檔案是什么?簡單來說,檔案是直接形成的歷史紀錄。“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性,“歷史紀錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時,也繼承了文件的記錄性,是重現(xiàn)歷史真實面貌的原始資料。
“檔案工作是一項非常重要的工作,經(jīng)驗得以總結(jié)、規(guī)律得以認識 、歷史行以延續(xù),各項事業(yè)行以發(fā)展,都離不開檔案。在全面建設(shè)小康社會進程中,檔案工作顯得越來越重要?!薄?xí)近平
我們的習(xí)近平主席經(jīng)常強調(diào)檔案工作的重要性,它是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù),工作考察的憑證,科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)等方面的可靠資料,還是具有重復(fù)利用、歷史借鑒以及促進創(chuàng)新的重要材料。國家也非常重視檔案管理,專門制定《中華人民共和國檔案法》,旨在加強對檔案的管理和收集、整理工作,有效地保護和利用檔案,為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
檔案那么重要,那么企業(yè)關(guān)于檔案管理工作一定做的很好。不,并非所有企業(yè)都重視檔案管理,盡管他們知曉檔案的重要性。通過會博通多年的行業(yè)經(jīng)驗,企業(yè)檔案管理一般存在以下問題:
1、檔案多而亂,易丟失。
2、各部門分別歸檔保存,沒有統(tǒng)一管理。
3、無法隨時隨地查看檔案。
4、缺乏有效的檔案查詢方法。
5、檔案泄露,企業(yè)蒙受損失。
會博通綜合知識管理系統(tǒng)針對以上問題,為企業(yè)提供涵蓋檔案全生命周期的解決方案,實現(xiàn)實體與數(shù)字化檔案的有序化管理,以及檔案形成后的規(guī)范化應(yīng)用。
一、檔案的有序化管理
可采用會博通,實現(xiàn)文書、基建、聲像等不同類型的,實體與數(shù)字化檔案管理。
會博通滿足綜合性檔案管理需要,提供對應(yīng)的檔案管理分類
通過會博通系統(tǒng),可根據(jù)其企業(yè)性質(zhì)以及管理需要,自定創(chuàng)建需要管理的檔案門類,并根據(jù)實際情況再對應(yīng)的分類下進行檔案立卷。
會博通滿足管理各類型實體與數(shù)字化檔案的需要
會博通支持信息屬性的自定,針對不同類型的檔案,可賦予對應(yīng)的檔案屬性,如聲像檔案、文書檔案、基建檔案等,都有其特殊的檔案屬性。完成檔案分類與立卷后,實體檔案在系統(tǒng)中以條目存在,檔案屬性記錄實體檔案的信息,包括其存放地點圖示;數(shù)字化檔案可帶有正文與附件,可供用戶查看。
會博通提供實體檔案與數(shù)字化檔案的采集功能
企業(yè)用戶可按組織內(nèi)部的管理習(xí)慣及需要,根據(jù)誰產(chǎn)生,誰歸檔原則,授予相關(guān)人員錄入權(quán)限,并匹配采用符合組織自身需要的檔案采集方法。
檔案歸檔入庫時進行檔案注冊
完成檔案的錄入后,即可進行檔案注冊,案卷里的歸檔編號、頁數(shù)可以通過注冊自動生成與匯總計算,同時注冊之后的檔案不可隨意編輯修改(除非取消注冊)。
二、檔案的規(guī)范化利用
企業(yè)的綜合性檔案在會博通中實現(xiàn)了有序化管理后,可通過會博通的權(quán)限體系、借還管理體系實現(xiàn)檔案的規(guī)范化應(yīng)用。
細?;臋?quán)限管理,保障檔案應(yīng)用安全
會博通的權(quán)限體系是針對管理分類授予的,每一個分類都可以單獨設(shè)置權(quán)限,授權(quán)對象是組織架構(gòu)中的組織或具體的用戶,首先是定義授權(quán)對象可訪問的檔案密級,以及可以進行的操作行為。會博通的權(quán)限管理有兩個特點:一個是可以區(qū)分閱讀條目和閱讀內(nèi)容的權(quán)限;另一個是可以區(qū)分自己創(chuàng)建和他人創(chuàng)建的內(nèi)容的權(quán)限。
受權(quán)限控制的搜索平臺——讓檔案“無所遁形”
其實很多檔案利用的最大障礙就是難以查找,要想在海量的檔案庫中找尋出某一個案卷或者是某一份文件,那難度太大了。使用掃碼或關(guān)鍵字檢索方式(支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式),并且檢索結(jié)果是根據(jù)所授予的權(quán)限決定的,讓檔案“無所遁形”,高效利用檔案的價值。
純線上、純線下以及線上線下結(jié)合的檔案借還體系
用戶可通過會博通,使用掃碼或關(guān)鍵字檢索方式定位檔案資料,對于沒有權(quán)限或需要借用原件/復(fù)印件時,可發(fā)起借用流程。
純線上的申請:系統(tǒng)中有權(quán)限看到的檔案條目,都可以發(fā)起借閱申請,借閱流程通過之后,申請人就可以在規(guī)定時間內(nèi)有預(yù)覽電子檔案的權(quán)限,到期之后自動關(guān)閉權(quán)限,不需要人工設(shè)置。
純線下的申請:申請人只需在會博通系統(tǒng)中借閱與歸還模塊中,即可對檔案的借還(出入庫)進行登記。
線上申請線下取用:支持線上申請借閱電子文檔,借閱流程通過之后,承辦人就會收到系統(tǒng)通知提前準備好相關(guān)檔案,流程走到申請人就會提示去取用實體檔案了,這也大大節(jié)省了不必要的溝通和無效等待的時間。
這三種借還方式都會在系統(tǒng)中統(tǒng)計下來,申請人,批準人,什么檔案,用途等都一一記錄,隨時可以追溯。
可自由組合的系統(tǒng)安全機制
會博通提供多種安全機制,為了企業(yè)的檔案應(yīng)用保駕護航!