干部人事檔案是各級(jí)黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績(jī)、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄材料。它是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會(huì)信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國(guó)家所有。

干部檔案管理的最終目的是為了提供利用。查閱人事檔案是基本的利用方式之一。例如，有的是因?yàn)榭疾臁⑷蚊狻⑵溉巍⒄{(diào)動(dòng)、組織處理、審干、入學(xué)、入黨、入團(tuán)、出國(guó)、參軍、職級(jí)待遇、治喪等需要查閱干部檔案的，有的是因?yàn)榕c他人案件有密切關(guān)系，而本人已經(jīng)死亡或病重不能口述提供情況的，以及其他特殊原因，必須從其檔案中取得旁證材料，可查閱其檔案中的有關(guān)材料，有的是因?yàn)榫帉扅h史、軍史、革命斗爭(zhēng)史、地方志等各種史志或撰寫人物傳記時(shí)，該干部已經(jīng)死亡或因年邁喪失記憶，有病不能口述、書寫，可查閱其履歷或自傳材料，有的是因?yàn)檎ú块T等單位因偵查、審理和公證必須通過干部檔案，取得旁證材料的，可查閱有關(guān)材料……凡此種種，都需要查閱干部檔案。

查閱干部人事檔案的相關(guān)制度

為了保證干部檔案的安全，需要建立人事檔案查閱制度，從而對(duì)干部檔案的查閱進(jìn)行有效管理。制定干部檔案查閱制度需要注意：

①需要查閱干部檔案的單位，應(yīng)派黨員干部持單位介紹信和主要領(lǐng)導(dǎo)簽字并辦理審批手續(xù)后方可查閱。有的單位制定了《借閱干部檔案審批表》，必須填寫表后才能按照程序借閱檔案。同時(shí)需要注意到，由于干部級(jí)別的差異。在查閱不同級(jí)別的干部檔案時(shí)，需要授權(quán)的單位和個(gè)人并不相同。以上海某高校為例，該高校比照干部制度規(guī)定：查閱局級(jí)以上干部的檔案，《查閱干部檔案審批表》應(yīng)由校黨委負(fù)責(zé)人簽署意見和組織部蓋章，送市委組織部辦理查閱手續(xù)；查閱本校處級(jí)干部的檔案，《查閱干部檔案審批表》須經(jīng)本單位黨委（黨總支、直屬支部）主要負(fù)責(zé)人簽署意見，校黨委組織部負(fù)責(zé)人審核同意，并蓋章；查閱本校其他教職工檔案，《查閱干部檔案審批表》應(yīng)由本單位黨委（黨總支、直屬支部）主要負(fù)責(zé)人簽署意見，并蓋上公章，經(jīng)人事檔案室負(fù)責(zé)人同意方可查閱。向外省、市、區(qū)查閱干部檔案，必須事先與對(duì)方相應(yīng)一級(jí)的黨組織取得聯(lián)系，征得對(duì)方同意后，才能按規(guī)定手續(xù)開具《查閱干部檔案審批表》，前往查閱。

②查閱者應(yīng)在本室內(nèi)專人監(jiān)督查閱，允許查閱的內(nèi)容和范圍由本室人員確定。

③任何個(gè)人都不得查閱或本人或直系親屬的檔案。

④本室保管的檔案一律不外借，因工作需要要從檔案中取證時(shí)，需征得本室人員同意后方可復(fù)制。

⑤嚴(yán)格遵守保密制度和查閱規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容，違者視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。

⑥要愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁抽取、撤換、涂改、圈劃?rùn)n案材料。閱檔時(shí)禁止吸煙，以免損壞檔案材料。

⑦一般情況下，查閱檔案在閱覽室進(jìn)行。由于特殊情況，需要借出檔案室閱檔時(shí)，則不僅需要借閱人在人事部門開具《查借閱人事檔案審批表》，注明借閱時(shí)間、借閱人姓名、檔案的具體內(nèi)容（干部檔案要填寫個(gè)人的姓名），經(jīng)人事檔案室負(fù)責(zé)人同意后，才能辦理外借登記手續(xù)。原則上，借閱的檔案需要當(dāng)天歸還，且不容許轉(zhuǎn)借。如果采用了人事檔案管理系統(tǒng)，則在系統(tǒng)中進(jìn)行登記和注銷。同時(shí)，如果借出的檔案超過了一定的期限未歸還，則必須進(jìn)行催還。

信息化查閱管理探析

會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)，超30年匠心研發(fā)，提供檔案采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期的管理功能。

會(huì)博通借還體系的特色功能如下：

1.依權(quán)限搜索：用戶所有搜索行為受權(quán)限管控，只有具備相應(yīng)權(quán)限的借閱申請(qǐng)人才能搜索呈現(xiàn)相應(yīng)的文件檔案。

2.借閱申請(qǐng)流程:點(diǎn)擊借閱申請(qǐng)后，系統(tǒng)自動(dòng)套用“借閱申請(qǐng)流程模板”，進(jìn)行流程審批。

3.多個(gè)文件同時(shí)借閱：通過多次搜索多次勾選，系統(tǒng)自動(dòng)放入“收納盒”進(jìn)行統(tǒng)一借閱申請(qǐng)。也可對(duì)文件進(jìn)行一式多份借閱管理。

4.借用文件預(yù)覽：本地?zé)o緩存，文件帶水印防止惡意擴(kuò)散

5.借閱期限設(shè)置：借閱申請(qǐng)人可在借閱流程中選擇所需借閱的時(shí)間，在申請(qǐng)對(duì)應(yīng)的借閱時(shí)間內(nèi)借閱人都可以閱讀該文件，超過時(shí)限則不能閱讀。

6.到期提醒：利用“到期提醒”功能提醒經(jīng)辦人及借閱人，也可通過系統(tǒng)發(fā)送短信提醒經(jīng)辦人和借閱人。

7.借閱統(tǒng)計(jì)：從查詢范圍、查詢?nèi)掌凇⒔栝喨恕⑴鷾?zhǔn)人、歸還狀態(tài)、借閱時(shí)間等方面進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

8.連接高拍儀：可連接高拍儀，快速識(shí)別借閱人身份信息，同步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)拍照簽名，高速完成借閱申請(qǐng)。