，具體表現(xiàn)在以下幾方面：
(1)編制人員不固定
工程資料的編制人員不固定，且缺乏相應(yīng)的檔案專業(yè)知識，因而資料的整編很不規(guī)范。如用紙與用墨不規(guī)范，損害了檔案的保存壽命；整理方法不科學(xué)，破壞了竣工資料的系統(tǒng)性和成套性；資料收集不齊全、圖紙標注不正確等，影響了竣工資料的完整與準確性，也給檔案部門的驗收工作帶來了麻煩，大大加重了他們的工作量。
(2)一些新事物的出現(xiàn)伴生而來的新問題。
近些年由于推行工程監(jiān)理制度帶來了一系列的問題，如舊的表格不適應(yīng)新的監(jiān)理工程，監(jiān)理資料的驗收規(guī)范不明確，做法不統(tǒng)一等等，使監(jiān)理資料得不到及時有效地歸檔，工程竣工資料的完整與準確性也就無法得到保障。
使檔案管理與工程管理脫節(jié)，出現(xiàn)一手軟一手硬的現(xiàn)象。
(4) 檔案意識薄弱
普遍存在輕視檔案工作的現(xiàn)象，沒有把檔案的收集整理工作當作一件很重要很緊迫的事來抓，檔案意識的普遍薄弱是制約工程竣工資料工作的思想束縛。
03確保工程資料完整性和準確性的措施與方法
1、加強制度化、標準化管理
只有制定切實可行的編制與歸檔辦法，并從制度上加以規(guī)范和約束，才能從根本上保證工程竣工資料的完整與準確性，并使其編制與歸檔實現(xiàn)標準化。
為規(guī)范做法，上級檔案部門、建設(shè)部門等相關(guān)部門應(yīng)盡快制定統(tǒng)一的監(jiān)理資料驗收規(guī)范和標準，以明確監(jiān)理資料驗收的范圍、對象、方法及要求，使基層單位的工作有章可循，工作才不致盲目。
2、加強對收集整理工作的監(jiān)督指導(dǎo)
（1）加強對施工單位現(xiàn)場技術(shù)人員和資料員進行工前指導(dǎo)。現(xiàn)場技術(shù)人員和資料員是工程竣工資料的第一形成者和管理者，他們的檔案素質(zhì)將直接影響著工程竣工資料的完整和準確性。因此應(yīng)緊緊抓住工前這一寶貴時期，加強對他們進行針對性培訓(xùn)，主要對他們進行三方面培訓(xùn)：一是資料的形成要規(guī)范。如資料載體要耐久易保存、簽字手續(xù)要齊全等。二是要求他們注意平時積累，不可臨時抱佛腳采用后補甚至仿造的辦法搪塞。三是加強對資料整編方法的指導(dǎo)，特別是設(shè)計變更在圖紙上的標注。許多施工單位的資料編制人員標注很不規(guī)范，漏標、錯標的現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴重影響了竣工圖紙對實物的準確反映，影響了日后的查閱利用。
（2）對使用單位技術(shù)員和資料員進行指導(dǎo)。使用單位現(xiàn)場人員作為工程現(xiàn)場管理者，他們熟悉現(xiàn)場了解施工情況，且具備較強的專業(yè)技術(shù)知識，如果他們與熟悉工程竣工資料的收集整理驗收方法的資料員配合，在管理工程的同時監(jiān)管乙方人員竣工資料的收集整理工作，則往往能收到事半功倍的效果。
（3）在施工過程中對資料的形成積累和收集編制情況進行監(jiān)督指導(dǎo)，檔案部門應(yīng)掌握工程進程，加強對工程每個階段、每個分項的工程資料工作的同步監(jiān)督和指導(dǎo)，盡早發(fā)現(xiàn)問題，及時解決問題，要堅決杜絕只施工不形成資料或形成資料不及時收集的現(xiàn)象，將資料遺失遺漏現(xiàn)象制止于它的形成期。
（4）緊緊抓住工程竣工的關(guān)鍵時刻，對竣工資料的整理移交進行監(jiān)督檢查。攀鋼檔案館一直以來都積極參加公司立項的各個工程的竣工驗收會議，以了解工程概貌進而對資料整理中存在的問題及時解決。
3、保持工程管理與工程資料管理的同步進行
任何一個工程建設(shè)項目，大致可分為設(shè)計、施工、竣工三個階段，檔案管理要實現(xiàn)與工程管理同步進行，必須緊扣這三個環(huán)節(jié)。
（1）設(shè)計階段。檔案部門要和有關(guān)部門檔案人員密切配合，了解工程設(shè)計進度，做好設(shè)計檔案的收集工作，并為以后接收竣工資料掌握情況，對將要形成的竣工檔案的范圍、數(shù)量、內(nèi)容有個初步的了解。
（2）施工階段。檔案管理的重點轉(zhuǎn)向工程管理和施工過程中形成的各種資料，檔案部門應(yīng)依靠工程指揮部門和施工單位，使工程管理與竣工資料的形成、積累和審定工作同步進行，各有關(guān)部門檔案員和資料員應(yīng)積極協(xié)助工程技術(shù)人員做好文件材料的形成積累，檔案部門要逐期檢查與督促，發(fā)現(xiàn)問題并及時解決。
（3）工程竣工驗收時，檔案部門要直接參與驗收工作，對工程竣工資料形成的全過程以及其內(nèi)容是否符合工程實體進行同步驗收，以確保其準確與完整性。
4、相關(guān)部門驗收人員要嚴把驗收關(guān)
做為工程竣工資料的最后一個關(guān)口，工程技術(shù)人員與檔案部門的驗收人員要密切配合、嚴格把關(guān)，按要求對移交來的竣工資料進行質(zhì)量審查，并指導(dǎo)資料編制人員正確整改。為確保移交資料的完整性，驗收人員應(yīng)注意以下幾點：
（1）在設(shè)計檔案庫存信息的基礎(chǔ)上，與相關(guān)單位密切配合，制作詳盡完備的工號圖號對照表，對移交的竣工資料的所有圖號逐一核對，如有遺漏應(yīng)及時彌補，并清點每個圖號的圖紙張數(shù)，確保圖紙齊全。
（2）對于規(guī)模大、項目多、施工單位復(fù)雜的工程，要落實每個施工單位具體施工了哪些部分，以便明確職責(zé)，分清各自任務(wù)，避免施工單位在資料問題上相互扯皮，影響驗收工作的進展和效率。
（3）文字資料重點查看一些重要資料，如基礎(chǔ)驗槽、隱蔽記錄、各種試車和調(diào)試記錄等，對經(jīng)查后補來的資料要注意檢查是否與實相符，簽字是否齊全真實，決不允許代簽現(xiàn)象的發(fā)生。
（4）一些易缺的資料如會審紀要、變更通知單、重要設(shè)備的合格證等。其中會審紀要和變更通知單十分重要，影響到圖紙的最終施工結(jié)果，缺少它們，竣工資料將嚴重失真。因此驗收人員在審查這部分資料時應(yīng)格外慎重，必要時可向有關(guān)部門核實，以確保這部分資料的齊全完整。
為保證移交的竣工資料的準確性，驗收人員在以下兩點要特別注意：
（1）仔細查對圖紙與文字資料，看文字資料是否如實準確地反映了實物，各種試驗結(jié)果、驗槽記錄是否達到設(shè)計要求，隱蔽資料是否準確，測量成果各個點的坐標是否有誤差等等，確保各種施工記錄的準確性。
（2）重點審查圖紙標注是否正確。由于各種原因，施工過程中難免發(fā)生許多設(shè)計變更，這些設(shè)計變更都應(yīng)詳盡準確地反映在圖紙上，做到圖物相符。在標注時應(yīng)注意幾點：一是變更條款的采用情況要落實清楚，多一條或少一條都會引起與實物的嚴重誤差。二是變更的部位在圖紙上要找準。曾經(jīng)有個資料員將基礎(chǔ)的變更標在了屋頂上，鬧出了大笑話。三是標注的方法要正確。許多資料員標注方法很不規(guī)范，嚴重影響了圖紙閱讀，需要驗收人員耐心指點，統(tǒng)一標注規(guī)范，才能使標注后的圖紙真正與實物相符，便于日后查考利用。
1、制定強有力的制約措施
（1）業(yè)主單位與施工單位及監(jiān)理單位簽定合同時應(yīng)在相關(guān)條款處明文規(guī)定其歸檔職責(zé)，并明確處罰辦法，以示約束。
（2）移交資料與工程結(jié)算掛鉤，實行檔案部門不簽字，財務(wù)部門對工程不予結(jié)帳制度，促使相關(guān)單位自覺做好工程竣工資料的形成、積累、編制和移交工作，從而保證其完整準確性
（3）建立獎罰分明的經(jīng)濟責(zé)任制，將經(jīng)濟利益與負有歸檔責(zé)任的單位和個人掛鉤，促使他們認真履行歸檔職責(zé)。
2、提高社會檔案管理規(guī)范意識
一個人的檔案意識決定著他對檔案工作重視程度。而在整個工程竣工資料的整理移交過程中，相關(guān)部門人員的檔案意識將在很大程度上影響著竣工資料的質(zhì)量水平。具體說來要提高三方面人的檔案意識：
（1）在一定程度上提高有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。
（2）要把檔案部門內(nèi)部人員的檔案意識提高到更高層次上來。
（3）普遍提高社會的檔案意識，為工程竣工資料的形成、編制和審查驗收工作營造良好的社會大氛圍。
希望大家都能收集好、保管好工程竣工資料，讓工程項目檔案更好地幫助工程項目安全規(guī)范運轉(zhuǎn)。會博通工程檔案管理系統(tǒng)，專注于工程竣工資料管理，檔案資料架構(gòu)可靈活劃分，支持多人同時參與管檔，如果您有工程資料管理需求，可以隨時聯(lián)系到我們。
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