會博通企業合同檔案管理解決方案
2022/12/5 0:00:00 來源：行業動態 作者：小博 瀏覽量： 839
企業合同檔案管理是合同履行情況的文字記錄，具有憑證性作用，妥善保管合同檔案是合同檔案制度的重要組成部分，也是有效化解商業矛盾，維護企業自身合法權益的有效舉措。科學的合同檔案管理機制與體系，有利于調動檔案管理部門高效管檔、便捷合同檔案的歸檔、借閱、利用，進而推動企業高效能運轉。
痛點1：合同檔案資料收集不全
檔案工作人員在收集檔案的過程中，注意力容易集中在上級材料、結果材料的收集，而忽略過程材料的收集。現階段，企業對合同檔案的管理范圍、內容、要求及開發利用工作沒有形成明確的規章制度，企業僅對合同文本進行管理，與之相關的合同前期談判文件、合同審批文件、意向書、承諾書、擔保書、資質證明書、鑒證書、公證書、合同變更、終止文件材料及合同的調解書、判決書、執行書、會議紀要等文件，尚未進行整理歸檔。
會博通合同檔案管理系統，支持多人員依權限管檔。各環節合同資料不論流轉于OA、ERP，還是財務、企業微信等第三方系統，都可直接交由一線人員按照權限歸檔。合同前期談判文件、合同審批文件、意向書、承諾書、擔保書、資質證明書等可與主合同簽訂文件“綁定”為統一整體，進行集合歸檔。
大多數企業，并沒有設置專職人員對內部文件模板、格式、內容進行規范和負責。因此，包括合同檔案在內的大部分文件，由于執行人員不同，容易出現書寫不規范、內容五花八門、格式雜亂、合同編號重復出現等現象，直接導致合同檔案后續的查閱、利用價值大打折扣。
會博通合同檔案管理系統，支持線上合同起草功能。使用該功能，用戶只需要在填寫基礎的屬性信息，便可一鍵套用合同檔案內容模板，直接生成合同文件。合同文件生成后，為確保合同內容準確無誤，會經由相關負責人審批，審批過的合同，才能進入合同執行環節，最大限度確保了合同的規范性。
痛點3：履約進度無法掌控
合同簽訂時長，根據業務內容，長短不一。有的簽訂1個月、有的簽訂1年，有的簽訂2年。要了解企業經營情況，了解合同是否履約完畢，有多少合同正在執行中是必不可少的一環。但目前大多數企業對于合同進度的掌控，還比較依賴人工。
會博通合同檔案管理系統，為方便企業合理規劃資源、提高履約質量、增加客戶粘性，為企業主提供了合同檔案到期提醒功能。履約結束，系統將自動以短信或郵件等信息提醒相關負責人，以便做好后續服務和業務拓展。提醒頻次與提醒方式，可根據實際情況自由選擇。
痛點4：合同檔案利用不便
合同檔案隨著企業發展不斷積累，想要從堆積如山的合同檔案中找到所需檔案，不僅需要層層審批，還要進行分門別類查找。檔案找到后，直接利用，又容易出現檔案丟失、檔案損壞、分享不安全不方便等局限。
會博通企業合同檔案管理系統，為用戶提供根據工作職能與授權的高速搜索引擎，只需在搜索框中，輸入關鍵字點擊搜索，便可以快速找到所需檔案。
合同檔案文件匹配紙質檔案關鍵信息，點擊查看，便可輕松查找。同時也可利用封裝檔案信息的二維碼，將合同檔案分享給需要的同事。被分享的合同檔案可同步限制水印、查閱時間，是否可打印等操作。
痛點1：合同檔案資料收集不全
檔案工作人員在收集檔案的過程中，注意力容易集中在上級材料、結果材料的收集，而忽略過程材料的收集。現階段，企業對合同檔案的管理范圍、內容、要求及開發利用工作沒有形成明確的規章制度，企業僅對合同文本進行管理，與之相關的合同前期談判文件、合同審批文件、意向書、承諾書、擔保書、資質證明書、鑒證書、公證書、合同變更、終止文件材料及合同的調解書、判決書、執行書、會議紀要等文件，尚未進行整理歸檔。
（會博通系統：多平臺檔案一鍵轉存）
會博通合同檔案管理系統，支持多人員依權限管檔。各環節合同資料不論流轉于OA、ERP，還是財務、企業微信等第三方系統，都可直接交由一線人員按照權限歸檔。合同前期談判文件、合同審批文件、意向書、承諾書、擔保書、資質證明書等可與主合同簽訂文件“綁定”為統一整體，進行集合歸檔。
大多數企業，并沒有設置專職人員對內部文件模板、格式、內容進行規范和負責。因此，包括合同檔案在內的大部分文件，由于執行人員不同，容易出現書寫不規范、內容五花八門、格式雜亂、合同編號重復出現等現象，直接導致合同檔案后續的查閱、利用價值大打折扣。
（會博通系統：合同審核流程展示）
會博通合同檔案管理系統，支持線上合同起草功能。使用該功能，用戶只需要在填寫基礎的屬性信息，便可一鍵套用合同檔案內容模板，直接生成合同文件。合同文件生成后，為確保合同內容準確無誤，會經由相關負責人審批，審批過的合同，才能進入合同執行環節，最大限度確保了合同的規范性。
痛點3：履約進度無法掌控
合同簽訂時長，根據業務內容，長短不一。有的簽訂1個月、有的簽訂1年，有的簽訂2年。要了解企業經營情況，了解合同是否履約完畢，有多少合同正在執行中是必不可少的一環。但目前大多數企業對于合同進度的掌控，還比較依賴人工。
（會博通系統：合同檔案到期提醒自由設定）
會博通合同檔案管理系統，為方便企業合理規劃資源、提高履約質量、增加客戶粘性，為企業主提供了合同檔案到期提醒功能。履約結束，系統將自動以短信或郵件等信息提醒相關負責人，以便做好后續服務和業務拓展。提醒頻次與提醒方式，可根據實際情況自由選擇。
痛點4：合同檔案利用不便
合同檔案隨著企業發展不斷積累，想要從堆積如山的合同檔案中找到所需檔案，不僅需要層層審批，還要進行分門別類查找。檔案找到后，直接利用，又容易出現檔案丟失、檔案損壞、分享不安全不方便等局限。
（會博通系統：合同檔案一鍵搜索）
（會博通系統：精準搜索檔案）
合同檔案文件匹配紙質檔案關鍵信息，點擊查看，便可輕松查找。同時也可利用封裝檔案信息的二維碼，將合同檔案分享給需要的同事。被分享的合同檔案可同步限制水印、查閱時間，是否可打印等操作。
會博通合同檔案管理軟件，用智能化應用，讓合同檔案管理更全面、更規范、更實時，暢通合同檔案利用通道，讓合同文檔真正沉穩企業穩定發展的“壓艙石”。
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