國有企業檔案管理信息化建設，首先需求基于一個國有企業檔案管理系統可以建立統一的智能、標準、規范整個文件管理，包括規范國有企業中做產生的各業務系統的文件管理；構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，其中市面上使用比較多的會博通國有企業檔案管理系統，其支持檔案管理全過程的信息化處理與管控。

  該國有企業檔案管理系統功能就包括：檔案采集、檔案移交接收、檔案分類、檔案整理、檔案歸檔、檔案存儲管理、借閱利用與編研發布等等，同時逐步將國有企業業務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業務管理基礎，業務流與數據流建立在以服務為模型的管理系統平臺之上。

  大型、集團型企業涉及的分公司、部門、員工眾多、流程復雜，層級繁雜、要選擇適合自己的國有企業檔案管理系統，應先明確自身的實際需求，做好項目前期的規劃和部署，嚴格控制項目的目標、實施、成本、效果、售后服務等內容。以滿惠檔案管理云為例，分為標準版和定制版，標準版可對檔案收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作進行自動化管理，打造集檔案收、管、存、用于一體的智能綜合檔案管理平臺，解決傳統檔案事后管理導致的耗時長、工作量大、易出錯等問題；定制版可根據企業具體需求做定制化開發。

1.提升工作效率

  國有企業電子化檔案系統的發明已經替代了傳統的單一檔案管理模式，很多內容無需人工一一編輯。此外，發現錯誤可以直接在系統中進行修改，更無需銷毀紙質版資料；如果發現漏洞，直接插入補充。同時，操作界面相對友好實用簡單，查找方便，大大的提高了工作效率。系統方面同時能夠為多種電腦系統所兼容，易于推廣方便管理。

2、強化保密功能

  國有企業檔案管理系統具有加密功能，支持不同職員擁有不同的權限，可以從基礎的源頭上起到對國有企業中的各種文件、文檔、檔案進行保護。是具有專人查閱的功能，查閱能形成記錄，用戶訪問的時間查閱內容都能方便提供給管理者，從源頭上加強檔案數據資料安全。此會博通國有企業檔案管理系統還配備了電子鎖，可以起到雙重加密的作用。

  檔案管理員與維護者可以輕松在系統上進行編輯與查找各類檔案文件，能夠做到國有企業整個檔案管理從采集形成、收集、入庫、整理、歸檔、查詢、利用、借閱、移交、銷毀等的全生命周期進行科學管理。系統不僅包括數據的接收傳輸，備份恢復，并且系統可以根據設置提醒功能，實現用戶管理，在線交流、借還、日志、審批待辦事務提醒等，管理者可以給不同人員賦予不同的權限方便管理。

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