用過文檔管理系統(tǒng)的客戶也常常搞不清楚,文檔管理系統(tǒng)主要能解決哪些問題,下面小編帶大家來了解一下,希望對新老客戶有所幫助。
第一:文檔缺乏集中管理
一般企業(yè)的電腦少說也有20-30臺,電腦的數(shù)量將會越來越多。現(xiàn)在文檔分散在各臺電腦上,難以查找和控制,也就無法管理了。
第二:文檔安全沒有保障,泄漏時有發(fā)生
如今,許多公司都在關注文檔安全,特別是政府,軍工和公司等。如何確保機密文檔在合理范圍內(nèi)共享,不泄露。如何讓普通員工有限地訪問公司的核心文檔。即使可以查看,也無法下載并將其刪除?這是許多公司關心的事情。
第三:文檔搜索速度很慢,有時需要很長時間才能找到所需的文檔
我們經(jīng)常聽到同事們說他們在找文件。根據(jù)統(tǒng)計,我們用電腦工作,每天有都有員工花30-45分鐘尋找文件。如何節(jié)約時間,提高工作效率,也是擺在我們面前的一個重要問題。
第四:文檔版本管理混亂,難以判斷文檔是否正確
我相信大家都遇到這樣的情況,在電腦上找2年前某個項目的方案,費了好一段時間找到了,但是找出來有4、5份這么多,到底哪個是最新的、正確的方案,連自己都很難判斷。
第五:文檔協(xié)作困難
現(xiàn)在,每個人基本上都通過qq或郵箱發(fā)送文件,形成積累是困難的。此外,這種文件合作和分享的方式將產(chǎn)生多個相同的文件,以后將難以確定正確的文件。文檔的審批還是在使用原有紙質(zhì)的方式,這樣會造成資源的浪費和審批的不及時。
第六:公司資產(chǎn)在無形中丟失,企業(yè)知識難以解決
每個企業(yè)都會或多或少地出現(xiàn)人員流動、人員離職、工作交接不完整、不充分的情況。員工離開工作崗位帶走企業(yè)的知識。這種現(xiàn)象很普遍。我們的企業(yè)如何應對這些問題,同時,我們?nèi)绾尾拍苷嬲貙⑵髽I(yè)文檔轉(zhuǎn)化為企業(yè)資產(chǎn)?這也是我們需要關注的問題。