企業(yè)文件涵蓋了企業(yè)核心知識(shí)、文化內(nèi)涵、經(jīng)營經(jīng)驗(yàn)等無形資產(chǎn)。越來越多的管理者認(rèn)識(shí)到文檔管理在企業(yè)管理中的重要性。企業(yè)文檔管理是一項(xiàng)必須做好的系統(tǒng)工作。但是,如何提高企業(yè)文檔管理的水平,是許多管理者應(yīng)該思考的問題。
企業(yè)文檔管理中存在的問題
1、碎片化存儲(chǔ)
通常,公司文檔分散在各種員工的工作電腦和移動(dòng)設(shè)備中,沒有統(tǒng)一歸納和存儲(chǔ)。這將導(dǎo)致尋找資料時(shí)不知道文檔在誰手里,舊文件存儲(chǔ)位置記憶模糊無法快速找到等問題,非常影響工作效率。另外,有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人變更,員工入職,辭職等情況下,文件的轉(zhuǎn)移不能順利連接。
2、文檔權(quán)限不清
目前,大多數(shù)企業(yè)的內(nèi)部信息和機(jī)密文件只允許少數(shù)人共享和流通,但有時(shí)涉及到上下級(jí)之間的合作,甚至公司內(nèi)外的合作,都超出了傳統(tǒng)文件管理方法的控制范圍。此外,由于人員權(quán)限不清,核心文件的細(xì)節(jié)被錯(cuò)誤地修改和刪除,甚至不時(shí)發(fā)生惡意刪除。
3、缺乏文檔共享協(xié)作
在工作組中修改文檔時(shí),通常由QQ,微信,電子郵件等進(jìn)行傳輸,從而導(dǎo)致文檔的多個(gè)版本。下載和保存時(shí)很容易分不清楚哪個(gè)是最新版本,團(tuán)隊(duì)無法保證看到的是修訂后的最新版本,這極大地影響了協(xié)作的效率。
如何改進(jìn)企業(yè)文檔管理?
文檔標(biāo)準(zhǔn)化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,促進(jìn)文件的集中管理,平臺(tái)辦公是大勢(shì)所趨。會(huì)博通文檔管理系統(tǒng)可以幫助大部分企業(yè)和團(tuán)隊(duì)進(jìn)行有序、安全、穩(wěn)定的企業(yè)文檔管理。與云盤等工具不同,管理者可以根據(jù)工作相關(guān)性和級(jí)別從上到下分配文檔權(quán)限;統(tǒng)一的文檔存儲(chǔ),便于快速查找重要數(shù)據(jù);團(tuán)隊(duì)中的文檔信息是實(shí)時(shí)共享的,文檔修改痕跡、歷史版本永久留存。
在企業(yè)管理中,文檔是工作結(jié)果的直觀表現(xiàn),是企業(yè)軟實(shí)力的積累。在日常的文檔管理中,利用更加先進(jìn)的軟件工具,避免因?yàn)槲臋n管理不善造成的企業(yè)知識(shí)流失和協(xié)作效率低下,是每個(gè)管理者的重要職責(zé)。