企業部署文檔管理系統：提高軟實力，管理更高效

眾所周知，企業文檔資料承載著企業發展記憶、經驗以及成果。很多企業的管理還停留在個人或部門層面，企業的重要文檔往往會因為員工的離職而丟失，也可能會因為文檔使用不規范而出現遺失、損壞，更有被惡意擴散導致嚴重的損失。

會博通從1988年開發出我國第一套文檔一體化軟件產品以來，就是我國最早的知識與內容管理軟件開發與供應商。歷經30年，會博通一直潛心研發綜合知識管理系統，打造組織知識生態鏈，已經成為經國家認證雙軟企業，國家重點支持的高新技術企業。現在會博通已經在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等領域走在世界領先水平。會博通綜合文檔管理系統專門給企業提供文檔管理信息化解決方案，主要解決兩個方面的問題：1、如何將文檔管理融入員工的實際工作中；2、如何有序化、規范化管理文檔。

1、如何將文檔管理融入到員工實際的工作中

會博通綜合文檔管理系統為企業提供文檔從創建、協作、歸檔到再利用的全生命周期管理，員工在文檔創建之初就利用系統創建文檔，并可啟動對文檔的協同工作（如編輯、校對、變更、審批等），形成成果文檔后，可把成果文檔，以及形成成果文檔的管理痕跡（協同痕跡），一并分類保存到對應的文檔分類中，從而在企業層面完成了文檔的集中統一管理。不管是合同、方案、報價、案例等等，各種類型的文檔都可以采用以上的閉環管理模式，幫助企業通過文檔鏈來管控供應鏈、業務鏈，將文檔轉變為企業的核心競爭力！

2、企業怎樣有序化、規范化的管理文檔

一般企業對于文檔管理的誤區還留在文檔的存儲與備份層面，除了這兩方面問題，企業文檔管理但還會出現查找困難、借還不知去向、變更版本混亂、權限不清導致惡意擴散等管理問題。會博通綜合文檔管理系統，一直都在研究文檔管理方面的痛點，并提出完善的解決方案：

分類與屬性自定義

眾所周知，每個企業對于文檔的使用場景都是不一樣，所以導致有多種分類方法，有些企業以部門為單位分類，有些企業以文檔類型來分類。往往企業文檔管理的規范性在于，可以對文檔資料標注定義其性質和屬性，如發證機關、有效期等證照屬性；合同金額、甲乙丙方等合同屬性等。會博通綜合文檔管理系統提供分類與屬性自定義功能，可滿足企業管理不同類型、不同性質文檔內容的自定義需求。

管理權限

會博通綜合文檔管理系統的授權體系是針對具體用戶或組織實現的，可授予該用戶/組織在某一文檔分類中可訪問文檔的密級，以及對這些文檔資料的使用權限，包括：條目（元數據）閱讀、內容閱讀以及增、刪、改等，并可對本人和他人創建的文件進行區別授權。

搜索平臺

會博通綜合文檔管理系統搜索平臺支持關鍵字、組合搜索條件或者是二次搜索，搜索結果受權限控制，幫助用戶更快、更精準地找到所需要的文檔資料。

標準化借、還管理

會博通綜合文檔管理系統根據各個分支機構、不同部門，眾多文檔使用人員，管理文檔按實際管理規定，密級匹配制定標準借閱、借用、復印標準化流程。

版本管理與變更

會博通綜合文檔管理系統，文檔變更采用標準化的管理流程，實現新版本替換老版本，老版本存放在歷史版本中，以便于追溯。對于企業文檔變更、過期處理，系統可以設定周期性的提醒事項，避免出現過期不得而知等問題。

會博通綜合文檔管理系統幫助企業搭建適合企業的文檔管理體系，讓企業員工充分有效地利用企業內部文檔的價值，從而促進企業的文檔管理走向系統化、科學化、規范化，提升企業綜合競爭力。

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