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數(shù)字化時代,會博通文檔管理的探索前行之路

2021/7/13 16:27:02       來源:行業(yè)動態(tài)        作者:小博       瀏覽量:  1

在數(shù)字化時代,數(shù)字化已成為推進中國經(jīng)濟社會高質(zhì)量發(fā)展的重要引擎。據(jù)中國信通院發(fā)布的《中國數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展白皮書》顯示,2020年我國數(shù)字經(jīng)濟規(guī)模達到39.2萬億元,占GDP比重為38.6%。企業(yè)如何在數(shù)字化經(jīng)濟的浪潮中,調(diào)整和升級文檔管理水平,增強企業(yè)的核心競爭力,緊跟數(shù)字化大潮,是眾多企業(yè)面臨的重要問題。


如何在數(shù)字時代,為數(shù)字化轉(zhuǎn)型的各類企業(yè)提供更高效的文檔管理解決方案,是會博通軟件科技公司一直在探索和踐行的目標(biāo)。會博通30多年來一直圍繞著國家數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展政策前沿路線提前規(guī)劃部署,緊跟數(shù)字時代的發(fā)展步伐,以綜合文檔管理需求為導(dǎo)向,爭當(dāng)文檔管理軟件行業(yè)的領(lǐng)跑者。




文檔是企業(yè)重要的發(fā)展記憶、經(jīng)驗以及成果,作為企業(yè)的智力資產(chǎn),可以是商務(wù)合同、會議記錄、產(chǎn)品手冊、客戶資料、設(shè)計文檔、推廣文案、競爭對手資料、項目文檔、經(jīng)驗心得等。對企業(yè)來說,文檔是公司重要的無形資產(chǎn),是公司提高核心競爭力的知識、經(jīng)驗源泉。如果能夠有效地管理和利用好這些文檔,可以為企業(yè)的后期創(chuàng)新、升級轉(zhuǎn)型打下良好的基礎(chǔ)。


如何實現(xiàn)對文檔的高效管理,對企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。雖然不少企業(yè)在這個方面做得不錯,但還是有部分企業(yè),對文檔的管理工作不夠重視,文檔管理還是停留在傳統(tǒng)的模式,沒有專門的人員管理,缺乏專門的管理軟件或系統(tǒng),文檔眾多、雜亂、查找調(diào)閱困難、大量紙質(zhì)資料不易保存、易丟失、外泄,敏感資料不能安全管控……


會博通科技的母公司紹林科技是國家認(rèn)證雙軟企業(yè),國家重點支持的高新技術(shù)企業(yè)。早在1988年就開發(fā)出我國第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品,亦是我國最早的知識與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應(yīng)商之一。30多年來,公司一直根據(jù)市場需求潛心研發(fā)文檔管理系統(tǒng),不斷升級,為打造組織知識生態(tài)鏈而努力。


會博通在文件檔案知識一體化管理系統(tǒng)領(lǐng)域走在行業(yè)領(lǐng)先水平,曾為南方電網(wǎng)、中國銀行、農(nóng)業(yè)銀行、中國電信、日立電梯、佛山人大、中糧集團、珠江鋼琴等上萬家企事業(yè)單位部署綜合文檔管理系統(tǒng),提供文檔管理信息化建設(shè)方案。


會博通是如何為這些企業(yè)部署文檔信息化管理方案的呢?在這里向大家揭秘。


會博通以經(jīng)30年匠心打造的“一個平臺,兩個自定義,三個管理體系”模式對企業(yè)進行部署,達到對企業(yè)文檔管理的信息化。一個平臺即會博通綜合文檔管理平臺;兩個自定義即類型自定義和屬性自定義;三個管理體系即組織架構(gòu)虛擬化、全生命周期管理、權(quán)限管理體系。下面是具體的內(nèi)容及特點:



一、通過全面自定義平臺,實現(xiàn)各類文件檔案知識的集成統(tǒng)一管理


自定義平臺是會博通的一大特色功能,包含分類自定義和屬性自定義。


分類自定義,是指自定義管理分類(類和文件夾),形成分類架構(gòu),用于管理不同類型、不同來源的文檔資料。


屬性自定義,是指提供對信息屬性的自定義,為系統(tǒng)內(nèi)不同類型的文檔賦予對應(yīng)的屬性,即元數(shù)據(jù),例如,可為合同、圖紙、圖書等定義不同的屬性配置。


通過分類自定義和屬性自定義,可以實現(xiàn)對企業(yè)工作場景的全覆蓋。


二、組織架構(gòu)虛擬化,實現(xiàn)與實際組織機構(gòu)一致化的應(yīng)用場景


會博通文檔管理系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)的需求,在網(wǎng)絡(luò)上形成與實際一致的企業(yè)組織架構(gòu),并且,可以形成個人、部門及企業(yè)層面的文檔管理架構(gòu),通過不同的層面,將組織、職責(zé)與文檔管理有效融合,用文檔連接起人與工作。


三、集成數(shù)字化管理,全面管控文檔的全生命周期


會博通文檔管理系統(tǒng),可根據(jù)企業(yè)自身的管理特點來定義文檔的類型框架和屬性,并實現(xiàn)文件從草擬、發(fā)布、歸檔、利用的全生命周期管理,有效地解決了企業(yè)文檔眾多、類型多樣、分散不集中的難題。眾多客戶在引入會博通之后,很好地解決了文檔管理的各種問題,達到了很好的實施效果。


四、靈活的協(xié)同化管理,實現(xiàn)全流程化管理


全面信息的可流程化處理,標(biāo)準(zhǔn)化與自定義并行,實現(xiàn)企業(yè)流程管控與內(nèi)外協(xié)作。


文檔創(chuàng)建后,既可保存,亦可發(fā)起流程,實現(xiàn)內(nèi)部以及內(nèi)外配合的工作協(xié)作,支持套用流程模板進行審批或協(xié)同工作,或自由設(shè)定流轉(zhuǎn)步驟,結(jié)合外部鏈接或企業(yè)郵件網(wǎng)關(guān)打通內(nèi)外協(xié)作壁壘,使業(yè)務(wù)鏈與信息鏈協(xié)調(diào)統(tǒng)一,實現(xiàn)更為個性化的工作協(xié)作需要。


會博通提供的流程管理功能,并不只限于文檔的流轉(zhuǎn),還是所有工作流程的設(shè)計與運作工具,比如說,立項、項目實施、采購、請假、任務(wù)、績效考核等等,都可利用會博通的流程管理功能來進行。


五、權(quán)限管控的純線上、純線下以及線上線下結(jié)合的文檔借還體系


用戶通過會博通,可使用掃碼或關(guān)鍵字檢索方式定位文檔資料,對于沒有權(quán)限的文檔資料,或需要借用原件/復(fù)印件時,可發(fā)起借用流程。




如果配合高拍儀、身份證識別設(shè)備等,自動識別借用者,對借用手續(xù)過程進行拍照或拍攝視頻,可實現(xiàn)借用手續(xù)的全流程無紙化。


六、權(quán)限與安全細粒化管理,將管理方式的決策權(quán)交給用戶


會博通的權(quán)限管理體系讓企業(yè)根據(jù)權(quán)責(zé)關(guān)系給相關(guān)的人員設(shè)置相應(yīng)的管理權(quán)限,也可以根據(jù)他的職責(zé)設(shè)定匹配的查找和閱讀權(quán)限,還可以根據(jù)權(quán)限管理體系設(shè)置相關(guān)人員對某些重要信息的閱讀及編輯權(quán)限,同時,還可以授權(quán)人員創(chuàng)建文檔的權(quán)限等,用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)需求來靈活使用權(quán)限管理功能,有效保障文件檔案的安全且高效的利用。


七、多維度安全管理,四大安全管理模塊為企業(yè)文檔知識安全保駕護航


多維度安全管理模式,通過登錄審計多重化、知識利用權(quán)限化、知識預(yù)覽安全化、操作行為痕跡化等四大安全管理模塊為企業(yè)文檔知識安全保駕護航。



未來,會博通將繼續(xù)加大對文件檔案知識一體化管理系統(tǒng)的技術(shù)研發(fā)力度,為政務(wù)機關(guān)、企事業(yè)單位在文件檔案知識的管理效率、深化利用、安全保障等方面提供更優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品與服務(wù)。
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