隨著信息化社會的的快速發展，傳統文件檔案的管理方式已發生巨大改變。特別是信息技術、電子文件的快速發展，企業文件、檔案數量極速增長，傳統管理方式已滿足不了新時代企業文件檔案管理的需求，企業實行文檔一體化管理勢在必行。

1、什么是文件檔案一體化管理

文件管理與檔案管理是一個統一，不可割裂的系統工程，文件管理是檔案管理的源頭和前身，檔案管理是文件管理的延展深化，從文件到檔案是一個連續統一、前后銜接的過程。會博通認為，文件檔案一體化管理，是要在文件全生命周期管理、文件連續體等理論的指導下，以系統的科學思維和工作思路，借助計算機技術、網絡技術等先進技術，對文件、檔案、文件工作、檔案工作實行統籌規劃、統一管理，確保從文件到檔案管理的高效、優化、全面控制與科學管理。

文件、檔案一體化管理的具體內容應包括文件、檔案生成的一體化、管理的一體化和利用的一體化；文件、檔案一體化管理的科學指導是系統思維；文件、檔案一體化管理的技術保障是以計算機技術和網絡技術為代表的信息技術。會博通認為，文檔一體化管理中的文件除包括文書文件外，還應包括其他各類型文件。所以，文檔一體化管理包括文件與檔案的分類、文件流轉、文件歸檔、檔案管理以及文件與檔案的搜索利用。

2、為什么要開展文件檔案一體化管理

1）文檔一體化是文件檔案管理理論發展的必然

從文件生命周期理論，到文件連續體理論，是文件檔案管理理論的進步，原有的文件檔案二分管理思路的弊端逐漸顯現，而將文件、檔案進行系統管控、前端控制、全程管理的思想越來越被認可和接受。文件連續體理論、前端控制、全程管理原則為文件檔案的一體化管理提供了理論基礎與有效支撐。

2）文檔一體化是檔案管理的發展趨勢

文件檔案一體化管理體現的是一種系統思維。從檔案管理的實踐發展來看，檔案管理有著“簡單化”、“一體化”發展的趨向。如《歸檔文件整理規則》的出臺打破了長期以來文書文件的17大類管理，使企業檔案人員從繁瑣復雜的檔案整理工作中解放出來，節約了人力物力，引導檔案人員將注意力更多的投向檔案檢索體系建設、豐富檢索途徑、完善檔案利用服務方向轉變，促進了文件檔案一體化管理的實現。企業以科研生產、經營開發為根本，文檔一體化既是企業文件、檔案工作發展必然趨勢，也是企業節約人力物力、提高核心競爭力的必然要求。

3）文檔一體化是現代企業制度發展的需要

我國加入世界貿易組織以來，現代企業制度逐漸得到普及和推廣完善。以“產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學”為主要特征的現代企業制度為企業文件檔案工作提出了更高的要求。現代企業工作節奏越來越快速，技術更新越來越頻繁，文件檔案管理作為企業基礎服務保障部門，常常存在文件檔案管理人員身兼數職，事務性工作十分繁瑣的情況，原有的文件、檔案兩段式分而自治、各自為政的管理模式不能有效適應形勢發展的需要，不能適應有效提高工作效率和提高工作效能的要求，實行文檔一體化是企業提高工作效率提高工作質量的必然要求，使得企業在文件檔案工作方面，用最少的投入辦最多的事。

4）文檔一體化是電子文件發展的必然要求

當前，電子文件的快速發展，電子數據呈現爆炸式增長。在信息社會、電子時代，文件、檔案之間的界限已經越來越模糊，倘若按照傳統紙質文件管理模式去管理電子文件、電子檔案，會花費大量的人力物力財力，而且也根本就沒有必要。2009年以來，中共中央辦公廳、國務院辦公廳、等上級主管部門印發《電子文件管理暫行辦法》、《國家電子文件管理工作規劃（2011―2015年）》，成立了電子文件部際聯系會議制度，國家檔案局、國資委等上級機關出臺了一系列關于電子文件管理的標準規范和工作要求，對企業文件檔案管理、特別是電子文件管理的創新發展和一體化管理提出了明確要求。

3 如何在企業開展文件檔案一體化管理

       1）  文件與檔案的分類

對文件進行分類，從不同的角度上觀察可以采用不同的標準，產生不同的分類結果。文書處理的客觀需要，也不可能僅僅滿足于一種分類方法。分類方法的選擇，應當以分類的結果對實際工作是否具有指導意義來確定。

一般來說，文件分類的依據主要由文件的使用范圍、來源、行文關系、內容與性質、密級、實現要求等，如，按行文關系，可將文件分為上行文、平行文和下行文三種。按密級，又可分為保密文件和非保密文件。采用何種分類方法，應根據本單位的實際情況而定，亦可同時按幾種方法對文件進行分類。

為了維持管理方法的穩定與一致性，文件分類方法一經確定，就應保持基本穩定。

2）   文件流轉

一種是傳統的紙質文件的人工流轉方式，需要利用會博通保存電子文檔，打印相關人工流轉的紙質表格，流轉完成后，再將相關表格和最后定稿的文件掃描錄入系統。 另一種則是現代化的無紙化網絡流轉方式，由文件起草人提交文稿，再經過校對、會簽、簽發、核稿、編號、套紅等程序最終形成正式文件，還可將封發、歸檔等程序加入流程中，讓文件的蓋印或加蓋電子印章、郵寄、歸檔等工作一氣呵成。

有時，還需要混合采用兩種方式進行文件流轉，比如說，首先采用無紙化的方式進行文件流轉，以提高文件審批流程的效率，在文件正式定稿后，再以紙質的方式交關鍵參與人員簽字確認，以滿足管理與法律的需要。

3）  文件歸檔

           -  在文件管理階段，會博通提供了多種自動化的方式，將處理完畢的文件自動收集到檔案收集箱中，檔案管理人員可根據管理需要，及時將檔案收集箱中的待歸檔文件轉入相應的檔案類目中，以形成檔案。

           -  對于沒有自動轉入檔案收集箱的文件，亦可采用多種方式進行歸檔操作。

           -  文件的歸檔操作，可由文件持有者將文件移交給檔案管理人員后，再由檔案管理人員予以歸檔，亦可由檔案管理員授權文件持有的部門或人員直接進行歸檔操作，歸檔完成后，經檔案管理員驗收，再入庫保管。

4）  4） 檔案管理

會博通所提供的檔案管理功能包括授權、借閱與歸還、統計、注冊與取消注冊、檔案注銷、表格打印以及復制、剪切和刪除等，可滿足日常管理的各種需要。對于借閱與歸還，可實現全流程化，且還提供了到期提醒功能，可通過內部郵件或短信提醒管理者和借閱者按時歸還外借的文檔與資料。

5）5）  文件與檔案的搜索利用

會博通提供的搜索平臺，可按權限搜索文件與檔案，具備閱讀權的操作者，可直接閱讀電子文檔，沒有網上直接閱讀權的操作者，亦可提交借閱申請，申請在線閱讀電子文檔或預約去檔案室借閱文檔原件。

會博通通過三十余年的不斷改進與提升，已由一個文檔一體化軟件變身為綜合知識管理平臺，其最為基礎的、專業化與通用性極強的文檔一體化管理功能，仍然是其亮點之一。更多有關文檔一體化詳情，請查閱http://www.wck49.cn/ProductCenter-WDYTHGL01.aspx。