對于大部分能源企業來說，檔案管理工作可以有效提高企業的生產和經營水平，為企業制定長遠的發展目標提供可參考的資料依據。基于此，做好檔案管理工作成了許多能源企業管理者都要面對和解決的問題。

有人建議可以尋求成熟的檔案管理系統幫忙，既可以減少企業在這方面的人力支出，還可以提高企業員工工作效率，何樂而不為。

那么，問題來了，什么樣的檔案管理系統才能被能源企業看中，其需要具備的功能是什么？

1.能夠實現檔案資料全生命周期管理

檔案資料的全生命周期指的是從檔案資料的歸檔入庫再到借閱再利用，能源企業都能夠通過系統快速實現，員工在使用的過程中能夠方便、高效，節省檔案資料的搜索時間。

會博通檔案管理系統針對能源企業的需求，在軟件設計之初就考慮到這個問題，能夠快死幫助企業整合各個信息系統的知識內容，杜絕企業內部信息孤島的存在。

2.能不能滿足企業實體和數字化檔案的需求

對于能源企業來說，實體檔案和數字檔案同樣重要，因此一個系統必須同時滿足實體和數字化檔案的歸檔記錄和借用需求。

會博通支持信息屬性的自定義，針對不同類型的檔案，可賦予對應的檔案屬性，如聲像檔案、文書檔案、基建檔案等，都有其特殊的檔案屬性。

完成檔案分類與立卷后，實體檔案在系統中以條目存在，檔案屬性記錄實體檔案的信息，包括其存放地點圖示；數字化檔案可帶有正文與附件，可供用戶查看。

3.檔案在歸檔入庫的時候能不能及時進行注冊和編碼

為了避免企業檔案后期出現管理混亂的現狀，每個檔案在歸檔入庫時就應該及時進行編號處理。

會博通支持完成檔案的錄入后，即可進行檔案注冊，案卷里的歸檔編號、頁數可以通過注冊自動生成與匯總計算，同時注冊之后的檔案不可隨意編輯修改（除非取消注冊），保證檔案資料的有序化管理。