數字信息化時代下，檔案管理系統怎么樣？

2023/3/21 0:00:00 來源：作者：小通瀏覽量： 680

數字信息化時代下，檔案管理系統怎么樣？

一、會博通檔案管理系統功能概述

會博通電子檔案管理系統從完成職能角度分為以下四個部分：信息采集、檔案管理、開發利用、系統設置與維護。

檔案管理部分：主要完成日常的檔案管理工作、包括電子檔案的鑒定處置、審核歸檔、日常管理等。

信息采集部分：主要完成各全宗用戶的電子檔案在線提交及查詢。

系統維護部分：主要完成與系統運行相關的各種數據維護工作。

開發利用部分：主要完成檔案的查詢利用，研究開發工作，并提供各種方式的檔案利用。

（1）安全、開放、兼容的API接口，拒絕“信息孤島”；

（2）多文檔連續瀏覽模式為首創；

（3）靈活、彈性授權機制，確保系統安全；

（4）檔案庫房精準查詢，檔案精準定位；

（5）預留大數據分析接口，為數據可視化提供方便；

（6）多系統聯動，打破信息壁壘；

（7）“四性”檢測集成，確保“真實、完整、可用、安全”；

（8）可靈活定制檔案門類，提高適應性；

（9）全面兼容國產信創產品，實現全國產環境運行；

三、會博通檔案管理系統應該包含以下功能：

1、檔案的管理：會博通檔案管理平臺可實現符合國家標準，且滿足性檔案的集中存儲、集中應用，檔案管理系統可對檔案門類以及屬性字段進行自定義創建，滿足單位管理文書檔案、會計檔案等十大類檔案資料的需求，并支持干部人事檔案管理功能，全面管理單位涉及的所有檔案門類。檔案管理系統擁有從檔案的掃描、錄入、整理、歸檔、利用、統計、編研、過期檔案處的檔案全生命周期管理體系與對應的管理功能，并對檔案的出入庫，包括原件與數字文件的借閱與歸還的申請與登記功能，并可實時統計檔案資料的利用情況、借用熱度等數據；

2、檔案的安全：會博通檔案管理平臺具有完善的安全機制，靈活的權限設置和多級管理方式。會博通檔案管理系統采用基于角色的安全控制方法和細粒度的權限控制，可針對用戶進行功能授權、角色授權和管理范圍授權。檔案管理系統基于檔案管理規范的安全控制策略，如密級、單位、門類、有效期、權限、內容等。用戶只有通過身份、權限驗證，才能使用與自己權限相對應的功能；文件在網絡傳輸過程中是加密傳輸；對用戶的登錄和操作都有完整的日志記載；

3、檔案的收集：檔案管理平臺支持多全宗管理模式，提供屬性新建、掃描新建、網頁新建、批量新建等多種檔案錄入功能。檔案管理系統應支持Excel表格導入形成案卷與卷內目錄以及數字文件的根據題名、檔號、順序號等對應信息批量對應上傳的功能，并提供電子案卷的可流程化處理功能，可實現分布式或集中式的檔案整理需求；

4、檔案的查詢：會博通檔案管理平臺支持關鍵詞檢索、全文檢索、二次檢索、類自然語言搜索以及組合條件搜索等多種檢索方式，并且檔案管理系統檢索結果須根據工作職能與授權決定；

5、檔案的統計：會博通檔案管理系統可對庫存檔案的情況實現可視化的直觀展現，并可根據檔案種類、檔案保管期限、檔案密級、數字檔案不同維度進行數據統計，并且，檔案管理系統在每一個檔案管理分類的屬性頁面中，都帶有自定義統計功能。

6、檔案的整理：會博通檔案管理系統支持符合國家標準的檔案封面、背脊、目錄、備考表等的套打功能，每次打印均可在不影響表格模板原格式的基礎上套取打印模板并調整打印格式。