檔案是什么？簡單來說，檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄。“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀(jì)錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時(shí)，也繼承了文件的記錄性，是重現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始資料。

“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)、規(guī)律得以認(rèn)識(shí) 、歷史行以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)行以發(fā)展，都離不開檔案。在全面建設(shè)小康社會(huì)進(jìn)程中，檔案工作顯得越來越重要。”——習(xí)近平

我們的習(xí)近平主席經(jīng)常強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性，它是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，工作考察的憑證，科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)等方面的可靠資料，還是具有重復(fù)利用、歷史借鑒以及促進(jìn)創(chuàng)新的重要材料。國家也非常重視檔案管理，專門制定《中華人民共和國檔案法》，旨在加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

檔案那么重要，那么企業(yè)關(guān)于檔案管理工作一定做的很好。不，并非所有企業(yè)都重視檔案管理，盡管他們知曉檔案的重要性。通過會(huì)博通多年的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)，企業(yè)檔案管理一般存在以下問題：

1、檔案多而亂，易丟失。

2、各部門分別歸檔保存，沒有統(tǒng)一管理。

3、無法隨時(shí)隨地查看檔案。

4、缺乏有效的檔案查詢方法。

5、檔案泄露，企業(yè)蒙受損失。

會(huì)博通綜合知識(shí)管理系統(tǒng)針對(duì)以上問題，為企業(yè)提供涵蓋檔案全生命周期的解決方案，實(shí)現(xiàn)實(shí)體與數(shù)字化檔案的有序化管理，以及檔案形成后的規(guī)范化應(yīng)用。

一、檔案的有序化管理

可采用會(huì)博通，實(shí)現(xiàn)文書、基建、聲像等不同類型的，實(shí)體與數(shù)字化檔案管理。

會(huì)博通滿足綜合性檔案管理需要，提供對(duì)應(yīng)的檔案管理分類

通過會(huì)博通系統(tǒng)，可根據(jù)其企業(yè)性質(zhì)以及管理需要，自定創(chuàng)建需要管理的檔案門類，并根據(jù)實(shí)際情況再對(duì)應(yīng)的分類下進(jìn)行檔案立卷。

會(huì)博通滿足管理各類型實(shí)體與數(shù)字化檔案的需要

會(huì)博通支持信息屬性的自定，針對(duì)不同類型的檔案，可賦予對(duì)應(yīng)的檔案屬性，如聲像檔案、文書檔案、基建檔案等，都有其特殊的檔案屬性。完成檔案分類與立卷后，實(shí)體檔案在系統(tǒng)中以條目存在，檔案屬性記錄實(shí)體檔案的信息，包括其存放地點(diǎn)圖示；數(shù)字化檔案可帶有正文與附件，可供用戶查看。

會(huì)博通提供實(shí)體檔案與數(shù)字化檔案的采集功能

企業(yè)用戶可按組織內(nèi)部的管理習(xí)慣及需要，根據(jù)誰產(chǎn)生，誰歸檔原則，授予相關(guān)人員錄入權(quán)限，并匹配采用符合組織自身需要的檔案采集方法。

檔案歸檔入庫時(shí)進(jìn)行檔案注冊(cè)

完成檔案的錄入后，即可進(jìn)行檔案注冊(cè)，案卷里的歸檔編號(hào)、頁數(shù)可以通過注冊(cè)自動(dòng)生成與匯總計(jì)算，同時(shí)注冊(cè)之后的檔案不可隨意編輯修改（除非取消注冊(cè)）。

二、檔案的規(guī)范化利用

企業(yè)的綜合性檔案在會(huì)博通中實(shí)現(xiàn)了有序化管理后，可通過會(huì)博通的權(quán)限體系、借還管理體系實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化應(yīng)用。

細(xì)粒化的權(quán)限管理，保障檔案應(yīng)用安全

會(huì)博通的權(quán)限體系是針對(duì)管理分類授予的，每一個(gè)分類都可以單獨(dú)設(shè)置權(quán)限，授權(quán)對(duì)象是組織架構(gòu)中的組織或具體的用戶，首先是定義授權(quán)對(duì)象可訪問的檔案密級(jí)，以及可以進(jìn)行的操作行為。會(huì)博通的權(quán)限管理有兩個(gè)特點(diǎn)：一個(gè)是可以區(qū)分閱讀條目和閱讀內(nèi)容的權(quán)限；另一個(gè)是可以區(qū)分自己創(chuàng)建和他人創(chuàng)建的內(nèi)容的權(quán)限。

受權(quán)限控制的搜索平臺(tái)——讓檔案“無所遁形”

其實(shí)很多檔案利用的最大障礙就是難以查找，要想在海量的檔案庫中找尋出某一個(gè)案卷或者是某一份文件，那難度太大了。使用掃碼或關(guān)鍵字檢索方式（支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式），并且檢索結(jié)果是根據(jù)所授予的權(quán)限決定的，讓檔案“無所遁形”，高效利用檔案的價(jià)值。

純線上、純線下以及線上線下結(jié)合的檔案借還體系

用戶可通過會(huì)博通，使用掃碼或關(guān)鍵字檢索方式定位檔案資料，對(duì)于沒有權(quán)限或需要借用原件/復(fù)印件時(shí)，可發(fā)起借用流程。

純線上的申請(qǐng)：系統(tǒng)中有權(quán)限看到的檔案條目，都可以發(fā)起借閱申請(qǐng)，借閱流程通過之后，申請(qǐng)人就可以在規(guī)定時(shí)間內(nèi)有預(yù)覽電子檔案的權(quán)限，到期之后自動(dòng)關(guān)閉權(quán)限，不需要人工設(shè)置。

純線下的申請(qǐng)：申請(qǐng)人只需在會(huì)博通系統(tǒng)中借閱與歸還模塊中，即可對(duì)檔案的借還（出入庫）進(jìn)行登記。

線上申請(qǐng)線下取用：支持線上申請(qǐng)借閱電子文檔，借閱流程通過之后，承辦人就會(huì)收到系統(tǒng)通知提前準(zhǔn)備好相關(guān)檔案，流程走到申請(qǐng)人就會(huì)提示去取用實(shí)體檔案了，這也大大節(jié)省了不必要的溝通和無效等待的時(shí)間。

這三種借還方式都會(huì)在系統(tǒng)中統(tǒng)計(jì)下來，申請(qǐng)人，批準(zhǔn)人，什么檔案，用途等都一一記錄，隨時(shí)可以追溯。

可自由組合的系統(tǒng)安全機(jī)制

會(huì)博通提供多種安全機(jī)制，為了企業(yè)的檔案應(yīng)用保駕護(hù)航！