干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料。它是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執政資源，屬于黨和國家所有。

干部檔案管理的最終目的是為了提供利用。查閱人事檔案是基本的利用方式之一。例如，有的是因為考察、任免、聘任、調動、組織處理、審干、入學、入黨、入團、出國、參軍、職級待遇、治喪等需要查閱干部檔案的，有的是因為與他人案件有密切關系，而本人已經死亡或病重不能口述提供情況的，以及其他特殊原因，必須從其檔案中取得旁證材料，可查閱其檔案中的有關材料，有的是因為編寫黨史、軍史、革命斗爭史、地方志等各種史志或撰寫人物傳記時，該干部已經死亡或因年邁喪失記憶，有病不能口述、書寫，可查閱其履歷或自傳材料，有的是因為政法部門等單位因偵查、審理和公證必須通過干部檔案，取得旁證材料的，可查閱有關材料……凡此種種，都需要查閱干部檔案。

查閱干部人事檔案的相關制度

為了保證干部檔案的安全，需要建立人事檔案查閱制度，從而對干部檔案的查閱進行有效管理。制定干部檔案查閱制度需要注意：

①需要查閱干部檔案的單位，應派黨員干部持單位介紹信和主要領導簽字并辦理審批手續后方可查閱。有的單位制定了《借閱干部檔案審批表》，必須填寫表后才能按照程序借閱檔案。同時需要注意到，由于干部級別的差異。在查閱不同級別的干部檔案時，需要授權的單位和個人并不相同。以上海某高校為例，該高校比照干部制度規定：查閱局級以上干部的檔案，《查閱干部檔案審批表》應由校黨委負責人簽署意見和組織部蓋章，送市委組織部辦理查閱手續；查閱本校處級干部的檔案，《查閱干部檔案審批表》須經本單位黨委（黨總支、直屬支部）主要負責人簽署意見，校黨委組織部負責人審核同意，并蓋章；查閱本校其他教職工檔案，《查閱干部檔案審批表》應由本單位黨委（黨總支、直屬支部）主要負責人簽署意見，并蓋上公章，經人事檔案室負責人同意方可查閱。向外省、市、區查閱干部檔案，必須事先與對方相應一級的黨組織取得聯系，征得對方同意后，才能按規定手續開具《查閱干部檔案審批表》，前往查閱。

②查閱者應在本室內專人監督查閱，允許查閱的內容和范圍由本室人員確定。

③任何個人都不得查閱或本人或直系親屬的檔案。

④本室保管的檔案一律不外借，因工作需要要從檔案中取證時，需征得本室人員同意后方可復制。

⑤嚴格遵守保密制度和查閱規定，不得泄露檔案內容，違者視情節輕重予以批評教育直至紀律處分。

⑥要愛護檔案，嚴禁抽取、撤換、涂改、圈劃檔案材料。閱檔時禁止吸煙，以免損壞檔案材料。

⑦一般情況下，查閱檔案在閱覽室進行。由于特殊情況，需要借出檔案室閱檔時，則不僅需要借閱人在人事部門開具《查借閱人事檔案審批表》，注明借閱時間、借閱人姓名、檔案的具體內容（干部檔案要填寫個人的姓名），經人事檔案室負責人同意后，才能辦理外借登記手續。原則上，借閱的檔案需要當天歸還，且不容許轉借。如果采用了人事檔案管理系統，則在系統中進行登記和注銷。同時，如果借出的檔案超過了一定的期限未歸還，則必須進行催還。

信息化查閱管理探析

會博通綜合檔案管理系統，超30年匠心研發，提供檔案采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期的管理功能。

會博通借還體系的特色功能如下：

1.依權限搜索：用戶所有搜索行為受權限管控，只有具備相應權限的借閱申請人才能搜索呈現相應的文件檔案。

2.借閱申請流程:點擊借閱申請后，系統自動套用“借閱申請流程模板”，進行流程審批。

3.多個文件同時借閱：通過多次搜索多次勾選，系統自動放入“收納盒”進行統一借閱申請。也可對文件進行一式多份借閱管理。

4.借用文件預覽：本地無緩存，文件帶水印防止惡意擴散

5.借閱期限設置：借閱申請人可在借閱流程中選擇所需借閱的時間，在申請對應的借閱時間內借閱人都可以閱讀該文件，超過時限則不能閱讀。

6.到期提醒：利用“到期提醒”功能提醒經辦人及借閱人，也可通過系統發送短信提醒經辦人和借閱人。

7.借閱統計：從查詢范圍、查詢日期、借閱人、批準人、歸還狀態、借閱時間等方面進行統計。

8.連接高拍儀：可連接高拍儀，快速識別借閱人身份信息，同步實現現場拍照簽名，高速完成借閱申請。