干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料。它是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國家所有。

干部檔案管理的最終目的是為了提供利用。查閱人事檔案是基本的利用方式之一。例如，有的是因為考察、任免、聘任、調(diào)動、組織處理、審干、入學(xué)、入黨、入團(tuán)、出國、參軍、職級待遇、治喪等需要查閱干部檔案的，有的是因為與他人案件有密切關(guān)系，而本人已經(jīng)死亡或病重不能口述提供情況的，以及其他特殊原因，必須從其檔案中取得旁證材料，可查閱其檔案中的有關(guān)材料，有的是因為編寫黨史、軍史、革命斗爭史、地方志等各種史志或撰寫人物傳記時，該干部已經(jīng)死亡或因年邁喪失記憶，有病不能口述、書寫，可查閱其履歷或自傳材料，有的是因為政法部門等單位因偵查、審理和公證必須通過干部檔案，取得旁證材料的，可查閱有關(guān)材料……凡此種種，都需要查閱干部檔案。

查閱干部人事檔案的相關(guān)制度

為了保證干部檔案的安全，需要建立人事檔案查閱制度，從而對干部檔案的查閱進(jìn)行有效管理。制定干部檔案查閱制度需要注意：

①需要查閱干部檔案的單位，應(yīng)派黨員干部持單位介紹信和主要領(lǐng)導(dǎo)簽字并辦理審批手續(xù)后方可查閱。有的單位制定了《借閱干部檔案審批表》，必須填寫表后才能按照程序借閱檔案。同時需要注意到，由于干部級別的差異。在查閱不同級別的干部檔案時，需要授權(quán)的單位和個人并不相同。以上海某高校為例，該高校比照干部制度規(guī)定：查閱局級以上干部的檔案，《查閱干部檔案審批表》應(yīng)由校黨委負(fù)責(zé)人簽署意見和組織部蓋章，送市委組織部辦理查閱手續(xù)；查閱本校處級干部的檔案，《查閱干部檔案審批表》須經(jīng)本單位黨委（黨總支、直屬支部）主要負(fù)責(zé)人簽署意見，校黨委組織部負(fù)責(zé)人審核同意，并蓋章；查閱本校其他教職工檔案，《查閱干部檔案審批表》應(yīng)由本單位黨委（黨總支、直屬支部）主要負(fù)責(zé)人簽署意見，并蓋上公章，經(jīng)人事檔案室負(fù)責(zé)人同意方可查閱。向外省、市、區(qū)查閱干部檔案，必須事先與對方相應(yīng)一級的黨組織取得聯(lián)系，征得對方同意后，才能按規(guī)定手續(xù)開具《查閱干部檔案審批表》，前往查閱。

②查閱者應(yīng)在本室內(nèi)專人監(jiān)督查閱，允許查閱的內(nèi)容和范圍由本室人員確定。

③任何個人都不得查閱或本人或直系親屬的檔案。

④本室保管的檔案一律不外借，因工作需要要從檔案中取證時，需征得本室人員同意后方可復(fù)制。

⑤嚴(yán)格遵守保密制度和查閱規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容，違者視情節(jié)輕重予以批評教育直至紀(jì)律處分。

⑥要愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁抽取、撤換、涂改、圈劃檔案材料。閱檔時禁止吸煙，以免損壞檔案材料。

⑦一般情況下，查閱檔案在閱覽室進(jìn)行。由于特殊情況，需要借出檔案室閱檔時，則不僅需要借閱人在人事部門開具《查借閱人事檔案審批表》，注明借閱時間、借閱人姓名、檔案的具體內(nèi)容（干部檔案要填寫個人的姓名），經(jīng)人事檔案室負(fù)責(zé)人同意后，才能辦理外借登記手續(xù)。原則上，借閱的檔案需要當(dāng)天歸還，且不容許轉(zhuǎn)借。如果采用了人事檔案管理系統(tǒng)，則在系統(tǒng)中進(jìn)行登記和注銷。同時，如果借出的檔案超過了一定的期限未歸還，則必須進(jìn)行催還。

信息化查閱管理探析

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)，超30年匠心研發(fā)，提供檔案采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期的管理功能。

會博通借還體系的特色功能如下：

1.依權(quán)限搜索：用戶所有搜索行為受權(quán)限管控，只有具備相應(yīng)權(quán)限的借閱申請人才能搜索呈現(xiàn)相應(yīng)的文件檔案。

2.借閱申請流程:點擊借閱申請后，系統(tǒng)自動套用“借閱申請流程模板”，進(jìn)行流程審批。

3.多個文件同時借閱：通過多次搜索多次勾選，系統(tǒng)自動放入“收納盒”進(jìn)行統(tǒng)一借閱申請。也可對文件進(jìn)行一式多份借閱管理。

4.借用文件預(yù)覽：本地?zé)o緩存，文件帶水印防止惡意擴(kuò)散

5.借閱期限設(shè)置：借閱申請人可在借閱流程中選擇所需借閱的時間，在申請對應(yīng)的借閱時間內(nèi)借閱人都可以閱讀該文件，超過時限則不能閱讀。

6.到期提醒：利用“到期提醒”功能提醒經(jīng)辦人及借閱人，也可通過系統(tǒng)發(fā)送短信提醒經(jīng)辦人和借閱人。

7.借閱統(tǒng)計：從查詢范圍、查詢?nèi)掌凇⒔栝喨恕⑴鷾?zhǔn)人、歸還狀態(tài)、借閱時間等方面進(jìn)行統(tǒng)計。

8.連接高拍儀：可連接高拍儀，快速識別借閱人身份信息，同步實現(xiàn)現(xiàn)場拍照簽名，高速完成借閱申請。