企業(yè)文件涵蓋了企業(yè)核心知識、文化內(nèi)涵、經(jīng)營經(jīng)驗等無形資產(chǎn)。越來越多的管理者認(rèn)識到文檔管理在企業(yè)管理中的重要性。企業(yè)文檔管理是一項必須做好的系統(tǒng)工作。但是,如何提高企業(yè)文檔管理的水平,是許多管理者應(yīng)該思考的問題。
企業(yè)文檔管理中存在的問題
1、碎片化存儲
通常,公司文檔分散在各種員工的工作電腦和移動設(shè)備中,沒有統(tǒng)一歸納和存儲。這將導(dǎo)致尋找資料時不知道文檔在誰手里,舊文件存儲位置記憶模糊無法快速找到等問題,非常影響工作效率。另外,有項目負(fù)責(zé)人變更,員工入職,辭職等情況下,文件的轉(zhuǎn)移不能順利連接。
2、文檔權(quán)限不清
目前,大多數(shù)企業(yè)的內(nèi)部信息和機密文件只允許少數(shù)人共享和流通,但有時涉及到上下級之間的合作,甚至公司內(nèi)外的合作,都超出了傳統(tǒng)文件管理方法的控制范圍。此外,由于人員權(quán)限不清,核心文件的細(xì)節(jié)被錯誤地修改和刪除,甚至不時發(fā)生惡意刪除。
3、缺乏文檔共享協(xié)作
在工作組中修改文檔時,通常由QQ,微信,電子郵件等進行傳輸,從而導(dǎo)致文檔的多個版本。下載和保存時很容易分不清楚哪個是最新版本,團隊無法保證看到的是修訂后的最新版本,這極大地影響了協(xié)作的效率。
如何改進企業(yè)文檔管理?
文檔標(biāo)準(zhǔn)化管理是一項系統(tǒng)工程,促進文件的集中管理,平臺辦公是大勢所趨。會博通文檔管理系統(tǒng)可以幫助大部分企業(yè)和團隊進行有序、安全、穩(wěn)定的企業(yè)文檔管理。與云盤等工具不同,管理者可以根據(jù)工作相關(guān)性和級別從上到下分配文檔權(quán)限;統(tǒng)一的文檔存儲,便于快速查找重要數(shù)據(jù);團隊中的文檔信息是實時共享的,文檔修改痕跡、歷史版本永久留存。
在企業(yè)管理中,文檔是工作結(jié)果的直觀表現(xiàn),是企業(yè)軟實力的積累。在日常的文檔管理中,利用更加先進的軟件工具,避免因為文檔管理不善造成的企業(yè)知識流失和協(xié)作效率低下,是每個管理者的重要職責(zé)。