你是否覺得現(xiàn)在的檔案管理工作太過麻煩，檔案類型太復(fù)雜了不好管理，檔案需求太過多變不好查詢，別擔(dān)心，科技創(chuàng)新帶來的高效方式已經(jīng)來臨，可以解決你現(xiàn)在面臨的問題，你絕對不知道它有多簡單。

一、以前紙質(zhì)的檔案管理方式主要以人工為主，存在錯漏且效率低

比如：企業(yè)在日常發(fā)展進(jìn)行中將發(fā)生大量的事宜和需要?dú)w檔的檔案,在缺少專業(yè)管理軟件和管理機(jī)制的狀況下，將會產(chǎn)生文件、圖紙等資料的收集、保管的工作困難。

中國很多的企業(yè)目前的檔案管理方式下由檔案管理工作人員對需要?dú)w檔的文件進(jìn)行人工處理、編寫檢索工具和各種目錄,通常存在人工編寫目錄速度很慢、規(guī)范性差，檢索的速度和精準(zhǔn)率低的狀況,同時(shí)時(shí)效也很低,費(fèi)時(shí)間費(fèi)人力；

然后檔案部門對外提供和配合查詢的時(shí)候需要調(diào)閱紙質(zhì)文件，如果全都依靠于人工的方式來調(diào)閱實(shí)體紙質(zhì)檔案很容易讓很多重要檔案的丟失和破壞，給再次利用形成不便、利用效率低。

二、檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與研發(fā)具有重要的意義

首先是對企業(yè)檔案管理工作的促進(jìn)。伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)中的運(yùn)用，與之相關(guān)的管理信息系統(tǒng)應(yīng)用越來越廣泛，各種各樣的相關(guān)電子數(shù)據(jù)和電子文件都依托在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來進(jìn)行編制、共享和流轉(zhuǎn)，要對相關(guān)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案化管理，必須研宄企業(yè)發(fā)展和資料利用關(guān)系，通過業(yè)務(wù)過程數(shù)據(jù)關(guān)系的梳理，將這些業(yè)務(wù)過程產(chǎn)生的成果資料統(tǒng)一歸檔到檔案管理系統(tǒng)中，建立結(jié)構(gòu)化電子數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化電子檔案,這樣減少了紙質(zhì)資料的損壞和丟失，為企業(yè)各級別的人員提供了更簡單、更詳細(xì)、更方便的檔案服務(wù)工作。

三、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)需求分析

其實(shí)檔案管理系統(tǒng)就是對企業(yè)所產(chǎn)生的紙質(zhì)、聲像、視頻等文件進(jìn)行統(tǒng)一的管理，用于提高企業(yè)對于檔案管理的效率，所以功能上一定要過關(guān)。

1. 數(shù)據(jù)采集

數(shù)據(jù)采集是檔案系統(tǒng)的開端，同樣也是檔案工作的重點(diǎn)，針對不同來源、不同類型、不同等級的檔案文件是需要不同的方式采集的，入庫時(shí)所賦予的權(quán)限，編號都是不一樣的。

2. 數(shù)據(jù)整理

數(shù)據(jù)整理是比較核心的工作，對采集的信息進(jìn)行有效合理的整理，才可以讓后續(xù)的工作更加快速高效的運(yùn)行。對于采集過來的不同種類的文件需要進(jìn)行再一次的歸類，打上標(biāo)記方便后續(xù)的工作。

3. 數(shù)據(jù)查找

數(shù)據(jù)查找得快慢是最能體現(xiàn)出效率的環(huán)節(jié)，系統(tǒng)要支持單個(gè)條件以及多個(gè)條件的查詢方式，可以在數(shù)據(jù)庫中準(zhǔn)確的找到符合條件或編號、標(biāo)記相同的檔案文件，方便利用。

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